Cómo solucionar problemas de un Facility Manager con tecnología

LinkaForm es un software diseñado para optimizar los procesos de las empresas.

La misión de LinkaForm es optimizar tu operación. Pero tiene funcionalidades pensadas exclusivamente para un Facility Manager. 

Te platicaremos cómo solucionar 10 problemas que vive un Facility Manager con Tecnología.

1.- Muchas personas involucradas en los procesos, burocracia de los procesos. Con herramientas como LinkaForm podrás ordenar los procesos, enviar alertas, avisar al siguiente departamento que tiene que entrar en acción. Ahorrar tiempos. Optimizar el proceso en general.

2.- Poca claridad de la trazabilidad de un proceso, como paso de cotización autorizada, solicitud de materiales, asignación de trabajo, trabajo realizados, pendientes de facturación y pago. 

Podrás tener un proceso que consideres bueno, pero es frágil, y si en un caso se rompe un eslabón (se pierde la orden de servicio, comprobante de pago, falta de evidencia de trabajo, entre muchas otras), se pierde el cobro de una factura de un cliente.

3.- Tienes acceso a poca tecnología, porque es cara y difícil de implementar.

Con LinkaForm es muy fácil implementar, ya que tu armas tu propio flujo de información como tu lo necesites, y es muy sencillo de configurar, tu proceso puede variar tantas veces como sea necesario, adaptándose a distintos clientes y proveedores y pudiendo amoldarse a cada paso.

Esto nos permite que nuestro tiempo de análisis a diseño a implementación sea muy corto. Puede variar entre una o dos semanas. Dependiendo el caso, en empresas muy grandes se puede ir implementando parcialmente y tener el control TOTAL de adaptar el software ustedes mismos, sin tener que incurrir en más gastos.

4.- No tengo claridad de qué proveedores o contratistas son los mejores.

Como contratista, siempre quieres mejorar tu trabajo, y a veces no nos damos cuenta de que el contratista es el más puntual, con mejor atención, menores fallas, menos reclamos, menos refacciones, etc. Con LinkaForm el procesador de servicio demuestra su calidad a sus clientes, mostrando indicadores de desempeño de su cuenta y como administrador de distintos servicios, logras darte cuenta cuales son los proveedores que te pueden ayudar más.

5.- Requieres ver los comprobantes de servicio de alguna máquina, mantenimiento, histórico o bitácora y no la encuentras.

Con tecnología como LinkaForm, puedes tener administrado contratos, Órdenes de Servicio de tus Contratistas, Comparativo entre contratistas, detalle de cada mantenimiento y trazabilidad de toda tu operación. Una ventaja es que LinkaForm puede ser un software departamental, ya que si se requiere conectar a sistemas separados, está especialmente diseñado para eso. Aquí está la liga de la documentación https://developer.linkaform.com.

6.- Me falta flexibilidad en mi trabajo. Necesito poder reaccionar mejor ante preguntas, ahorrar tiempos, evitar complicaciones, brindar la mejor, la más informada y soportada información. Como dicen los greenos, have everything running smoothly .

Con una herramienta como LinkaForm, tendrás de manera organizada todas las órdenes de servicio de tus proveedores, o todos los envíos de material, firmas de contratos, movimientos tan grandes o pequeños, como la entrada de personal, digitalizado y con capacidad de integrarse a todos los procesos y ser amoldado a tus necesidades, de bajo costo, ya que hasta tu lo puedes modificar.

Todo a este nivel de detalle, disponible hasta en tu dispositivo móvil.

7. Se me pasó el mantenimiento de la planta de luz, y tronó la semana pasada, por lo que se fue la luz. Toda la planta se quedó sin luz por 24 horas. Perdimos mucho dinero.

Cuando tienes tus procesos digitalizados, evitas problemas en el camino, tendrás un recordatorio del mantenimiento de la planta de luz, y podrás demostrar que tu actuaste adecuadamente. 

Como proveedor, tendrás el comprobante de que tu trabajo se hizo adecuadamente, con registro de mediciones, fotografías que comprueben el trabajo realizado se hizo de la manera adecuada y oportuna.

8.- Necesito consolidar la información de todo unos meses o de una orden de trabajo y la tengo en papel, la tendré que buscarla,  a veces ir por ella y  luego transcribir o escanearla.

Con LinkaForm tienes todas las órdenes o tus clientes o proveedores de manera accesible en cada momento sin importar donde estés.

9.- Procesos tan complejos que no todos se conocen los pasos a seguir o el flujo completo.

Con LinkaForm se estandarizan y automatizan los procesos para desburocratizar el proceso, optimizarlo y garantizar su integridad. De esta manera podremos evitar problemas, malos entendidos, excusas o ser dependientes de la saturación de otro departamento. Lo que es peor, ser el cuello de botella

10. Me siento saturado y siento que las tareas pequeñas me están quitando mucho tiempo. 

Cuando comienzas a digitalizar tu empresa, algunos pasos son agregados,  pueden ser tediosos, pero debido a la organización, te agiliza la operación ya que muchos tiempos muertos los eliminas, ejemplo buscando un comprobante y descentralizando muchos procesos para que mientras la decisión este en un marco permitido, se haga sin autorización necesaria.

Conforme vas adoptando la herramienta, esos problemas y muchos más, se van desvaneciendo y se van limpiando del camino, dejando que la dirección y los empleados estén con mayor enfoque en su actividades, teniendo menos pendientes en su mente ya que todos están seguramente apuntados.

Al ir solucionando este tipo de problemas con tecnología, la empresa va adquiriendo muchos beneficios. Estos beneficios se traducen en pequeñas y grandes eficiencias al sistema. Todas las eficiencias juntas comienzan a sumar y se empiezan a ver los beneficios de la optimización de la operación en la empresa. Esto permitirá entre a la empresa a crecer como la misma base instalada de una forma eficiente y ordenada.

Es como optimizar un auto de carreras de Fórmula 1. El equipo completo está enfocado en obtener pequeños beneficios, 100 grs menos, reducir una reacción del auto en centésimas de segundo, disminuir la fuerza de arrastre, mejorar la parada en pits, etc etc. Cada uno de estos factores va sumando al sistema completo, dando como resultado una mejoría de la suma de sus partes, a veces siendo el todo, mayor que la suma de sus partes.

Todo trayecto comienza con el primer paso, que esperas comenzar tu trayecto hacia la optimización de la operación para tu empresa. Da tu primer paso implementando LinkaForm dentro de tu empresa, comienza con un solo proceso y ve creciendo en la medida que tu operación y presupuesto te lo permita.

En LinkaForm contamos con un departamento de operaciones enfocado en ayudarte a implementar tu solución. Contáctanos hoy y te quedarás sorprendido de lo fácil que es optimizar tu operación con LinkaForm.