Como controlar la operación de una sucursal remota

En algunas industrias como en la industria del retail, hotelería o agricultura, las empresas cuentan con múltiples sucursales, pudiendo ser estas sucursales de punto de venta, como en el caso del retail,  hoteles como en el caso de la hotelería o bien ranchos como en el caso de la agricultura. 

En cualquiera de los casos, se requiere administrar la operación de múltiples sucursales ya sea un rancho, hotel o punto de venta. Para cuestiones prácticas, en este documento les llamaremos sucursales. 

Para llegar a controlar la operación de estas sucursales, se requiere de gestionar varias actividades, algunas pequeñas y que se realizan de manera anual, como la actualización de un permiso gubernamental para la operación de la sucursal y otras actividades puede suceder de manera diaria como la limpieza de los baños y checklist rutinarios. Todas estas actividades, comúnmente son conocidas como procedimientos, los cuales están descritos en el manual de operación de la sucursal. Debido a que dichos procedimientos llegan  a ser bastantes y muchos cambian con frecuencia, no alcanzan a estar en dicho manual.

Existen ocasiones que alguna de las dirección ya sea la dirección general, la dirección de operaciones, la dirección de administración, la dirección de recursos humanos o bien la dirección de marketing, requieren que se implemente un nuevo procedimiento dentro de la sucursal.

Esto implica el diseñar dicho procedimiento, los cuales normalmente incluyen el llenado de un documento, ya sea un formato en papel o un documento de excel, el envío de información vía whatsapp, la aplicación de una evaluación, realizar una inspección en sitio, realizar la visita a un cliente o solicitar documentación a un cliente. Los casos son infinitos. Pero la problemática es la misma. Por ejemplo, imaginemos qué  dirección desea implementar un procedimiento nuevo y que este sea ejecutado en todas las sucursales. 

Para lograr el éxito de la implementación de dicho procedimiento, la dirección debe de contar con alguna manera de poder revisar que el procedimiento está siendo realizado por todos, poder medir los resultados de dicha ejecución y se debe de asegurar que el procedimiento se está llevando a cabo como se estableció. 

Supongamos que en una empresa de venta de ropa la cual tiene 100 sucursales dentro de las principales plazas comerciales a nivel nacional, desea saber una vez al mes, los descuentos de sus principales competidores en la plaza. Para ello debe de solicitar a sus gerentes de sucursal que una vez al mes den la vuelta por la plaza y revisen dichas promociones.

La idea suena bien, fácil de realizar pero el reto no es tan sencillo como suena. Para llevar a cabo dicha actividad existen varias etapas, a continuación primero se debe de definir qué datos se quieren recopilar, para ello hay que diseñar un formato de captura, en este ejemplo vamos a solicitar:

Diseño de Captura de Información

• Nombre de la competencia
• Vigencia de la promoción:
• Agotar existencias
• Fecha limite
• Indica la Fecha
• Tipo de promoción:
• 2 x 1
• 3 x 2
• Descuento menor a 10%
• Descuento entre 10% a 25%
• Descuento entre 25% y 35%
• Descuento mayor a 35%
• Producto gratis
• Otra
• Productos que aplica (seleccionar todos los que aplican):
• Lista de productos
• Fotografía(s) de la promoción
• Comentario

Una vez diseñado el formato de captura hay que tomar la decisión de cómo se va a capturar la información, si va a ser en un formato impreso, se va a capturar en un Excel, donde se subirán las fotos, ya sea en grupo de whatsapp, en una carpeta de Google drive o enviarán por correo electrónico o algún otro medio.

Con LinkaForm, una vez diseñada la información que se desea capturar, es cuestión de configurar el formulario de captura, el cual puede contar con la captura de cualquier tipo de campo, ya sea texto, selección, fotografía, documentos, geolocalización o cualquier otro tipo de dato. Estos campos pueden estar como opcionales, requeridos o condicionados, según sea la información capturada. Inclusive, se puede limitar opciones de selección según la geolocalización del usuario, garantizando que la captura suceda en la ubicación deseada. Esta flexibilidad, nos ayuda a asegurar que la información capturada cumpla con el diseño planeado reduciendo el grado de error en la captura  de información.

La configuración de un formulario de captura es realizada con clicks, de manera muy sencilla e intuitiva, de forma que puedes tener tu formulario listo para ser capturado en una aplicación móvil en minutos. Es cuestión de unos cuantos click y compartir a los usuarios o grupo de usuarios que deseas capturen la información.

Una vez capturada la información (la cual puede ser capturada vía web o bien en dispositivos iOS o Android), se pueden configurar flujos de trabajo o alertas, que pueden ayudarnos a reaccionar de manera inmediata ante alguna situación. Por ejemplo, pudiéramos configurar una alerta para que nos llegue un correo electrónico en caso de que la competencia tenga una promoción con un descuento mayor al 40%, de esta manera podemos reaccionar a tiempo y de ser necesario tomar una acción para contrarrestar dicha acción.

