Control de visitas: Guía para la gestión de visitantes exitosa

Los lugares de trabajo como empresas, edificios, construcciones o fábricas, reciben diariamente cientos de visitantes en sus diferentes puntos de acceso. Estos pueden ser clientes, proveedores, contratistas o personas que acuden a reuniones y que generalmente se registran a través de un libro de registro de visitas.

Sin embargo, estas organizaciones sufren de ineficiencia y riesgos en el control de visitas; pues el método en papel es propenso a errores humanos, extravío o datos accesibles a personas no autorizadas lo cual compromete la seguridad y privacidad.

Es por eso que en este artículo, conoceremos una alternativa al libro de registro de visitas, que te enseñará a cómo automatizar el registro y control de visitas para tener una gestión de visitantes exitosa, segura y eficiente.

Primero conoceremos ¿qué es el control de visitas? ¿Cuáles son las desventajas de utilizar un libro de registro de visitas y cómo afecta a las empresas que reciben múltiples visitantes cada día? Finalmente, abordaremos como una solución digital puede automatizar tu proceso de control de visitas.

¿Qué es el control de visitas?

El control de visitas, es el proceso mediante el cual una organización gestiona y supervisa la entrada, permanencia y salida de visitantes en sus instalaciones. Este control abarca desde la identificación y el registro de las personas que acceden a la empresa, hasta la monitorización de sus movimientos y la autorización de sus actividades dentro del lugar.

El control de visitas en papel, el método tradicional

El enfoque tradicional de registro y control de visitas en papel ha sido una práctica común en muchas empresas durante décadas. Este método implica el uso de un libro físico donde se registran manualmente los datos de cada visitante que ingresa a las instalaciones. Sin embargo, a pesar de ser accesible para muchas empresas, suele ser ineficiente cuando se trata de la gestión de decenas o cientos de visitas al día.

A continuación, conoceremos más de las ventajas y desventajas de un libro de registro de visitas y cómo puede aportar valor o impactar negativamente al control de visitas de una empresa.

Ventajas del libro de registro de visitas

• Simplicidad: el proceso es sencillo e intuitivo para cualquier persona, sin necesidad de capacitación técnica.
  
  

• Costo accesible: la implementación del sistema de registro en papel es económica, ya que solo se requiere un libro de registro y un espacio en la recepción.
  
  

• Accesibilidad: no se necesita tecnología avanzada ni electricidad para mantener el libro de registro, lo que lo hace accesible en cualquier entorno.

Desventajas del libro de registro de visitas

• Errores humanos: la escritura manual es propensa a errores y omisiones, lo que puede llevar a datos incompletos o incorrectos.
  
  

• Legibilidad: la legibilidad de la escritura puede variar, dificultando la interpretación de los datos registrados.
  
  

• Seguridad y privacidad: los libros de registro pueden ser accesibles a cualquier persona, comprometiendo la privacidad de los visitantes y la seguridad de la información.
  
  

• Eficiencia: el proceso manual es lento, tanto para el registro de datos como para la búsqueda de información específica posteriormente.
  
  

• Gestión de datos: la recopilación, almacenamiento y análisis de los datos es laboriosa y no permite una fácil generación de informes o auditorías.
  
  

• Imposibilidad de integración: los registros en papel no pueden integrarse con otros sistemas de seguridad o de gestión empresarial, limitando la coordinación y el análisis de datos.

Haciendo un análisis entre las ventajas y desventajas de un libro de registro de visitas, podemos concluir que aunque es un método simple y de bajo costo, presenta muchas carencias en términos de seguridad, gestión de datos y eficiencia. Lo recomendable es la transición a soluciones digitales como por ejemplo, un sistema de registro y control de visitas que ofrece más seguridad, eficiencia y capacidad de análisis de datos, garantizando un control de visitas más efectivo y moderno.

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Retos que enfrentan las empresas que realizan el control de visitas en papel 

Como puedes ver, realizar el control de visitas en papel presenta diversas desventajas que a su vez, generan una serie de retos que terminan afectando la productividad y seguridad de las empresas que todavía utilizan un libro para la gestión de sus visitas.

• Pérdidas de valiosas horas - persona todos los días: el registro de visitas en papel implica que cada visitante registre sus datos en un libro, lo cual genera un tiempo de espera. Este tiempo de espera, a su vez, crea una larga fila de espera que hace perder las horas de trabajo efectivas de cada visitante y que conlleva pérdidas económicas.
  
  

• Largas filas de espera en el punto de acceso: al ser cientos de visitantes los que ingresan en un mismo horario, se crean largas filas de espera haciendo que el proceso de registro de visitas en papel sea lento y colapse.
  
  

• Datos imprecisos en el libro de registro de visitas: el registro y control de visitas en papel es propenso a errores humanos como datos mal escritos o incompletos, o información difícil de leer.
  
  

• Acceso de personas no autorizadas: los libros de registro de visitas pueden ser fácilmente manipulados para que personas no autorizadas ingresen a las instalaciones de una empresa, comprometiendo la seguridad e integridad.
  
