Beneficios de cambiar tus formatos en papel por formularios digitales inteligentes

Dos tendencias que sin duda han ido a la alza, sobre todo en los últimos años, es la de utilizar aplicaciones y la digitalización de la información para aumentar la eficiencia, disminuir costos, implementar mejores controles  y agilizar el acceso a la información dentro de las organizaciones.

Esta clara tendencia ha dado por consecuencia que la utilización de papel para registrar y compartir información comience a caer en desuso y empiece a ser sustituida por documentos digitales.

Una herramienta que es sumamente útil en esta era de apps y big data son los formularios digitales inteligentes. En este artículo te hablaremos de algunos  los beneficios que tu compañía puede obtener si migra su manejo de información de papel a formularios digitales (FDI)

¿Qué son los formularios digitales inteligentes?

Los Formularios digitales inteligentes son formularios que se generan desde una aplicación web  y pueden ser accesados / respondidos en web y/o un dispositivo móvil de manera offline u online.

Estos formularios pueden ser altamente personalizables con distintos tipos de campos numéricos, de texto, de opciones, de seleccionar varios ítems,  agregar fotografías, geolocalización, firmas autógrafas, etc.

Además del alto nivel de personalización que ofrecen, también permiten que se configure una serie de acciones y notificaciones con base a ciertos comportamientos y datos que se recabe para generar  alertas que permitan generar acciones correctivas y/o flujos de trabajo.

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Beneficios de los formularios digitales inteligentes

1. Permite la colaboración de todo el equipo en la creación, modificación y gestión de documentos desde distintas ubicaciones.

2. Automatizar e integrar procesos para el ciclo de vida de cierto documento o información, en el que,  por ejemplo, se hace una programación del proceso para que si se responde en un formulario que la producción ha bajado a cierto nivel se notifique a los encargados de la toma de decisiones y la ejecución de acciones correctivas.

3. Control de la información, decidiendo cuáles usuarios pueden ver, editar y compartir cada documento que se tenga dentro de la empresa.

4. Mejorar la productividad al agilizar el procesamiento de información, acortar tiempos, y generar reportes más rápidamente.

5. Ahorro de tiempos y recursos materiales  al compartir documentos, al buscar la información, en la toma de decisiones y la generación de reportes.

6. Eliminación del proceso de recaptura al recabar la información directamente en formato digital en vez de hacerlo en papel y posteriormente tener que vaciarla en un documento online.

7. Mejorar el servicio al cliente al brindar un servicio más rápido, tener un mejor manejo de su información y hacer encuestas de satisfacción.

8. Aumentar las ventas al tener clientes satisfechos que sigan requiriendo tu producto o servicio, ya que contigo se sienten bien atendidos y escuchados.

9. Personalizar la experiencia para cada usuario de tus formularios, ya sea que accede a ellos vía web o en dispositivos móviles como tablets o celulares.

10. Tener actualizaciones en tiempo real de los mismos formularios para tomar acciones o analizar los resultados de los servicios proporcionados en el momento.

11. Funcionan online y offline para que la falta de acceso a internet no sea un problema para recabar datos importantes.

12. Permite añadir fotos y firmas a cada formulario que llenes para reportar defectos en producción, golpes en maquinaria, etc. y contar con la evidencia de que se recibió por la persona indicada.

13. Permite adjuntar documentos en cada formulario enviado cuando se requiere de un archivo, foto, etc por parte de aquella persona que lo contesta.

14. Alertas a las personas pertinentes cuando sea necesario poner atención a algún indicador específico y tomar acciones cuando se presente una falla inesperada.

15. Reducción de costos operativos al prescindir de personal para captura de información e invertirlo en otras actividades que ayuden a obtener un mejor margen de ganancias.

16. Evita pérdidas de la información ya que un papel puede extraviarse y la información en la nube se encuentra segura y respaldada en sus respectivos servidores.

17. Mayor seguridad al poder gestionar los permisos de acceso a la información para cada usuario al tenerla en formato digital a diferencia del papel, el cual puede caer en las manos de alguien indebido.

18. Tener un proof of delivery o comprobante de servicio de parte de proveedores o cliente.

19. Evitar la la entrega tardía para facturación o liberación de órdenes de entrega.

20. Falta de flexibilidad o adecuación en las formas de papel.

Como podrás ver,  estas son algunas de las razones por las que  el uso de los formularios digitales inteligentes es una excelente opción para aquellas empresas que buscan  modernizarse y comenzar a ser más productivas, obtener mejores y mayores controles en su operación al tiempo que maximizan sus recursos humanos y materiales, sin olvidar cuidar el medio ambiente en el que vivimos.