El reto de liderar colaboradores a distancia

Una tendencia actual es tener colaboradores a distancia, o también conocido como el trabajador virtual. Esto se debe a diversas razones que van desde el hecho de querer agregar al paquete de beneficios el poder trabajar uno o más días a la semana desde casa hasta la imposibilidad de tener contacto físico con el resto del equipo porque se trabaja en diversos puntos geográficos. También esta la naturaleza del trabajo. Hay servicios que requieren prestarse fuera de la oficina en las instalaciones del cliente y por lo complicado de las rutas y el tráfico el equipo completo no se reúne con su líder diariamente.

Ser líder de un equipo que tiene la oportunidad de verse cotidianamente es en sí un reto, ¿puedes imaginar el reto que representa trabajar con un equipo que se reúne solo una vez al mes o quizá no más de 4 veces al año?

Te quiero compartir algunos tips que pueden servir de base para llevar a un equipo virtual a colaborar de manera óptima con altos niveles de productividad.

Establecer mecanismos eficientes de comunicación.

La comunicación es esencial para llevar una buena relación entre las personas. La ausencia de foros informales de comunicación como la sala del café o el pasillo de la oficina hacen que sea aún más importante crear foros formales de comunicación en un equipo virtual. Los foros formales pueden variar e incluso combinarse según el tipo y condiciones de trabajo. Por ejemplo para un equipo local donde el trabajo es en campo el foro puede consistir en una junta presencial cada semana para revisar avances y definir el plan de la semana siguiente. En equipos de gerentes que se encuentran en distintas ciudades el foro puede ser una conferencia por Skype, Google Hangouts, Webex, etc. Lo importante es que exista un momento y espacio (aunque sea virtual) para tener una reunión en equipo donde todos puedan participar.

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Definir objetivos claros

Parece cliché pero tener objetivos claros hace que el equipo trabaje de manera integrada. La clave es que los objetivos deben ser individuales y grupales. El trabajar con un objetivo en común ayuda además de tener una dirección a saciar la necesidad humana de servir a una causa social y no solo individual.

Formar una cultura basada en la confianza

Es imposible, totalmente imposible, querer trabajar a distancia con un látigo en mano. Literalmente se encuentra fuera de la posibilidad física agitar el látigo para controlar un comportamiento. Si la cultura de la empresa es de desconfianza entonces inevitablemente existirá un resentimiento que puede traicionar la intención del líder de controlar. Querer crear mecanismos de control basados en desconfianza es como querer tapar un chorro de agua con las manos, el agua sin dudas encontrará el recoveco por el cual colarse. ¿Cómo crear una cultura de confianza? ¡La respuesta corta es contratar el líder adecuado! Ser un líder que apoya en vez de regirse solo por la autoridad, establecer controles que no sean invasivos pero que generen rendición de cuentas y evitar monitorear excesivamente ayudan a generar una cultura productiva y pro-activa basada en confianza.

Fortalece la relación entre los integrantes del equipo

Busca maneras para fortalecer la integración de los miembros del equipo. La única limitante es la imaginación. Desde reuniones en persona de manera regular, algún convivio, apoyo entre colegas en algún proyecto o iniciativa, coaching lateral, en fin, hay muchas maneras de crear lazos entre los integrantes.

Provee a los integrantes las herramientas adecuadas para hacer su trabajo

A distancia las herramientas más obvias son internet y equipo de cómputo adecuado. Ahora en el mundo móvil un smartphone permite tener la computadora a la mano para trabajar, comunicarse, visualizar tareas o incluso resultados.

Cerciórate que los integrantes cuenten con la capacitación adecuada

Cada representante es un embajador del equipo y de la empresa. Si no está capacitado para hacer su trabajo se pone en riesgo el desempeño del equipo completo. La capacitación es crucial para cualquier persona pero se vuelve todavía más crítica para quienes trabajan lejos de otros colaboradores que puedan prestarse para apoyar.

Implementa un sistema de colaboración y comunidad

Utiliza sistemas de colaboración o administración de proyectos. Google apps, Slack, Agreedo, entre muchas herramientas permiten espacios virtuales para colaborar a distancia.

Haz visible los resultados y logros del equipo a todos los integrantes

De ser posible no esperes al final del mes para compartir los resultados. Existen herramientas para que todos puedan ver al día cómo van según el trabajo que desempeñen. Por ejemplo Salesforce, el CRM para administración de prospectos tiene indicadores de desempeño individual o grupal. Saber que te encuentras como equipo en primer lugar de ventas o incluso dentro del equipo en segundo lugar de ventas favorece la competencia y motiva el ir tras los objetivos.

Contrata al perfil adecuado para trabajo a distancia

No todas las personas están hechas para trabajar a distancia. Hay personas que quieren interactuar socialmente o bien que requieren instrucciones precisas que se verán en dificultades si se encuentran lejos de un coach o supervisor. Trabajar a distancia incluso puede llevar a tener un sentimiento de aislamiento aún y cuando se desarrollen mecanismos para colaborar en personas que están necesitadas de interactuar personalmente con otros. El lobo solitario tampoco es el perfil adecuado ya que aunque parezca paradójico el trabajo en equipo a distancia requiere de establecer lazos y de colaborar con los otros integrantes. Un perfil emprendedor es quizá el que mejor puede apegarse este tipo de trabajos ya que por lo general los emprendedores son auto-motivadores, encuentran soluciones y tienen la capacidad de interactuar con otros.

Sé innovador

Finalmente, sé innovador. El perfil de tus colaboradores requiere sentirse parte de un equipo innovador. La tecnología cambia cotidianamente y hace que las barreras de trabajar a distancia se disuelvan. Busca e implementa herramientas que faciliten la comunicación, colaboración y que vuelvan más productivo el trabajo de los integrantes. Esto también ayuda a la moral del equipo y por ende a los resultados que se pueden alcanzar.

Espero esta información te sea de utilidad. Te comparto algunos links donde puedes explorar más sobre el tema:

10 Tips Managing Virtual Teams |Managing Virtual Teams | 21 Essential Strategies for Managing Virtual Teams

Hasta la próxima.