Flujos de trabajo en un empresa de control de plagas

Es común que en una empresa de control de plagas la información y actividades pendientes que fluyen de un departamento a otro se pierdan o distorsione debido a la falta de una coordinación automatizada.

Para evitar estas situaciones, lo más adecuado es contar con un sistema de flujos de trabajo claros y estandarizados.

¿Qué es un flujo de trabajo?

Usualmente los hallazgos de un servicio de control de plagas son documentados en papel por el equipo técnico. Y posteriormente se realiza una llamada o se envía un correo electrónico solicitando la ejecución de las acciones correctivas correspondientes.

Desafortunadamente estas acciones no suelen ser gestionadas correctamente al no existir un proceso automatizado y quedan en el olvido, dando una mala imagen de nuestra empresa a los clientes.

Los flujos de trabajo son una excelente herramienta para implementar una administración de tareas más eficiente en una empresa de control de plagas y su posterior seguimiento de la siguiente manera:

• Se crea un formulario pre-llenado y se asignará a un responsable que será el encargado de hacer la visita de servicio.

• Se le notificará instantáneamente al delegado vía email de esta nueva tarea.

• El encargado podrá darle seguimiento a su cumplimiento, visualizando los pendientes, lo que se ha completado y a cargo de quiénes están.

[ Descarga nuestro e-book de Linkaform en una empresa de Plagas ]

Beneficios de los flujos de trabajo

Algunos de los beneficios que tu empresa obtendrá de la implementación de flujos de trabajo automatizados con Linkaform son:

• Cuando capturas la información después de cada servicio de fumigación residencial o empresarial con la app de Linkaform, los datos se consolidan en la nube para que puedas compartirlos con todo tu equipo en tiempo real.  
  
  
• Esto permite que factures al momento para que tus clientes no tengan problema al programar tus pagos.
  
  
• Mejor coordinación de las actividades y servicios que se tienen programados para cada día.
  
  
• Se podrá informar al cliente a detalle de lo que se hizo y los hallazgos encontrados.
  
  
• Importantes ahorros en gastos como gasolina, tiempos de traslado y llamadas de oficina.
  
  
• El personal en campo puede enviar de forma automática las órdenes de trabajo desde sus dispositivos móviles.
  
  
• Envío de correos electrónicos a los clientes desde la aplicación, haciendo todo mucho más sencillo y rápido.
  
  
• Notificaciones en tiempo real cuando un servicio ha sido completado.
  
  
• Generación de alertas en caso de que algún valor esté fuera de rango (por ejemplo presencia de plagas).
  
  
• Configuración automática del envío de la encuesta de satisfacción a clientes después de que el técnico realiza el servicio.
  
  
• Evaluación del desempeño de los técnicos con base a la calificación otorgada por los clientes y otros aspectos.

Conoce en nuestro webinar cómo opera Linkaform en una empresa de Control de Plagas

¿Qué puedo hacer con los flujos de trabajo?

Algunas de las cosas que puedes hacer gracias a los flujos de trabajo son:

1. Generación automática de nuevos formularios a partir de la información recabada

A partir de los datos recabados mediante los formularios digitales inteligentes, se facilita la toma de decisiones en base a la información obtenida y se crean nuevos formularios para cumplir con las necesidades emergentes y obtener más datos.

2. Acciones correctivas

A partir de la información obtenida en los formularios y las decisiones que se toman, se puede determinar las acciones correctivas necesarias para solucionar las desviaciones y dar seguimiento hasta su cumplimiento.

Linkaform te permite crear un plan de acción utilizando  formularios pre-llenados en los que se asignen las acciones a una sola persona encargada de llevarlas a cabo.

3. Programación de alertas generadas en base a las respuestas de las formas inteligentes

Con Linkaform puedes configurar alertas de acuerdo a las respuestas obtenidas en tus formularios. Esto te permite establecer prioridades en tus recursos humanos para un máximo aprovechamiento.

4. Notificaciones  de tareas pendientes, pagos, visitas de servicio, etc.

Las notificaciones  de nuestra aplicación te permiten una comunicación más directa y cercana con tu equipo de trabajo. Puedes utilizarlas para notificar a tus colaboradores  de los deberes asignados y pueden ser relacionadas con tus formas de servicios de fumigación, de tareas, etc.

5. Asigna puntajes a las respuestas de tus formularios

Genera preguntas con valores asignados a cada posible respuesta para calificar ciertos resultados con un número o porcentaje. Esta función es muy útil en la realización de encuestas de satisfacción, auditorías o inspecciones de calidad. Además puedes programar la app para recibir en tu correo electrónico la plantilla en PDF.

[ Descarga nuestro e-book de Preguntas Frecuentes Linkaform ]

Cómo nuestros clientes de servicios de control de plagas utilizan los flujos de trabajo de forma exitosa

A continuación te compartimos la experiencia de uno de nuestros clientes utilizando los flujos de trabajo automatizados Linkaform.

Los retos de nuestro cliente:

• Supervisar correctamente a más de 70 técnicos a lo largo del país para asegurarse del correcto cumplimiento de los estándares de calidad establecidos por la empresa.

• Recabar y analizar los resultados e información obtenidos después de sus visitas de calidad, ya al registrarlos en papel era muy difícil obtener estadísticas de las mismas.

La solución Linkaform:

• Se implementó una serie de formatos para auditorias de calidad en su cuenta.

• Se automatizó su cuenta para que cualquier valor fuera de lo normal en las auditorías genere un plan de acciones correctivas inmediatamente.

• El plan de acción se asigna automáticamente al responsable de ejecutar dichas acciones correctivas.
  

Haz click si deseas conocer más sobre la experiencia de nuestro cliente que provee servicios de control de plagas.

Esperamos que este artículo sea de utilidad para que consideres correctamente todos los beneficios y usos de la implementación de los flujos de trabajo automatizados, un software para control de plagas como Linkaform puede serte muy útil para implementarlos en tu negocio.