Consejos para realizar un análisis de procesos en tu empresa y no morir en el intento

En ocasiones, las empresas postergan el inicio de un análisis de procesos ya que además de tener que dedicar tiempos y recursos particulares, los análisis implican diversos riesgos, como:

• La resistencia de los colaboradores a cambiar la forma en que se han hecho las cosas.

• Implementaciones incorrectas de actividades planeadas.

• Poco o nulo seguimiento a las nuevas acciones implementadas.

• Falta de información y/o de soluciones tecnológicas con acceso a la misma de forma segura y en tiempo real.

En este artículo, encontrarás útiles consejos para minimizar estos riesgos.

Consejos antes de iniciar tu análisis de procesos

1. Habla con tus colaboradores sobre los beneficios

Lograr un buen análisis trae a las empresas muchos beneficios ya que brinda visibilidad del flujo de trabajo.

Al hacer esto evidente en un mapa el flujo, es posible encontrar puntos de mejora que nos ayuden a:

• Evitar retrabajos
• Evitar recapturas
• Evitar la duplicidad de funciones
• Reducir horas extra de trabajos innecesarios
• Elevar la calidad del servicio al cliente
• Evitar costos de operación innecesarios
• Encontrar la información accesible

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2. Acércate con aquéllos que se niegan a salir de su zona de confort

Para obtener resultados positivos, el temor al cambio debe abordarse de manera suave y a veces hasta lúdica. Trabaja en particular con aquellas personas en quienes percibas mayor resistencia tratando de entender sus motivos y de encontrar la mejor solución para obtener su apoyo.

Puedes encontrar resistencias como:

“Es que quiero tener el servidor aquí conmigo ya que nos pueden robar la información”

Para ello, existen soluciones en la nube en donde la información está mucho más segura que en un servidor dentro de la empresa. Hay servicios como Amazon, que además de ser altamente confiables, proveen un excelente respaldo de la información y así no hay la necesidad de invertir en servidores.

Las empresas grandes han logrado su grandeza debido a que sus procesos fluyen sin contratiempos para poder hacer más con menos y otorgar excelencia en la calidad de sus productos y servicios a sus clientes. Alguna vez fueron pequeñas y seguramente incurrieron en invertir para forjar buenos cimientos para su crecimiento: procesos eficientes.

“Es que nosotros hacemos todo eso en papel,  ya que tener una herramienta es muy caro y complicado”

El peligro que corren las empresas al tener la información en papel, es que no todas las áreas tengan acceso a dicha información y los procesos no sean del todo asertivos y visibles. Tener hoy en día la información digitalizada, en la nube y visible para todas las áreas de la empresa es la manera de mejorar las prácticas del negocio y ha demostrado, que a la larga genera un ahorro importante al lograr una operación más simple y una reducción considerable de errores humanos.

Piensa en cuánto te cuesta cada vez que basas tu operación en una orden de trabajo con información errónea. La automatización de procesos los simplifica, pues al contar con información pre-cargada, el tiempo de captura se reduce así como el margen de errores.

3. Determina qué procesos quieres beneficiar

Hay veces que es muy claro cuáles son los aquellos que necesitan mejoras, pero hay veces que no es tan claro. Para determinar los procesos que vas a “meter al microscopio”, realiza  a tus equipos de trabajo las siguientes preguntas:

• ¿Está satisfecho nuestro cliente?
• ¿Cuál es una queja recurrente de los clientes?
• ¿Cuál es una queja recurrente de manera interna?
• ¿Las áreas están satisfechas con el desempeño de otras áreas?
• ¿Estamos observando una reducción de utilidad importante?
• ¿Hay un uso excesivo de recursos?
• ¿Estamos en un riesgo económico?
• ¿Estamos cumpliendo con los requisitos legales?
• ¿La competencia reacciona mucho más rápido que nosotros?

4. Haz un diagnóstico y documenta la situación actual

Después de haber dado respuesta a las preguntas anteriores, es muy importante hacer un diagnóstico documentando la situación actual y elaborando pronósticos. Esto se logra identificando los factores clave o indicadores de éxito en cada proceso.

