Checklist de Operaciones imprescindible para la industria de Retail

Los comercios que cuentan con múltiples sucursales necesitan asegurar que su operación pueda llevarse a cabo de forma eficiente y estandarizada. Una manera de lograrlo es utilizando checklists de operaciones, los cuales sirven como una guía para el equipo de trabajo sobre los puntos más importantes a revisar para asegurar que la tienda opere adecuadamente.

Existen maneras de organizar estos checklists para retail de tal forma que produzcan el mejor resultado posible y ayuden a eficientar procesos, contar una operación eficiente y lograr una mejora continua. Aquí compartimos algunos puntos a tomar en cuenta para lograr el mejor resultado.

Contenidos de este artículo:

Cómo hacer un buen checklist de una tienda
1. Agrupa las secciones a revisar en base al flujo natural de la tienda
2. Asegura que todas las áreas sean cubiertas
3. Pondera en base a su importancia
4. Sé específico en las preguntas
5. Toma evidencias fotográficas
6. Genera un plan de acción
7. Da seguimiento

Cómo hacer un buen checklist de una tienda

1. Agrupa las secciones a revisar en base al flujo natural de la tienda: Ya sea que inicies por la entrada de clientes o por el área de recibo, lo más recomendable es que quien está haciendo el recorrido tenga un flujo continuo para evitar caminar de un lado a otro o estar tentado a saltarse una de las áreas.

2. Asegura que todas las áreas sean cubiertas: Esto incluye desde los baños hasta las cajas registradoras, todas las áreas tienen su relevancia y muchas veces las áreas que aparentemente tienen menor importancia tienen mucho que decir sobre la manera en que se opera una tienda.

• Revisa el exterior y los señalamientos.
• Layout de la tienda: los pasillos, el producto, los displays, el punto de venta (mostradores y góndolas), etc.
• Repisas: que se encuentren surtidas, en base al planograma, los precios adecuados y etiquetados.
• Promociones en tienda: ejemplo, que se encuentren los señalamientos en el lugar adecuado.
• Personal: que esté capacitado, bien presentado y cuente con el conocimiento necesario de los productos.

3. Pondera en base a su importancia: Una forma rápida de evaluar el resultado de un checklist es mediante una calificación final. Puede ser algo tan sencillo como asignar un punto positivo a cada punto que salga bien y un cero a cada punto que salga mal.  Se suman los positivos y se divide entre el total de puntos totales y al multiplicar por 100 nos da la calificación como un porcentaje. Sin embargo, la asignación de puntos puede ser más compleja y aquellos puntos que se consideren críticos llevar una mayor ponderación (con un valor de 2 por ejemplo).

4. Sé específico en las preguntas: Deja los comentarios u observaciones para otra sección. La pregunta a evaluar debe ser muy específica y de preferencia responder con un “sí cumple” o un “no cumple”.  

5. Toma evidencias fotográficas: Dicen que una imagen vale más que mil palabras.  En los checklists aplica lo mismo. Las fotografías no solo sirven como evidencia sino que también describen mucho mejor lo que se quiere comunicar, sobre todo si viene apoyado de un comentario o diagrama dentro de la imágen.

6. Genera un plan de acción:  El trabajo del inspector es recabar las desviaciones, anotar las observaciones y tomar evidencias. Sin embargo, este puede ser un buen momento, junto con algún responsable de la operación, para definir cuáles son las acciones correctivas derivadas de una desviación. Normalmente se deja al equipo de operaciones tomar la decisión de las acciones que se tomarán para resolver la desviación.

7. Da seguimiento: No hay algo más desmotivante para un programa de mejora continua que saber que nada ocurre con la información que se está generando de las inspecciones. El propósito de llevar estos recorridos, documentarlos y producir acciones correctivas es que alguien tome cartas en el asunto y la operación se mejore.  La mejora continua producirá rápidamente resultados en eficiencia, seguridad y aumento de ventas impactando positivamente la rentabilidad de la empresa.

Linkaform es una plataforma tecnológica que ofrece a los administradores de sucursales una manera de hacer más eficiente el programa de mejora continua.  A través de la digitalización de los checklists se puede tener a la mano los resultados de los recorridos, automatizar la generación de un plan de acción y visualizar las principales desviaciones a corregir, esto los convierte en ideales para Facility Managers.

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