Cómo hacer un reporte de asistencia de empleados en menos tiempo

Un reporte de asistencia va más allá de facilitar el seguimiento a la puntualidad y asistencia de los empleados, pues también es fundamental para la planeación de Recursos Humanos, el cumplimiento normativo y la toma de decisiones.

En este artículo vamos a conocer qué es un reporte de asistencia, su importancia y cómo hacer un reporte de asistencia de empleados en menos tiempo.

¿Qué es un reporte de asistencia?

Si no eres un responsable del área de Recursos Humanos tal vez pueda parecerte un concepto extraño. Sin embargo, es un elemento ampliamente utilizado en las empresas. 

En términos sencillos, un reporte de asistencia de empleados es un documento que almacena toda la información sobre la asistencia, las ausencias, bajas por enfermedad, horas de entrada y salida, días de trabajo, entre otros de un empleado durante un período determinado.

¿Quién debe utilizar los reportes de asistencia de empleados?

El departamento de Recursos Humanos o su Gerente son los responsables de utilizar el reporte de asistencia de personal para diversas tareas, las cuales pueden variar de acuerdo al tipo de negocio. Sin embargo, entre los principales usos de un reporte de asistencia podemos mencionar:

¿Para qué sirve un reporte de asistencia de personal?

• Es un documento de apoyo en el cálculo de la nómina por empleado.
• Mide el ausentismo laboral.
• Promueve la disciplina y el sentido de responsabilidad del personal.
• Permite monitorear y evaluar la puntualidad de cada empleado.
• Evalúa la fuerza laboral de la empresa.
• Sirve como documento de consulta para la preparación de reportes en Recursos Humanos.
• Permite medir con precisión los KPIs de Recursos Humanos.
  
  Si bien, estas son algunas de las tareas más comunes en las que se involucra el reporte de asistencia de empleados, la realidad es que dependiendo de la naturaleza del negocio será el uso que se le dará.

Elementos clave de un reporte de asistencia

• Fecha y hora de entradas y salidas.

• Registro de ausencias y retrasos.

• Motivos de la ausencia (enfermedad, accidente, vacaciones, permisos, etc.)

• Horas extras trabajadas.

Importancia del reporte de asistencia en las empresas

Los reportes de asistencia son cruciales para mantener un control efectivo sobre los recursos humanos de la empresa. Por ejemplo, a través del seguimiento del tiempo permite garantizar la transparencia y la equidad en el cálculo de la nómina y las bonificaciones para los empleados.

A continuación vamos a conocer la importancia del reporte de asistencia para Gerentes, Recursos Humanos y para los empleados.

Beneficios en la gestión de Recursos Humanos

• Control de las horas trabajadas: permite calcular de manera precisa las horas laboradas y las horas extras.

• Cumplimiento normativo: asegura el cumplimiento de las leyes laborales en cuanto a horas de trabajo y descansos.

• Transparencia: fomenta la transparencia en la relación laboral, evitando conflictos sobre horas trabajadas.

Beneficios en la productividad

• Reducción de ausentismo: facilita la detección de patrones de ausentismo.

• Mejora la planificación: ayuda a planificar mejor los Recursos Humanos y asignar tareas de manera más eficiente.

• Motivación del personal: fomenta la puntualidad y el compromiso de los empleados al saber que su asistencia es rastreada.

Tipos de reportes de asistencia

Existen diferentes métodos para llevar un reporte de asistencia, que varían desde los más tradicionales hasta los más avanzados tecnológicamente.

• Manual: utiliza hojas de registro físico donde los empleados anotan su asistencia. Es simple pero propensa a errores y manipulaciones.

• Digital: utilizar un software especializado para registrar y gestionar la asistencia. Es más preciso y eficiente, aunque requiere una inversión inicial en tecnología.

Software de reporte de asistencia

Se piensa que la única solución es la captura de asistencias manual. Sin embargo, en la actualidad la tecnología es la mejor aliada para tener un control preciso del reporte de asistencia. 

Para crear reportes de asistencia digitales es recomendable contar con el apoyo de un software como un software para control de registros y visitas como Linkaform. 

Linkaform es una solución que te permite registrar digitalmente la asistencia de tus empleados y generar reportes digitales muy rápidamente. Además te permitirá:

• Incrementar la seguridad en tus instalaciones

• Gestión de la ocupación de las áreas de trabajo

• Crear tus propios formatos de asistencia

• Obtener notificaciones de seguridad o asistencia

• Crear tus propios reportes de asistencia 

• Visualizar en un dashboard tus KPIs de asistencia

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