Automatiza el control de tus gastos

En un mundo empresarial que demanda eficiencia constante, la gestión de reportes de gastos puede ser un gran desafío que al abordarse con métodos manuales (hojas de cálculo, recibos en papel, etc), puede llegar a ser una labor titánica, a la cual le debemos de dedicar mucho tiempo, recursos y esfuerzo. Asimismo al estar hablando de manejo de dinero, el riesgo de fuga o pérdida de dinero es latente e incrementa si llevamos nuestro control de gastos de esta manera. 

La automatización de gastos de la empresa, tales como los viáticos, caja chica, presupuestos para proyectos, presupuesto de los departamentos o gastos comunes de cada empleado, con un software como LinkaForm, hace que el llevar el control del gastos sea sencillo y confiable.

En este artículo, exploramos cómo la automatización no solo ahorra tiempo, esfuerzo, recursos y dinero, sino que también nos permite llevar un mayor volumen de operaciones con un mejor control. Esto nos permitirá tomar mejores decisiones operacionales y financieras que ayudarán a impulsar el crecimiento exponencial de la empresa.

1. La Ineficiencia de los Procesos Manuales

Si tu empresa todavía se apoya en hojas de cálculo y recibos en papel para llevar un registro de los informes de gastos, es hora de considerar un cambio. Este enfoque no solo consume tiempo valioso, sino que también dificulta la supervisión y el control de los gastos de los empleados, además de que puede ponerte en riesgo a experimentar fugas de dinero fuera de tu vista y control.

Es importante tener claro que con una visión clara de cómo se gasta el dinero en cada departamento, proyecto y por empleado, te facilitará ejercer un control efectivo sobre los gastos. 

2. La Automatización como Solución

En la actualidad, el ahorro es una prioridad constante. La automatización de los reportes de gastos no solo ahorra tiempo, sino también dinero. Permite a las empresas tomar decisiones financieras más fundamentadas. Aquí hay algunas ventajas clave de automatizar este proceso:

Para los empleados:

• Captura de recibos desde cualquier lugar utilizando aplicaciones móviles.
• Eliminación de los recibos en papel o automatización inmediata para evitar pérdidas de información.
• Reducción del tiempo necesario para cargar y enviar reportes de gastos de viaje. 
• Dispersión automática de fondos.
• Con LinkaForm, podrán tener apoyo de IA para realizar el envío de reportes con formato personalizado.

Para los responsables de seguimiento de gastos:

• Notificaciones automatizadas sobre nuevos informes pendientes de revisión.
• Facilita la identificación de gastos legítimamente relacionados con la empresa.
• Aprobación de gastos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Códigos QR para recibir las bonificaciones de caja por medio de cobro CODI

Para el departamento contable:

• Reducción de errores asociados a procesos manuales.
• Identificación de reembolsos duplicados o no legítimos.
• Aplicación de políticas de gastos de manera efectiva.
• Seguimiento más preciso de los gastos aprobados y pagados, así como del restante en las cuentas del equipo.
• Reportes por rubro de gastos.
• Garantizar el buen uso de los fondos

Para los equipos financieros y directivos:

• Conversión de reportes de gastos en datos rastreables para análisis y ahorro de costos.
• Supervisión de gastos a través de reportes por departamento.
• Cumplimiento eficiente de requisitos normativos en materia de reembolso de gastos.
• Reportes de gasto por concepto y centro de costo

3. Características Clave en la Selección de Software de Automatización

Al elegir un software de automatización de control de gastos, es importante considerar ciertas características esenciales:

• Integración con el software contable, de nóminas o ERP de su empresa.
• Automatización del correo electrónico para capturar y enviar recibos.
• Una aplicación móvil que permita a los empleados escanear y enviar gastos desde sus teléfonos.
• Supervisión en tiempo real que aplique las políticas de la empresa y rechace automáticamente los informes que no cumplan con las normas.
• Control de presupuestos por departamento, proyecto, sucursal, empleado.
• Dispersión de fondos automatizados
• Control de gastos por centro de costo

4. LinkaForm: Automatización Sencilla e Intuitiva

Muchos softwares para control de gastos son costosos y complicados de implementar, lo que requiere cambios drásticos en los procesos empresariales. Sin embargo, con LinkaForm, la adaptación es flexible y depende de las necesidades de su empresa. 

LinkaForm, puede ajustar sus flujos de trabajo de acuerdo a sus requisitos específicos creando un sistema de control de gastos adaptado a su empresa. La interoperabilidad con sistemas de contabilidad y ERP es una característica clave. LinkaForm hace que la automatización sea sencilla e intuitiva para que todos puedan aprender rápidamente y continuar con sus tareas diarias, además de ser una plataforma con distintas funcionalidades que pueden ayudarte en otras áreas de tu empresa.

En conclusión, la automatización y control de los gastos, es una labor esencial en la operación de las empresas. Mejorar la eficiencia, reducir costos y garantizar un control más sólido sobre los gastos son elementos claves que te serán tangibles con este cambio para el éxito de tu empresa. La elección de un software adecuado a tu operación es crucial para una implementación exitosa. 

Con herramientas como Linkaform, la transformación digital y la automatización de la operación, se vuelven cosas sencillas y beneficiosas para todas las partes involucradas en la operación de la empresa.