Cómo digitalizar tus órdenes de servicio fácilmente

Imagínate de un día de trabajo sin formularios de papel, retrasos o confusiones en tus órdenes de servicio. Y es que si hablamos de eficiencia en los procesos de una empresa o negocio, sabemos que cada minuto cuenta. Es por eso que los procesos administrativos en papel ya no son una opción. 

Si actualmente estás en búsqueda de cómo digitalizar órdenes de servicio porque deseas eliminar ineficiencias y transformar la forma en la que gestionas tus operaciones, haciéndolas más rápidas, precisas y accesibles, estás en el artículo correcto.

A continuación conoceremos cómo digitalizar tus órdenes de servicio, sus beneficios y cómo empezar desde hoy la digitalización de tu negocio.

¿Qué es una orden de servicio?

Una orden de servicio es un documento que detalla las tareas o actividades específicas que deben realizarse para cumplir con un requerimiento solicitado por un cliente o área interna de una empresa. Su función principal es la de formalizar y documentar las tareas o servicios que se deben realizar.

Contenido de una orden de servicio

Si bien el contenido de una orden de servicio puede variar de acuerdo al tipo de industria o negocio, generalmente incluye los siguientes elementos: 

• Solicitante

• Fecha de emisión

• Número de orden

• Descripción del servicio

• Responsables

• Tiempo de entrega

• Materiales o recursos necesarios

• Costos estimados

• Estatus

• Observaciones

Razones por las que deberías digitalizar tus órdenes de servicio

Cada vez son más las empresas que deciden digitalizar sus órdenes de servicio. No solo por una tendencia tecnológica, sino también por una necesidad de optimización en la gestión operativa. 

La razón principal por la que deberías digitalizar tus órdenes de servicio es por el ahorro de recursos. Sin embargo, existen otras razones igual de importantes como las siguientes: 

• Ahorro en tiempo: como acabamos de mencionar; cuando utilizas órdenes de servicio en papel, el proceso administrativo se vuelve lento y es más propenso a errores. En cambio, cuando utilizas un software para órdenes de servicio, puedes generar, asignar y actualizar órdenes en segundos, eliminando tareas que son repetitivas y liberando el tiempo para actividades más estratégicas.
  
  
• Información en tiempo real: con un software para órdenes de servicio podrás consultar el estado de cada solicitud en cualquier momento y desde cualquier lugar. Por ejemplo, Apps como Linkaform están disponibles para teléfonos inteligentes con sistema Android o iOS por lo que puedes consultar desde tu teléfono móvil cada órden de servicio fácilmente.
  
  
• Reducción de errores: cuando tus órdenes de servicio son digitales puedes estandarizar formularios con validaciones automáticas, evitando datos incompletos, ilegibles o incorrectos.
  
  
• Incremento de la seguridad y el control: con un software para órdenes de servicio podrás acceder a diversas herramientas que te permitirán monitorear cada paso de las órdenes, desde su inicio hasta su fin. Esto te garantiza que todos los servicios sean atendidos en tiempo y forma.
  
  
• Reducción de costos operativos: Al eliminar el uso del papel, impresión, almacenamiento físico y procesos manuales, disminuyen los gastos operativos e incrementa la rentabilidad de tu negocio. 

Software para digitalizar órdenes de servicio

Migrar tus órdenes de servicio en papel a digital es muy fácil, esta transformación se realiza a través de un software. Una buena opción en el mercado es Linkaform, una plataforma que transforma la manera en la que las empresas gestionan sus operaciones en campo. 

Linkaform no sólo estandariza tus órdenes de servicio y automatiza tareas que son repetitivas y manuales, sino que también está disponible para utilizarse en cualquier dispositivo. 

Además ofrece un servicio completo, ya que en todo momento te asesoran y acompañan en la migración de tus órdenes de servicio y en la capacitación de la plataforma. Por si fuera poco, creemos que tiene excelentes herramientas que son útiles al momento de gestionar tus órdenes de servicio. Algunas de ellas son:

• Estandarizar tus servicios o los de tus proveedores

• Generar un reporte automáticamente en formato PDF por cada servicio realizado

• Automatizar el envío de reportes por correo electrónico

• Asignar tareas a tus técnicos en campo

• Optimizar su operación, incrementar tu productividad y reducir costos

• Filtros de búsqueda para gestionar más fácilmente sus órdenes de servicio

• Creación de reportes personalizados actualizados en tiempo real

• Añadir firmas digitales a sus órdenes de servicio

• Añadir fotografías de cada servicio

• Programar las órdenes de servicio

• Incluir una cotización en las órdenes de servicio 

Linkaform va más allá de la digitalización de órdenes de servicio. Es una plataforma que transformará tu flujo de trabajo haciéndolo más rápido, simple y seguro; permitiéndote ahorrar tiempo y ser más eficiente en la gestión de tus servicios. 

Si deseas conocer más de las características de Linkaform, contáctanos o agenda una demostración en vivo de la plataforma. ¡Estaremos encantados de poder ayudarte!