5 problemas que enfrenta una empresa de control de plagas en la captura y manejo de información

Uno de los retos principales de toda empresa de servicios, y más cuando se trata  de una empresa de control de plagas, es el de gestionar correctamente su información: cotizaciones, reportes de servicio, facturación, pedidos, etc.

No gestionar de forma adecuada la información puede ocasionar re-trabajos, pérdidas de datos valiosos y falta de acciones inmediatas, lo cual afectará directamente nuestros costos operativos y por lo tanto mermará nuestra rentabilidad.

En este artículo te compartimos los 5 errores más frecuentes en una empresa de control de plagas por una mala gestión de la información.

Error #1 Cotizar los servicios de plagas de forma errónea

Al hacer el recorrido en el lugar para cotizar es importante tomar nota de todos los detalles y definir correctamente lo que el cliente necesitará:

• Si será en interiores o exteriores

• Qué plagas se va a controlar (roedores, moscas, plagas en productos almacenados, etc)

• Número y tipos de trampas que requerirá

• Frecuencia del servicio

• Consideraciones

¿Cómo me ayuda Linkaform?

• Al momento de hacer tus recorridos de cotización puedes hacer el levantamiento de las especificaciones que tendrá el servicio desde tu dispositivo móvil (tablet, celular) y documentarlo a detalle.
  
  
• Tener un formulario con campos personalizados para cada aspecto y hacer rápidamente un listado de las necesidades particulares del cliente y quienes serán los usuarios clave de tu servicio de control de plagas.
  
  
• Al momento de subir la información a la nube, todos en la organización podrán acceder inmediatamente a ella para facturar, agendar visitas, etc.

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Error #2 La burocracia impide al técnico hacer frente a hallazgos imprevistos

En ocasiones tu técnico encontrará situaciones diferentes a lo cotizado: La plaga ha crecido, hay una nueva plaga o el cliente quiere cubrir cierta área no contemplada originalmente.

Es importante que tengas un proceso en el que el técnico reporte y solicite una re-cotización del servicio, misma que deberá presentarse rápidamente a tu cliente.

¿Cómo me ayuda Linkaform?

Linkaform como software para control de plagas cuenta con una herramienta llamada flujos de trabajo en el que situaciones como esta pueden automatizarse de tal manera que los involucrados reciban alertas y acciones específicas para entrar en acción oportunamente.

Error #3: Hay problemas de facturación por falta de documentación

Cuando el técnico realiza el trabajo es vital que se genere la información necesaria en el reporte de servicio y se comunique al cliente lo que se realizó para proceder a facturar inmediatamente.

El problema sucede cuando la orden de servicio:

• Se quede sin sellar/firmar por el cliente

• Se extravía

• No se llena correctamente

• Se maltrata en el traslado y queda ilegible

Provocando que se corra el riesgo de que nuestra factura no sea recibida o autorizada debido a que no existe evidencia confiable de que el servicio fue realizado en tiempo y forma.

¿Cómo me ayuda Linkaform?

• Con Linkaform los documentos se llenan de forma digital, lo que impedirá que se extravíen, maltraten o rompan.
  
  
• La información capturada se puede compartir de inmediato con el personal responsable de realizar las facturas. En Linkaform toda la información está disponible en la nube para que tu equipo pueda hacer uso de la misma.

Error # 4: No se lleva a cabo las acciones correctivas después de los servicios por un mal seguimiento

Por lo general cuando se documentan los hallazgos y se definen pendientes después de realizado un servicio las empresas de control de plagas sólo realizan lo siguiente:

• Se entrega el reporte

• Se envía un mail solicitando acciones correctivas como: realizar una segunda visita, una nueva cotización, etc.

Pero al final no se le da seguimiento a dichos pedidos ya que los procesos no están automatizados, y por consecuencia nadie está al pendiente del cumplimiento de los mismos.

¿Cómo me ayuda Linkaform?

• Linkaform te permite crear un plan de acción y asignarlo a un responsable encargado de darle seguimiento a su correcto y oportuno cumplimiento.
  
  
• Permitirá al encargado de servicios ver cuantas acciones correctivas están pendientes, cuantas se han completado, cuáles están en proceso y a cargo de quienes están.

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Error #5: No tener información confiable y en tiempo real para una toma de decisiones oportuna

Contar con la información correcta en el momento oportuno es sumamente importante para las empresas ya que éstas la utilizan para decidir el rumbo de sus operaciones diarias y al momento de definir la estrategia para crecer y ser más rentables.

Sin embargo la lentitud de los procesos de recaptura y los errores al momento de registrar la información impiden que los altos mandos cuenten con los datos que necesitan al momento de tomar estas decisiones vitales.

Conoce en nuestro webinar cómo opera Linkaform en una empresa de Control de Plagas

¿Cómo me ayuda Linkaform?

La característica Linkaform de Business Intelligence te ofrece una gran variedad de beneficios para tu empresa como:

• Una mejor visibilidad de las operaciones.
• Generación de métricas e indicadores clave para tu negocio al momento.
• Análisis de tendencias de plagas y pronósticos a futuro.
• Informes centralizados y sumamente detallados de los datos más críticos para ti.

Con Linkaform puedes visualizar todos los datos de tus operaciones sin necesidad de esperar al cierre de mes para saber cómo va tu negocio.

Puedes configurar el envío de tus reportes directo a tu correo y tenerlo actualizado en tiempo real de acuerdo a tus preferencias: cada 1 min, 5 min, 10 min 1 hora, etc.


Esperamos que este artículo te sea de utilidad para conocer y prevenir la aparición de estos problemas en tu operación diaria para siempre operar a tu máximo rendimiento en el día a día con Linkaform.