5 funciones que no pueden faltar en un software para gestión de promotores

Si eres la persona encargada de gestionar equipos de promotores en diferentes tiendas, sabrás lo difícil que puede ser supervisarlos correctamente a todos. El día a día se convierte en decenas de mensajes en WhatsApp, llamadas constantes para confirmar asistencias, dudas sobre si los promotores realmente están en el punto de venta o si se cumplió con el plan de exhibición… Todo esto consume tiempo, genera errores y hace ineficiente el trabajo del supervisor.

Por eso, cada vez más empresas o agencias están digitalizando la gestión de promotores con herramientas diseñadas específicamente para este tipo de operación. Pero, ¿qué debe tener un buen software para gestión de promotores?

Funciones clave del software para gestión de promotores

A continuación te compartimos 5 funciones clave que no pueden faltar si estás en búsqueda de optimizar tu operación en el punto de venta.

Ubicación de los promotores mediante GPS

Una de las funciones más básicas - pero más importantes - es saber con certeza si un promotor se encuentra en la tienda asignada, y a qué hora llegó y se fue. 

Un buen software para gestión de promotores debe permitir hacer check-in y check-out con GPS, registrando su ubicación con tiempo real. 

De esta manera evitas reportes falsos, te aseguras que los tiempos se cumplan y conocerás con certeza cada paso de tus promotores de venta en campo.

Para registrar la ubicación de tus promotores mediante GPS hazlo con la App para gestión de promotores de Linkaform que registra la ubicación geolocalizada cada vez que realizan un check-in o check-out de visita de tienda. 

Incluso, en Linkaform cada registro te brinda otros detalles importantes del registro realizado (puede ser el check-in, check-out, visita a tienda, etc.) como la zona horaria, fecha de inicio de captura, fecha fin de captura, duración de la captura, entre otros. 

Para un análisis más visual de los registros realizados por sus promotores, utiliza la función “Vista en mapa” de Linkaform la cual te permite ver en la vista de un mapa cada registro realizado por los promotores; siendo muy útil a la hora de identificar la geolocalización de la información recopilada a través de los diferentes promotores en campo.

Listas de verificación y reportes fotográficos

¿Se montó correctamente el exhibidor? ¿Están todos los productos disponibles en el anaquel? ¿Se activó la promoción de acuerdo a lo planeado? Todo esto se puede validar fácilmente con checklist digitales y evidencias fotográficas que el promotor capture a través de una App desde su teléfono móvil.

Así, los supervisores pueden revisar en tiempo real cómo se están realizando las actividades, sin la necesidad de estar físicamente en cada punto de venta.

La siguiente es una captura de pantalla del módulo de “Registros” de la plataforma Linkaform en donde se concentran las evidencias fotográficas de cada visita a tienda por parte de todos los promotores en campo que conforman un equipo.

De hecho, puedes observar que se filtraron los registros realizados durante este año a un sólo promotor (Promotor 1). Además, se indicó que solo aparezcan aquellos registros que sí contengan una fotografía como evidencia de la visita a tienda.

Verificar el cumplimiento del visual merchandising

Una de las tareas más importantes de los promotores en el punto de venta es asegurar que la exhibición de los productos cumplan con los lineamientos establecidos por la marca. Desde la correcta ubicación de los displays, hasta la limpieza, señalización de precios y materiales POP, el visual merchandising impacta directamente en la percepción del cliente y en las ventas.

Un buen software para gestión de promotores debe permitir: 

• Capturar evidencias fotográficas directamente desde el punto de venta

• Complementar las imágenes del punto de venta con datos importantes como comentarios, notas, estatus, entre otros

• Señalar incumplimientos y enviar alertas al supervisor

• Mantener un historial por tienda para detectar patrones

• Comprobar el estado del display en la tienda

¿Quieres empezar a verificar el cumplimiento del visual merchandising en tus puntos de venta? Utiliza el software para agencias de promotoría de Linkaform para obtener reportes en tiempo real de cada punto de venta en el que se encuentren o visiten los promotores.

Abre la App para agencias de promotoría de Linkaform, crea un formulario digital y asígnalo a cada promotor en campo para comenzar a recolectar evidencias fotográficas del visual merchandising.

Reportes en tiempo real y gestión de incidencias 

Las mejores plataformas para la promotoría permiten la gestión en tiempo real. Por ejemplo, el reporte de cualquier problema o situación inusual en una tienda queda registrado en una base de datos centralizada y puede analizarse en tiempo real.

Ya no es necesario el uso de papel y el tiempo de espera prolongado para tomar decisiones. Con un software para agencias de promotoría puedes obtener reportes en tiempo real de la operación en cada punto de venta.

Una plataforma que te permite gestionar en tiempo real a tus promotores es Linkaform pues te permite generar reportes detallados sobre activaciones, visitas realizadas, ventas y más, permitiendo un análisis actualizado y profundo de la operación en campo.

Análisis de datos y visualización en dashboards

Otra función importante de un software para gestión de promotores es contar con dashboards que integren información clave como número de visitas realizadas, proactividad, cumplimiento de objetivos, ventas por canal, entre otros. 

Un software para promotores debe ofrecer gráficos, mapas, KPIs y alertas, todo en un panel visual, para que el equipo de supervisión tenga el control sin perder tiempo procesando información manualmente. 

Para realizar reportes de promotoría puedes utilizar la herramienta de “Reportes” de Linkaform que te permite realizar informes personalizados y que se actualizan en tiempo real. 

Con Linkaform podrás crear reportes desde cero, pues su equipo de desarrollo te acompaña durante la implementación del software y se encarga de realizar el reporte por ti. 

En el reporte podrás monitorear tus KPIs y métricas de promotoría como el número de visitas por promotor, los horarios de check-in y check-out, reportes de incidencias, entre otros. 

Los reportes de promotoría en tiempo real te ayudan a resolver problemas comunes, por ejemplo, cómo monitorear promotores en campo y solucionar el inventario fantasma. 

Conclusión 

La gestión de promotores no tiene por qué ser difícil y manual. Con un software adecuado, puedes automatizar procesos, mejorar la supervisión y obtener datos confiables en tiempo real. 

Al evaluar opciones en el mercado, asegúrate de que incluya estas cinco funciones. Son la base para un control de promotores en campo ordenado, eficiente y escalable. 

Si deseas obtener más información del software para gestión de promotores de Linkaform, contáctanos haciendo clic en el botón “Más información” o solicita una demostración de la plataforma agendando una videollamada con un experto. ¡Estaremos encantados en ayudarte!