5 razones para usar formularios digitales

Con la revolución de los smartphones, tablets y las apps desarrolladas para operar en estos dispositivos, las empresas han logrado extender al campo actividades que antes solo ocurrían en la oficina.

Los formularios digitales, aunque son creados en web, la finalidad es que puedan utilizarse para la captura de datos en campo a través de una app en un dispositivo móvil. En este artículo te compartimos las principales razones que tienen las empresas para considerar seriamente utilizar esta tecnología naciente.

Movilidad

Una buena parte de la información generada en una empresa se encuentra en el campo. El porcentaje varía dependiendo el giro de la empresa y podríamos pensar que una empresa prestadora de servicios genera más datos y documentación en campo que una empresa que fabrica o vende bienes de consumo. Sin embargo, las empresas que producen o comercializan también reciben servicios de proveedores y estos sin duda alguna son datos de campo que normalmente se encuentran fuera del alcance de la empresa. Los formularios digitales, dada su flexibilidad, resuelven la captura de una gran mayoría de datos de campo tanto para prestadores de servicio como para las empresas que los reciben. ¡Es como traer a un asistente a campo con todo y laptop.

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Eliminar el papel

El uso de papel es improductivo ya que los documentos físicos tienen muchas desventajas sobre los digitales. Se pueden perder o dañar, se requieren trasladar de un lugar a otro físicamente, lo escrito en ellos muchas veces es ilegible, es más impráctico y lento capturar en pluma y papel que en un dispositivo móvil, acceder a documentos guardados lleva mucho tiempo y a veces no los podemos encontrar. Los formularios digitales al ser capturados en un app sobre un dispositivo móvil se manejan con mayor facilidad y la información se resguarda en la nube y/o dispositivo móvil. En otras palabras, se aprovecha la tecnología actual de poder llevar una computadora en mano eliminando así el uso de papel.

Tener información en tiempo real

Trasladar documentos de un lugar a otro es muy improductivo y costoso. Los formularios digitales permiten que los datos se encuentren disponibles en tiempo real en la nube y allí poder cobrar vida que genere valor para las empresas (por ejemplo reportes, flujos de información, notificaciones, etc.)

Aumentar la Productividad

La gran promesa de la "empresa móvil" es aumentar la productividad. En un estudio hecho por Mobile Helix se estima que las empresas creen que pueden aumentar su productividad hasta en un 40% o más. No es de extrañarse entonces que IBM y Apple hayan acordado desde el 2014 conjuntarse para desarrollar apps B2B.

Flujo de información

Los datos capturados físicamente en papel deben ser recapturados y procesados antes de ser útiles. Los formularios digitales hacen que los datos se vuelvan también digitales al momento y por ese medio se pueden procesar de muchas maneras (un correo electrónico, un pdf, una notificación, reportes, generar otro documento digital, integrarse a otras aplicaciones). Esto hace que la información fluya y "cobre vida" desde el momento que es capturada.

Muchas empresas reconocen la necesidad de "movilizarse" a través de apps e incluso han intentado desarrollar sus propias aplicaciones asignando recursos para lograrlo. Sin embargo, pronto descubren que la probabilidad de desarrollar e implementar un proyecto con éxito por cuenta propia es muy baja. Las razones son:

• No se cuenta con la experiencia y conocimiento,

• Se subestima la cantidad de recursos requeridos,

• El tiempo de desarrollo es bastante largo,

• El riesgo de fracasar y perder tiempo y dinero es alto, y

• La aplicación a desarrollar requiere mantenimiento y actualizaciones continuas.

Los sistemas como Linkaform resuelven la necesidad de movilidad de las empresas con un bajo costo y con un riesgo prácticamente nulo. Además en cuestión de días se puede implementar una iniciativa ya que diseñar los formularios digitales a la medida del usuario es fácil y rápido.