Distinguete de tu competencia convirtiendo tu empresa en un lugar paperless

Ser paperless es una excelente elección  para las empresas ya que,  además de  las obvias razones ecológicas, les permite integrarse a las nuevas tendencias de digitalización y vanguardia tecnológica.

Si bien estamos conscientes de que hay documen
tos que es importante tener en físico, la gran mayoría no necesita estar impresos.

En este artículo te compartimos nuestros consejos para volver tu oficina un lugar paperless para que puedas integrarte a esta nueva tendencia.

Beneficios de ser una empresa paperless

Ser una empresa paperless te brindará numerosos beneficios, entre ellos:

• Fácil acceso a la información dentro de la organización ya que estará en la nube disponible para todo aquel que la necesite sin importar a qué departamento o sucursal pertenece.
  
  
• Ahorros en gasolina para el traslado de la información, ya que los datos recabados se comparten de forma automática al utilizar un sistema de manejo de la información.
  
  
• Reducción de costos en almacenamiento del papel, menos gasto de hojas, etc.
  
  
• Podrás prescindir del gasto que representa el salario de un capturista y destinar ese tiempo a actividades más redituables.
  
  
• Tu oficina estará mejor organizada administrativamente al contar con información fiable en la misma base de datos compartida.
  
  
• Los ajustes de posibles cambios en la información y reportes podrán hacerse más fácil al contar con los datos en formato digital.
  
  
• Mayor seguridad de la información al estar en una base de datos en la nube.
  
  
• Productividad al aprovechar tiempos y salarios de capturistas en otras actividades más redituables.
  
  
• Cuidar el medio ambiente y ser ecológico, ayudando a la conservación de los elementos naturales no renovables.
  
  

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¿Cómo convertir tu oficina en un lugar paperless?

A continuación te compartimos nuestros consejos para volverte paperless:

1. Digitaliza tus documentos por seguridad y ecología

Una costumbre muy arraigada en las organizaciones es la de imprimir varias copias de los reportes diarios, semanales y mensuales para entregarlos a las distintas personas encargadas de analizar la información y tomar decisiones.

Esto no es realmente necesario, ya que estos documentos pueden fácilmente convertirse si se tienen en formato PDF en una base de datos común para que todos en la empresa pueden tener acceso rápidamente cuando los necesiten.

Además es mucho más seguro ya que podrás tener a tu alcance información histórica en el momento que decidas consultarlo sin perder tiempo en buscar documentos que se vuelven ilegibles o de difícil acceso.

2. Almacena tu información en la nube para ahorrar espacio y papel en archiveros

Al tener tus documentos y reportes en la nube, podrás acceder a ellos desde cualquier dispositivo digital fácilmente. Además de que podrás prescindir de esos molestos archiveros en los que actualmente guardas tus documentos impresos.  ¿Te imaginas tener más espacio en tu lugar de trabajo? ¿O ahorrar dinero en rentas de bodegas?

Antes de deshacerte de documentos, es importante que los respaldes y digitalices para empezar con el pie derecho esta nueva etapa digital en tu organización. Te compartimos algunos:

• Ricoh Document Management System
• DOCS Open
• Docushare
• AutoEDMS
• Content Central
• Hitachi Enterprise
• Domino.doc
• Panagon
• MatrixDMS

3. Deja de utilizar libretas para hacer apuntes de tus pendientes

Una costumbre muy arraigada  en el oficinista es la de anotar sus pendientes y hacer sus notas del día a día en una libreta. Esto puede ser sustituido perfectamente por un archivo de excel o un documento de bloc de notas, los cuales son más seguros ya que si llegas a perder tu cuaderno extraviaras todos tus apuntes sin posibilidad de recuperarlos.

Hoy en día todos contamos con una laptop, tablet, smartphone, por lo que podrás acceder a tus notas en cualquier junta o si andas fuera de tu oficina, por lo que no hay excusa.

4. Modifica los hábitos de impresión de tus trabajadores

Cambia las cosas en tu oficina y transmite a tus colaboradores una nueva cultura de impresión, en la que únicamente impriman documentos cuando realmente lo necesiten y no sólo para archivarlos o con cumplir un requisito.

Utilizar un programa de administración de impresiones puede redirigir las impresiones hacia las impresoras más eficientes y así poder disminuir los costos de cada impresión en algunas fracciones de centavo por cada hoja.

Otra forma de ahorrar papel es configurando tu impresora en modo “dúplex” para que utilice ambas caras del papel para imprimir, eso te ayudará a ahorrar el 50% de las hojas que utilizarías normalmente.

Con el paso del tiempo verás grandes ahorros de espacio y una mayor eficiencia en tus procesos una vez que hayas incorporado al 100% esta práctica, al mismo tiempo que cuidas la ecología del planeta.

Esperamos que este artículo te sea de utilidad para que puedas orientas a tu empresa hacia una nueva forma de trabajar más ecológica y acorde con la tecnología actual, mientras gozas de todos los beneficios que dicha modernización puede brindarle a tu organización.