7 Razones para volverse paperless

¿Quieres dejar el papel? Te comparto 7 razones de volverse paperless.

Muchas personas y empresas están optando por dejar el papel y convertir sus documentos a digital. Desde recibir el estado de cuenta por email hasta firmar con el dedo en una tablet o handheld al recibir un paquete muchos hemos ya experimentado las ventajas de documentos digitales. Existen razones de peso para migrar del papel al documento digital por ello en empresas de vanguardia muchas tienen por objetivo convertir a "papeles" alguna de sus divisiones, departamentos o incluso la empresa completa.

Descubre a continuación algunos beneficios de volverse paperless.

1. Automatización de flujos de información

   En muchos procesos, el llenado de una forma condiciona la generación de un proceso adicional. Por ejemplo, el llenado de una solicitud de crédito desenlaza la necesidad de hacer una revisión en el buró de crédito. De la manera tradicional, cuando una solicitud de crédito es completada alguien tiene que procesar la información para generar la revisión en el buró.
   
   

   Otros ejemplos son: una orden de servicio genera un plan de acciones correctivas, un encuesta de satisfacción del cliente genera una llamada del departamento de calidad o incluso una orden de servicio, un pedido genera una solicitud de embarque, un embarque una remisión de entrega, etc.
   
   

   Cuando los procesos son digitales se pueden automatizar y activar mediante condicionantes. Adicionalmente se evitan errores por captura o desfases de tiempo en los pasos siguientes del flujo de información.
   
   

2. Facilitar el acceso a la información

   Indiscutiblemente, encontrar un documento en el escritorio o archivero puede ser un reto para muchas personas. En el caso de documentos digitales, aún y cuando el nivel de organización de carpetas no sea el óptimo, la búsqueda de documentos mediante palabras clave, por fechas o por carpetas es mucho más sencillo y rápido. Para ponerlo en contexto, el archivero físico es el equivalente a la máquina de escribir. Volverse paperless es optar por aprovechar las ventajas que tiene la computadora que ya tenemos en nuestro escritorio.
   
   

    

   Conoce más sobre nuestra 
   [ App para crear formularios ]
   
   

3. Soluciones integradas

   En el caso de las empresas, el papel es muy utilizado como mecanismo de control de diversos procesos de negocio. En los inicios de mi carrera profesional me tocó utilizar carpetas de prospectos en el cual el equipo de ventas llenaba diversos formatos que servían para organizar y darle seguimiento a los prospectos que se tenían. Una vez que el prospecto se cerraba entonces se procedía a elaborar un contrato y facturar el servicio.
   
   Con los años este proceso se integró a un CRM y este sistema permitía darle seguimiento al prospecto y una vez cerrada la negociación, con el click de un botón convertir al prospecto en cliente y finalmente, con la factura electrónica, procesar su factura al momento. Estos procesos pueden integrarse (CRM-Clientes-Administración) si se opta por el uso de formatos digitales.

4. Reducir costos principalmente de almacén y papel

   Uno de los beneficios más evidentes de volverse paperless es el de los ahorros en papel y los costos de almacén. Sin embargo, es fácil de reconocer que se pueden lograr otros ahorros como mano de obra en el llenado de documentación, gasolina, tiempo y mensajería en el traslado de documentos físicos.

5. Mayor seguridad de información en caso de desastres

   No puede pasar desapercibido el riesgo de perder información por causas de desastres como incendios, termitas, inundaciones, etc. Quienes han perdido información por algún desastre saben lo devastador que esto puede ser. El riesgo de perder información si se encuentra digitalizada es significativamente menor ya que actualmente se puede replicar fácilmente la información y tenerla en la computadora y en la nube o en su caso en servidores con discos en espejo en lugares especializados contra el daño que puedan causar los desastres naturales.

6. Productividad a distancia

   Los documentos digitales llevan las de ganar sobre el papel cuando se trata de colaborar a distancia. El envío de documentos por correo electrónico, la descarga de un archivo en la nube, la colaboración simultánea en Google Docs y ahora en Dropbox y Office 365 son solo algunos ejemplos de cómo la productividad se incrementa radicalmente con el uso de documentos digitales y por los que en muchos casos hemos dejado ya atrás al papel.

7. Cuidar el ambiente

   Finalmente pero no menos importante es que el papel requiere forzosamente de la tala de un árbol. No quiero pecar de ambientalista extremo, el uso del papel tiene su lugar pero por qué no adoptar la bandera de respeto al ambiente si en la mayoría de los casos podemos usar menos papel y salvar más árboles.

Para mayor información sobre el tema puedes consultar los artículos referidos en los siguientes enlaces:

• Top Ten Reasons Go Paperless

• 6 Reasons To Take Business Paperless

• Facts about paper