5. Determina acciones rápidas y de alto impacto

Con esa visibilidad adquirida derivada del diagnóstico y la documentación, ahora es el momento de determinar acciones rápidas y de alto impacto. Los equipos de trabajo pueden arrojar muy buenas ideas evaluándolas durante esta etapa e implementándolas a los procesos previos a ponerlas en acción.

6. Considera adquirir algún servicio o herramienta de recolección de información

Una vez activadas algunas acciones, es vital garantizar que la información de la operación diaria pueda ser consolidada en cualquier tipo de dispositivo; web, tabletas o móviles.

Esto ayudará a ordenar la información además de tenerla accesible en tiempo real para una mejor toma de decisiones. Existen en el mercado aplicaciones como Linkaform que además de ser accesibles y amigables, apoyan a las empresas a mantener su información al día en el momento en que se necesita.

7. Consolida la información y garantiza el acceso a la misma de forma segura

Qué duda cabe que muchas empresas se resisten a tener su información en línea. La nube es un concepto novedoso y a veces cuesta entender si la información está segura, si se puede perder, si alguien ajeno puede tener acceso a la misma, etc.

Sin embargo cada día existen aplicaciones muy seguras que consolidan la información y la mantienen en un solo lugar, en línea, con los permisos correspondientes y actualizada, y lo más importante: al servicio de nuestra empresa. Es decir, nos convertimos en los reyes de la visualización de los indicadores.

8. Automatiza ciertos flujos de trabajo

Por ejemplo, entra un pedido, el ejecutivo de ventas elabora una orden de trabajo a mano, dicha orden se captura –con algunos errores-, se imprime y se va a una pila de órdenes de trabajo al área de logística y planeación. Por alguna razón, esta orden se traspapela y llega a producción más tarde de lo esperado.

Producción tiene un pequeño problema con esa orden pues no tiene los suficientes insumos y la orden tiene errores. Los insumos no llegan porque la persona encargada de conseguirlos ese día no fue a la empresa. ¿El resultado?, el cliente obtiene su pedido con días de retraso y con errores.

Con los flujos de trabajo automatizados, la orden de trabajo está en línea, entra a una lista de pedidos de manera automática y producción la recibe con los insumos completos pues logística contaba con la información para tener todo resuelto. La orden se cumple en tiempo y forma, el cliente está satisfecho y regresa a hacer más pedidos pues confía en la calidad de la empresa.

9. Analiza indicadores y presenta las mejoras obtenidas

La información debe estar a nuestro servicio. Por ello, medir y trabajar los indicadores optimiza los procesos para lograr el nivel de calidad deseado. Las aplicaciones para análisis de procesos como Linkaform te brindan un Business Intelligence: la información se traduce en conocimiento que te da la oportunidad de hacer mejoras en el negocio al conocer a profundidad sus procesos.

10. Mejora continua

Los análisis de procesos no son un evento de una sola ocasión. Los análisis de procesos deben ser una constante que nos lleve al crecimiento y a la expansión. Una vez que hacemos de esta práctica algo común en nuestra empresa, veremos resultados exitosos, clientes satisfechos y al final, colaboradores ganadores.

Ahora… te tenemos buenas noticias.

Una herramienta a la medida de tu empresa

En el mercado existen aplicaciones como Linkaform que permiten hacer un análisis de procesos con una sencilla app conectada en la nube que brinda visibilidad para implementar las mejores prácticas en tu compañía. Linkaform es una empresa interesada en ayudar a otras a encontrar la mejor solución de gestión para sus operaciones, no importando su tamaño.

Con Linkaform, tu empresa puede:

• Implementar formatos digitales inteligentes con información precargada
• Tener visible la información de los flujos de trabajo
• Automatizar procesos
• Eliminar tiempos y costos innecesarios
• Guardar la información de manera segura en la nube
• Generar reportes para la toma de decisiones
• Controlar la ubicación y hora universal de la operación
• Utilizar a favor de tu operación la tecnología móvil

Linkaform se adapta a cualquier tamaño de empresa. Déjanos acercarnos para ver en conjunto cuál es la mejor solución para tu compañía.

¡Nos encanta trabajar en equipo!

Hagamos del análisis de procesos un proceso por el cual transitemos juntos de manera exitosa.