Control de accesos: cómo optimizarlo en una planta industrial

El control de accesos es un aspecto vital en la seguridad de una planta industrial o manufacturera, ya que permite controlar quién puede entrar, salir o acceder a determinadas áreas de las instalaciones. Es útil para registrar información básica como el nombre de un proveedor externo, la hora de entrada y salida o el equipo con el que está ingresando.

Sin embargo, gestionar el control de accesos puede representar un desafío que va más allá de la simple autorización de entrada, sobre todo para aquellas plantas industriales que continúan llevando un registro de control de accesos en papel. 

Por eso decidimos redactar este artículo, para explicarte ¿qué es el control de accesos? ¿Por qué es importante en una planta industrial? Y sobre todo, para enseñarte un método para optimizar el proceso de ingreso de personal, visitas o proveedores externos a una planta  a través de un software para control de accesos.

¿Qué es el control de accesos?

El control de accesos es un conjunto de medidas y sistemas diseñados para gestionar y regular el ingreso a determinadas áreas.  

El objetivo del control de accesos es garantizar la seguridad, proteger activos y recursos, y mantener un registro detallado de las actividades de entrada y salida. Esto se logra a través de herramientas como credenciales de usuario, lectores de tarjetas de acceso, huellas dactilares, códigos QR o software especializado. 

Sin embargo, el control de accesos va más allá de la autorización de entrada. Un análisis exhaustivo de control de accesos, debe evaluar las medidas de seguridad, el estatus de proveedores externos respecto a la vigencia de sus contratos y garantizar que los protocolos de acceso cumplan los estándares de seguridad establecidos.

¿Para qué sirve el control de accesos?

El control de accesos sirve para gestionar y regular la entrada a determinadas áreas o recursos dentro de una organización o espacio físico. Sin embargo, es útil para otros propósitos como:

• Seguridad: asegura que solo las personas autorizadas accedan a áreas específicas, disminuyendo el riesgo de intrusiones no deseadas y riesgo de accidentes.
  
  

• Registro y auditoría: permite la creación de registros detallados de las actividades de acceso, lo que es fundamental para auditorías internas, investigaciones de seguridad o el cumplimiento de regulaciones y normas.
  
  

• Gestión eficiente: optimiza la gestión de entradas y salidas de personas o vehículos, mejorando el flujo de trabajo y garantizando que cada persona acceda solo a las zonas pertinentes a sus responsabilidades.
  
  

• Cumplimiento normativo: el control de accesos ayuda a cumplir con normativas y estándares de seguridad establecidos por la industria o por autoridades gubernamentales.
  
  

• Prevención de riesgos: en entornos industriales, el control de accesos ayuda a prevenir riesgos laborales al limitar el acceso a áreas peligrosas solo a personas debidamente capacitadas y autorizadas.

¿Cómo optimizar el control de accesos en una planta industrial?

Actualmente la mayoría de las empresas con plantas industriales o manufactureras tienen una mala gestión en su control de accesos de personal, contratistas o proveedores externos, lo que deriva en problemas como:

• Tiempos de espera demasiado extensos para ingresar.

• Falta de control en la gestión de documentación como SUA, Seguro Social o vigencia de permisos.

• Comunicación deficiente con contratistas o proveedores externos.

• No tener certeza de quién está dentro de las instalaciones.

Afortunadamente es posible optimizar el control de accesos en una planta industrial a través de una precaptura, la cual podrá ser llenada previamente por un contratista de acuerdo a los requerimientos que solicite la empresa.

Por ejemplo, imaginemos que una empresa necesita darle mantenimiento a uno de sus silos, lo cual requiere trabajar desde las alturas. Por ello, la empresa envía un formato de precaptura digital al contratista, la cual contiene los siguientes campos a llenar por cada técnico que ingresará a la planta: 

• Nombre completo.

• Fotografía de identificación oficial.

• Número de Seguridad Social.

• Certificado vigente de "Curso de Trabajo en las Alturas".

• SUA.

• Hora y fecha de ingreso - salida.

Una vez completos los formatos de precaptura, el contratista los envía a la empresa y estos datos pasan por una serie de validaciones dependiendo del flujo de autorización configurado por la empresa. Después de superar todas las validaciones, la empresa devuelve un pase de entrada o pase de ingreso con un código QR que será escaneado en la caseta de entrada cuando ingresen los técnicos a la planta. 

Antes se tenía que revisar persona por persona y esto no es rápido ni eficiente. A través de una precaptura la empresa únicamente valida que todo esté en orden y la tarea en el punto de entrada se convierte en inspección, obteniendo un proceso de ingreso más ágil y rápido.

Formulario digital para registro de entradas y salidas en instalaciones industriales

Un formulario digital para registro de entradas y salidas en una planta industrial es una herramienta para optimizar el proceso de acceso de proveedores externos, personal, contratistas o vigilantes, porque permite realizar un registro de acceso más ágil, controlado y con recolección de información fidedigna. 

Si deseas optimizar el control de accesos en una planta industrial, manufacturera, construcción o caseta de seguridad, existen plataformas de control de accesos como Linkaform, que te permiten llevar un control 360° en la caseta de seguridad, gestionando lo siguiente:

• Préstamo de equipo como llaves, radios, motocicletas o equipos de seguridad.

• Artículos perdidos.

• Entrega de gafete.

• Lockers de seguridad.

• Bitácoras de incidentes.

• Rondines.

• Reportes de fallas.

Ejemplo de bitácora de control de accesos

Llevar una bitácora de control de entradas y salidas para el registro de acceso de personal, proveedores externos o contratistas, es crucial. Sea para una empresa, planta industrial o manufacturera, oficinas o un edificio. Puedes llevar este control en un libro de bitácora de accesos, Excel o por medio de un software especializado para control de accesos. Sin embargo, ¿cuál es la mejor manera de hacerlo? 

En Linkaform creemos que llevar el registro de control de accesos en Excel o en papel es una opción económica. Sin embargo, la relación de costo - beneficio a largo plazo puede verse afectada, debido a que es más difícil la manipulación de la información en papel y no puedes recolectar información fidedigna ni precisa como hora exacta, ubicación en GPS, fotografía o video. 

Nosotros recomendamos que tomes en cuenta el uso de un software de control de accesos, en el que fácilmente podrás capturar las entradas o salidas, que después podrás descargar una bitácora de control de accesos en PDF. 

Si deseas optimizar el control de accesos en una planta industrial, contáctanos ahora para obtener más información o solicitar una demostración de nuestra solución.