Control de accesos de personal: por qué es necesario en una empresa

En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, donde la protección de datos y la seguridad física son prioridades clave, el control de accesos de personal surge como un elemento primordial para las empresas de todos los tamaños y sectores. Desde oficinas corporativas hasta instalaciones industriales, la implementación de un software de control de accesos no solo fortalece la seguridad, sino que también optimiza los procesos internos y mejora la productividad.

Cada empresa que cuente con un flujo continuo de entradas y salidas de personal en sus instalaciones, comprende la importancia de este proceso, no solo como una medida preventiva ante problemas como el incumplimiento de normativas o acceso de personal no autorizado, sino como una herramienta esencial para garantizar la seguridad de su personal, instalaciones y activos.

Pero, ¿qué es el control de accesos de personal? ¿Cómo implementarlo en una empresa? ¿Qué sistemas existen y cuál es el mejor para su empresa? En este artículo obtendrá las respuestas que necesita y el software para realizarlo.

¿Qué es el control de accesos de personal?

El control de accesos de personal es solo una parte de todo el sistema de control de accesos que gestiona y valida el ingreso de personal autorizado a áreas restringidas o espacios controlados dentro de una empresa, institución u organización. Este proceso utiliza métodos y tecnologías como hojas de asistencia, lectores de tarjetas de proximidad, sistemas biométricos (como reconocimiento facial o huellas dactilares) o códigos de acceso únicos. 

¿Para qué sirve el control de accesos de personal?

El control de accesos de personal principalmente sirve para garantizar la seguridad y protección de los activos físicos, datos sensibles y personal dentro de una empresa, institución u organización. 

Además de controlar quién puede ingresar a ciertos espacios, el control de accesos de personal también registra y monitoriza la actividad del personal autorizado, proporcionando un historial detallado de entradas y salidas que puede ser utilizado para fines de seguridad, cumplimiento normativo y gestión de recursos humanos.

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¿Por qué es importante el control de accesos de personal en una empresa?

Más allá de la seguridad, mantener un registro de entradas y salidas de personal en una empresa es una actividad que permite tener control sobre la asistencia, además de otros beneficios como:

• Eficiencia: agiliza el proceso de registro de su personal o visitantes, evitando la formación de largas filas y optimizando el tiempo de su personal.
  
  

• Cumplimiento normativo: algunas industrias están sujetas a regulaciones estrictas en cuanto a seguridad, por lo tanto mantener el control de accesos puede ayudar a cumplir estas normativas al garantizar que se controla y registra quién tiene acceso.
  
  

• Transparencia: identificación de quién ingresó a sus instalaciones, cuándo lo hizo y a qué áreas tuvo acceso.
  
  

• Reducción de riesgos: ayuda a minimizar los riesgos asociados con situaciones de emergencia como incendios, accidentes o eventos de seguridad, al facilitar la evacuación ordenada de las instalaciones y la identificación rápida de personas presentes en momentos críticos.
  
  

• Recursos Humanos: registra la asistencia y el tiempo de trabajo de los empleados, lo que facilita la gestión de nóminas, la programación de turnos y la evaluación del desempeño laboral.
  
  

• Imagen profesional: proyecta una imagen segura y organizada, generando más confianza en clientes o socios comerciales.

Pasos para implementar un sistema de control de accesos de personal

El control de accesos en cualquier negocio es una actividad importante, por lo cual requiere un enfoque planificado y sistemático. La siguiente es una guía paso a paso sobre cómo implementar un nuevo sistema de control de accesos de personal en una empresa, de manera efectiva.

Evalúe las necesidades de su empresa

Antes de implementar un sistema de control de accesos de personal, debe hacerse algunas preguntas como ¿qué áreas necesitan un control de accesos? ¿cuántos empleados tiene la empresa? ¿existen requisitos legales o normativos de seguridad aplicables a su industria? Al contestar estas y otras preguntas, podrá escoger más fácilmente el sistema más adecuado para su empresa.

Escoja el sistema de control de accesos de personal

Existen varios sistemas de control de accesos de personal, desde sistemas manuales como hojas de asistencia, hasta automatizados como tarjetas de identificación o sistemas biométricos. Es importante seleccionar el que mejor se adapte a su empresa en términos de:

• Tamaño: ¿qué tipo de solución necesita? ¿básica para negocios pequeños o una solución robusta para corporativos?
  

• Presupuesto: identifique si su presupuesto se ajusta al precio del sistema que planea contratar.

• Características: escoja una opción que se adapte a su empresa. Por ejemplo, el software de control de accesos de Linkaform, cuenta con características como códigos de acceso QR, notificaciones en tiempo real, invitaciones o pases de acceso impresas, integración con diferentes plataformas, reportes en tiempo real o historial de entradas y salidas de periodos anteriores.

• Facilidad de uso: asegúrate que el sistema que escojas sea intuitivo para ti, tu personal y tus visitantes.

Capacitación del personal

Proporcione formación adecuada al personal sobre cómo utilizar el sistema de control de accesos, incluyendo cómo solicitar acceso, registrar la entrada y salida, y responder a situaciones de emergencia. Fomente una cultura de seguridad en toda la empresa y promueva la importancia del cumplimiento de las políticas de acceso.

Instalación, integración y mantenimiento

Configure el software de gestión de entradas y salidas e instale los dispositivos de control de accesos según el diseño previamente establecido, asegurándose de seguir las instrucciones del fabricante y cumplir con las normativas de seguridad.

Si es necesario, integre el sistema de control de accesos con otros sistemas de seguridad de la empresa, como sistemas de videovigilancia, alarmas de intrusión o sistemas de gestión de edificios.

Por último, establezca un plan de mantenimiento regular para garantizar que los dispositivos de control de accesos de personal funcionen correctamente y estén actualizados con las últimas versiones del software.

Sistema de control de acceso de personal

Linkaform es un software fácil de usar, accesible y adaptable a las necesidades de cualquier empresa disponible en iOS y Android que cuenta con un sistema de control de accesos de personal con módulos como accesos, bitácoras, incidencias o rondines, todo en un solo lugar. Linkaform ofrece funciones como: 

• Registro de control de accesos digital: evita el papel y registra fácilmente a tu personal a través de formularios digitales.
  

• Monitoreo en tiempo real: controla quién entra en cada momento a tus instalaciones de manera sencilla.

• Control de acceso seguro: te permite validar permisos y contratos de visitantes y contratistas.

• Generación de reportes: obtén reportes de personal dentro de instalaciones en tiempo real y reportes de accesos de colaboradores, contratistas y visitas.

• Integraciones: conecta fácilmente con sistemas como Slack, Microsoft Teams, Power BI, Backblaze y más.
  
  

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