El Siguiente Gran Reto Para las Empresas es Digitalizar su Operación

El intercambio de documentos e información es vital para la operación de una organización. En base a este intercambio gira la operación de la misma. Al tener la necesidad de trabajar remotamente o en ambientes distribuidos, la parte de la recopilación de información se vuelve crítica de la operación del negocio. El simple hecho de llenar un formato tradicional a mano y necesitar entregarlo a alguien para que algo suceda, se autorice o proceda, se vuelve un reto. Por ejemplo, una autorización de vacaciones, una solicitud de materiales, un checklist de operación, una bitácora de uso. 

Si bien en casi todas las empresas ya se tiene sistematizada la administración, como es la  facturación, inventarios, cuentas por pagar, bancos etc. Aún falta sistematizar gran parte de la operación que aún se hace de manera tradicional. Muchas veces en hojas de cálculo que viene en la computadora de alguien o aun siguen en papel.

Esta parte de la operación la cual está llena de checklist, formularios, autorizaciones, bitácoras, inspecciones, órdenes de trabajo, ordenes  de servicio entre otros; es el nuevo reto de las empresas. Como quien dice, el reto es digitalizar la operación y es precisamente para lo que LinkaForm nació.

Si bien la parte de administración se ha estandarizado mucho a través de los años, la operación de cada empresa es muy distinta y MUY dinámica. La operación diaria de un negocio  está llena de nuevas necesidades, nuevas formas de hacer las cosas, iteración tras iteración intentando cada vez hacer el negocio mas eficiente, mas productivo, mas administrable, hasta mas divertido. Es por ello que estas necesidades cambian cada cierto tiempo e inclusive cambiando cada nuevo cliente. 

Por lo mismo, digitalizar esta parte de la operación es un gran reto, porque NO es una tarea que se realiza una sola vez, es algo que está en continuo movimiento, en continuo cambio y esto es parte del reto.

Una de las opciones es, diseñar sistemas a la medida para lograr digitalizar esta parte de la operación, pero como ya lo hemos platicado, esto se vuelve una tarea infinita ya que la operación siempre está en cambio. Para ello, se ocupan muchas horas hombre y una cantidad interesante de dinero. Esto sin considerar la parte de la seguridad de la información, la disponibilidad de los sistemas, la administración de los equipos, los avances tecnológicos los cuales hacen obsoletas estos desarrollos, entre otros retos. Por lo que la opción de realizar dichos desarrollos, queda reservado solo para algunas grandes empresas.

Otra opción es montar tu negocio sobre una plataforma o varias plataformas que te permitan ir digitalizando tu operación. Más fondo se platica sobre esto en el articulo Apps Que Resuelven Una Necesidad vs Servicio Todo-En-Uno. En este artículo nos enfocaremos en discutir las características con las que debe de contar un sistema para digitalizar tu operación.

Como ya lo platicamos de los retos más grandes de esta tarea es su dinamismo. Es por ello que la flexibilidad y sencillez que tenga la plataforma es primordial para ello. El poder hacer uno mismo cambios en los formatos de captura, flujos de información, reglas de campo, ajustes a reportes, visualización de información entre otros cambios de manera rápida, fácil y sencilla, sin perder el poder de la funcionalidad, es una de las principales virtudes que dicho sistema deberá de tener. 

La interoperabilidad de la plataforma es otro punto muy importante. Que esta pueda funcionar en distintos sistemas operativos (Windows, Mac, Linux, Android, iOS) así como que tenga la opción de conectarse ya sea nativamente o contar con la opción de conectarse con otros sistemas periféricos.

La usabilidad y estabilidad de la plataforma, que sea lo suficientemente sencillo operar la plataforma, que cualquier empleado de mi empresa sin mucha capacitación lo pueda llegar a utilizar y que siempre esté disponible. 

La documentación, que tan bien está documentada la plataforma para su uso. Cuanto me va a llevar abordar a que la empresa adaptar la herramienta y si llego a tener rotación de personal cuál será su curva de adopción.

El soporte tecnológico y atención al cliente sin ser parte directa del sistema juegan un gran papel en la adopción de un sistema, ya que esta pieza clave será la que nos ayudará librar cualquier piedra en el camino, con el fin de lograr una excelente implementación y rápida adopción del sistema dentro de la empresa.

La seguridad de la información, que tan segura está mi información y que debo de esperar en caso de desastre. Es importantísimo saber que se cuenta con un equipo capaz para resguardar nuestra información y saber que esta va a estar segura ya que la operación de nuestra empresa estará depositada en este sistema.

Estos son tan solo algunos de los retos y características que debemos tener en mente para abordar el reto de digitalizar nuestra operación. Puede sonar grande el reto, lo podemos dejar para mañana, pero como toda tarea, lo más importante es dar el primer paso. 

Bien dice el dicho, “Adaptarse o Morir”, en mi opinión personal, digitalizar la operación  de las empresas es parte de una adaptación que hoy en día,  más que necesaria, es requerida!!!