  

• Difícil consulta de historial de entradas y salidas o bitácoras de incidencias: buscar información específica en un libro de registro puede ser extremadamente lento. Si se necesita encontrar un registro en particular, puede requerir pasar página por página, lo que consume mucho tiempo.
  
  

• Incumplimiento de prácticas de seguridad o normativa: recibir personal como técnicos o contratistas que necesitan validar permisos para poder operar, se convierte en todo un reto cuando el proceso de control de visitas es manual, pues además del extenso tiempo de revisión de cada documento en el punto de acceso, muchas veces el visitante olvida sus papeles, los presenta expirados o incluso, los pierde. Para evitar perder horas - persona, los técnicos terminan ingresando, incumpliendo las normas de seguridad.

Como puedes ver, el registro y control de visitas en papel es un método obsoleto que no se adapta a las demandas modernas de eficiencia, seguridad y análisis de datos de las organizaciones. Sin embargo, existen soluciones como la que conoceremos a continuación.

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Software para control de visitas

Si estás en búsqueda de optimizar el control de visitas en tu empresa, una opción en el mercado es Linkaform, un software de gestión de visitas altamente configurable que te ayudará a automatizar el proceso de registro y control de visitas.

Beneficios de utilizar un software para control de visitas como Linkaform

• Automatización y mayor eficiencia en el proceso de gestión de visitas.

• Incremento en la seguridad de las instalaciones.

• Gestión de la ocupación en las áreas de trabajo.

• Generación de fichas de acceso con código QR.

• Validación, verificación y control sobre documentos o certificados.

• Historial de visitantes y bitácoras de incidencias con información exacta.

¿Cómo funciona el software de gestión de visitas Linkaform?

El software de gestión de visitas Linkaform, abarca los diferentes escenarios de control de accesos de personal en las empresas. A continuación, describimos cada uno de ellos: 

Control de visitas programadas para empresas

Desde el software de gestión de visitas Linkaform, el personal de la empresa envía un enlace al futuro visitante para que realice un pre-registro por medio de un formulario digital, el cual podrá llenar desde cualquier dispositivo conectado a internet. 

Después que el futuro visitante complete su información en el formulario; la empresa recibirá la solicitud la cual tendrá que verificar o rechazar. Si esta es verificada, el visitante recibirá un pase de de acceso con código QR para escanear a su llegada. Después de escaneado, el registro estará completo.

Control de acceso para contratistas

Linkaform cuenta con un módulo diseñado para realizar un proceso más ágil en el control de  acceso para contratistas y su personal, que funciona de la siguiente manera:

1. El contratista empieza su proceso de alta en la empresa enviando sus documentos a través de un formulario digital.
   
   

2. Cuando la empresa valide al contratista, este podrá empezar el alta de sus empleados, enviado los documentos o certificados de cada empleado como son el SUA, identificación oficial, IMSS, etc.
   
   

3. La empresa recibe notificaciones de las altas de cada empleado, las cuales verifica y autoriza.
   
   

4. Al ser autorizadas las altas, se crea un pase de acceso con código QR y se asigna un perfil al empleado (mantenimiento, construcción, técnico especialista, etc.)
   
   

5. De manera automatizada, Linkaform solicita los documentos y/o certificados requeridos para operar, de acuerdo al perfil de cada empleado.
   
   

6. El contratista realiza la carga de certificados por empleado y la empresa valida su vigencia y autorización.
   
   

7. Una vez validados los certificados, el trabajador estará listo para acceder a las instalaciones con su pase de acceso con código QR.

De esta manera, a través de un software para control de visitas como Linkaform, garantizas la gestión efectiva de acceso para el contratista y sus trabajadores, manteniendo el control de sus documentos generales y certificados, y asegurando un acceso ágil y seguro a las instalaciones de tu empresa.

Control de visitas en empresas

El módulo de control de visitas para empresas, se enfoca en las visitas recibidas al instante como personas que asisten a reuniones, clientes que asisten esporádicamente o entrevistas de trabajo. Linkaform registra el acceso y salida de cada una de estas visitas a través de un formulario digital que puede ser contestado en un smartphone, tablet o computadora en la caseta de entrada o recepción, garantizando el correcto llenado de información.

¿Qué necesitas para comenzar a utilizar un software para control de visitas?

Linkaform es un software de control de visitas que puede ser utilizado en casi cualquier sistema operativo. En computadoras funciona en Windows o macOS, y en smartphones o tablets es compatible con Android o iOS. 

En computadoras basta con iniciar sesión desde el explorador de internet, por lo que no es necesario la instalación de un software, pues funciona en la nube. En un smartphone se descarga la App desde las tiendas oficiales como Google Play o App Store - Apple. 

Conclusión

Como mencionamos anteriormente, el uso del libro de registro para el control de visitas es un método accesible para muchas empresas y fácil de usar. Sin embargo, debido a las diferentes demandas en los lugares de trabajo como empresas, edificios, construcciones, fábricas industriales o manufactureras, es necesaria la transición hacia soluciones digitales como un software de control de visitas que garantice el proceso ágil y seguro para el control de accesos y visitas. 

Si deseas obtener más información acerca de nuestro software para control de visitas, solicita más información o agenda una demostración en vivo con uno de nuestros asesores quien podrá brindarte más detalles acerca del costo.