Regresando al formato tradicional, ya que hayamos diseñado el formato de captura y tomado la  decisión de cómo se va a capturar la información hay que planear como se le dará el seguimiento a la  captura dicha información.

Planeación del Cumplimiento de Actividades

En esta planeación hay que ver primero que nada quién será el responsable en verificar que todos las personas responsables de capturar la información, lo hagan en tiempo y forma. En el caso de este ejemplo, recordarles a todos los gerentes de sucursal que deben de salir a recolectar la información. Supongamos que el responsable en este ejemplo será el gerente de marketing, o bien pudiera ser el gerente de operaciones. 

Cada semana, el responsable debe de llevar un control de quien ya realizó dicha actividad y quienes faltan. Esto, obviamente, lleva su tiempo y esfuerzo. Al pasar los meses, debes de llevar un control de quienes son los gerentes que siempre cumplen con su actividad y quienes fallan a ella. Información importante para una evaluación de desempeño, pero la cual si no se tiene a la mano, no puede ser tomada en cuenta.

Con LinkaForm, se pueden llegar a configurar actividades recurrentes, las cuales les enviaran a los usuarios configurados (en el caso de este ejemplo a los gerentes de sucursal), una notificación a su bandeja de entrada de LinkaForm, con el formato a capturar y de ser necesario, alguna información prellenada, como la fecha límite de entrega o instrucciones de llenado, indicaciones o cualquier dato que sea necesario para que el gerente ejecute adecuadamente dicha actividad. 

En este ejemplo, se puede configurar que cada inicio de mes, le llegue a cada gerente un mensaje a su bandeja de entrada solicitando que llene los próximos 5 días, el formulario de Análisis de Competencia. 

En este ejemplo el gerente de marketing quien es el responsable de asegurarse que todo mundo esté capturando la información, podrá ver en la plataforma de LinkaForm en tiempo real quienes ya capturaron la información y quienes faltan de hacerlo. De esta manera podrá gestionar con las personas faltantes el que se cumpla la meta.

En LinkaForm también podrá acceder al histórico de datos de todas las capturas así como las fotografías tomadas. Contando con toda la información en tiempo real de manera organizada y centralizada.

Una vez capturada la información y asegurándonos que todos la hayan capturado como se planeó es momento de pasar a la siguiente etapa, el análisis de la información.

Análisis de la Información

Con la información ya capturada podemos pasar al análisis de información y a la toma de decisión. Para ello normalmente hay que acomodar los datos, ordenarlos, limpiarlos, hacer algún tipo de fórmulas, agruparlos y hacerlos que nos hagan sentido para analizar la información como requerimos. Esto normalmente lleva tiempo, en mi experiencia, con las implementaciones que hemos realizado, esto lo puede llegar a hacer un ejecutivo de nivel medio superior, y le quitará entre medio día, un  día o dos días en este caso al mes. Que cuando entrevistas a la persona comenta, no me toma mucho me toma solo un día, pero si juntas ese día al mes o dos días al mes en un año estamos hablando de entre 12 a 24 días al año, gastos en armar un reporte el cual puede ser automatizado. Estamos hablando de que esto puede llegar a ser un mes de trabajo al año de un empleado de buen nivel. En vez de configurar una herramienta como LinkaForm una vez y ahorrarte 24 días al año de un solo procedimiento.

Con LinkaForm, es posible configurar reportes a la medida los cuales podrán ser obtenidos con un click ya sea en tu dispositivo móvil o en la aplicación web. Todo esto en tiempo real, ahorrando todo el tiempo invertido en el desarrollo del reporte, destinando ese tiempo al análisis de información y la toma de decisiones.

En este SOLO proceso, el cual parece muy sencillo, una vez deshojado el punto por punto lo que se requiere hacer para lograr el objetivo de la implementación de un proceso, podemos dimensionar la cantidad de tiempo y esfuerzo que le lleva a nuestra organización el implementar un nuevo proceso y podemos ver como una herramienta como LinkaForm no solo nos ayuda a ahorrarnos tiempos en muchos aspectos, Sino también,  debido a lo eficiente que se vuelve la operación con LinkaForm, nos permite asignarle más procesos a nuestro personal y con un mucho mejor control y calidad, lo que nos permite, tener una organización más alineada con la visión de dirección y las metas de la misma. 

El retorno de la inversión de la implementación de LinkaForm es prácticamente inmediato. Muchas veces es difícil medir dicho retorno ya que este sucede en varias formas, desde ahorros en tiempos, cumplimientos de normas hasta la satisfacción del cliente. Por eso se vuelve difícil de medir. Cada proceso nuevo implementado en LinkaForm trae a la empresa numerosos beneficios, los cuales van sumando y cada vez creando una organización más sólida, eficiente y rentable.