7 cosas que las formas móviles pueden hacer y el papel no

Desde la evolución tecnológica el papel ha comenzado ser obsoleto, a pesar de ello podemos decir con seguridad que en la mayoría de las empresas de todo el mundo aún existen grandes archiveros con cientos de documentos sin ningún orden y quizá hasta estén comenzando a deteriorarse.

El papel es una forma de almacenaje de documentos sumamente impráctica e insegura, que además no permite realizar un análisis y procesamiento de la información contenida en el.

En este artículo te compartimos todo sobre las formas móviles y sus ventajas sobre los documentos de papel para tu empresa.

¿Qué son las formas móviles?

Las formas móviles o formularios digitales inteligentes son soluciones para el control y mejora del manejo y calidad de la información en tu empresa que te ayudarán a lograr un crecimiento sostenido dentro del mercado nacional e internacional.

Para poder utilizarlas sólo se requiere de una laptop/pc, o un dispositivo móvil como teléfonos inteligentes (smartphones), y tablets. Con solo esto puedes tener toda la la información de tu empresa en tiempo real y disponible desde el lugar donde te encuentres.

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Lo que las forma móviles pueden hacer y el papel no

1. Las formas móviles envían la información a donde lo necesites al instante

Ya sea que necesites compartirla con personal de otra sucursal, con otra empresa o proveedores, con tu personal en campo, los formularios móviles inteligentes te permiten compartir tus documentos fácil y rápidamente para una oportuna toma de decisiones y ejecución de acciones correctivas.

2. Las formas móviles respaldan tu información de forma segura en la nube

El papel es una forma sumamente insegura de almacenaje por muchas razones, entre ellas porque  puede mojarse, perderse, romperse, quemarse, y aun si se evita todo lo anterior, con el tiempo, inevitablemente se deteriora.

Tener tu información confidencial o vital para los negocios en papel vuelve tus procesos lentos e inseguros. En cambio, las formas móviles inmediatamente actualizan tus datos dentro de la nube, e inmediatamente pueden ser visualizados por tu personal cuando desee consultar algún dato relevante para las operaciones de tu compañía.

3. Las formas móviles pueden ser compartidas con las personas que necesites sin necesidad de realizar copias y entregarlas físicamente

En el mejor de los casos, para compartir un documento de papel puedes utilizar un scanner o un fax. Pero admitámoslo, estas tecnologías actualmente se encuentran prácticamente obsoletas.

Además de contar con el inconveniente de que aunque permiten compartir el documento de forma comprensible para el lector humano, no permiten alimentar tu base de datos con la información  vital para tus operaciones diarias.

La rapidez con la que puedas obtener estos datos puede hacer toda la diferencia entre ser una empresa de primer nivel que brinda un excelente servicio gracias a su información en tiempo real, o ser una empresa más que sigue trabajando a la vieja usanza y que está condenada a no resaltar.

4. Las formas móviles generan flujos de trabajo que ahorran tiempo en logística y procesamiento de información

Cuando recabamos información en distintos documentos como órdenes de servicio, auditorias de calidad, etc. Los pasos siguientes para procesar dichos documentos y continuar con los pasos siguientes a la obtención de los datos usualmente son:

a) Trasladar los documentos a la matriz

b) Recapturar la información para alimentar los sistemas

c) Una vez que ya se hizo el vaciado de información, ya es posible ejecutar y programar las tareas que surgen de los datos obtenidos y realizar de forma manual o semi-automática (en el mejor de los casos) lo siguiente:

• Las asignaciones de los servicios pertinentes para cada cliente
• Retirar del inventario los insumos utilizados
• Analizar los datos obtenidos y elaborar un reporte
• Agendar acciones correctivas, etc.

Con la utilización de formas móviles, podrás eliminar completamente los pasos de traslado de documentos y recaptura de información. En cuanto a los flujos de trabajo que se derivan de los datos obtenidos, el sistema te permite automatizar la asignación de servicios y de notificar a los encargados de inventario y servicios de las acciones pertinentes.

Esto te ayudará a ahorrar grandes cantidades de tiempo para actividades más importantes como análisis de la información y planeación de tu estrategia. ¡Haz de la tecnología tu aliada para hacer más con menos tiempo!

5. Las formas móviles permiten generar reportes al instante sin necesidad de recaptura

Si el vaciado de información es tedioso, el reorganizarla en un reporte para el cual deberás calcular porcentajes, tasas y variables, lo es aún más.

Con la utilización de una app de formularios digitales inteligentes, podrás contar con la herramienta que necesitas para realizar tus reportes de forma rápida y con información confiable para los tomadores de decisiones de tu compañía.

6. Las formas móviles te permiten recabar adjuntar fotografías, firmas, documentos

Los formularios móviles de una app de formas online te permiten tomar fotografías para documentar incidentes como: golpes en maquinaria, problemas de limpieza encontrados en una auditoría de calidad, inventarios recibidos, etc.

Esto te permitirá respaldar la veracidad de los datos recabados en ellas y hará que tu personal en campo proporcione información más fiable gracias a estas pruebas físicas.

Además gracias a la firma autógrafa tendrás comprobantes de recibo o notificado.

7. Las formas móviles te permiten ver la localización geográfica de tu personal en campo

También podrás contar con la característica de geolocalización para observar en tiempo real la ubicación de tu equipo técnico, de inspecciones, etc para ayudarte a coordinarlos y optimizar los tiempos de tus servicios.

Te invitamos a conocer Linkaform, nuestra app de formas móviles, para que puedas conocer todos los beneficios que puedes obtener de trabajar con nosotros.