Importancia del registro y control de visitantes en una empresa

El registro y control de visitantes en una empresa es importante porque mejora la seguridad, garantiza el control sobre quien ingresa a las instalaciones y brinda una buena impresión a los visitantes.

Casi todas las empresas reciben visitas todos los días. Algunas solo reciben paquetería o entregas de comida. Otras reciben proveedores, contratistas, técnicos de mantenimiento o clientes. Sin embargo, la forma en la que las empresas controlan el acceso de los visitantes es diferente en cada una. Para algunas, el proceso de registro de visitantes es manual. Para otras, gestionar el control de visitantes es un proceso automático e instantáneo. 

Independientemente del sistema de registro y control de visitas en una empresa, cada paso es importante porque contribuye al funcionamiento y seguridad de la empresa, la comodidad de los visitantes y lo más importante, la eficiencia del tiempo invertido.

En este artículo aprenderás por qué el registro y control de visitantes es un proceso importante en las empresas y cuáles son sus beneficios. Además, conocerás cómo un software de gestión de visitantes puede optimizar el proceso de entradas y salidas en tu empresa.

¿Qué es el registro y control de visitantes en una empresa?

El registro y control de visitantes en una empresa es el proceso que permite a las empresas realizar un seguimiento de quién está dentro de sus instalaciones. Generalmente el registro implica proporcionar datos como nombre, número telefónico y motivo de la visita. Sin embargo, dependiendo del proceso de control, en algunos casos se solicita información adicional como documentación o tarjetas de identificación con fotografía. 

Comúnmente este proceso es manual en muchas empresas o plantas industriales, y se realiza con lápiz y papel para que los visitantes escriban sus datos en un libro de registro de visitas. Sin embargo, con el desarrollo de nueva tecnología, el proceso de registro y control de visitas puede automatizarse mediante soluciones de software. 

Importancia del registro y control de visitantes en una empresa

Principalmente, el registro y control de visitantes en una empresa es importante porque incrementa la seguridad, permite identificar a las personas que acceden a las instalaciones y garantiza que se cumplan los requisitos de ingreso.

Sin embargo, existen otros motivos por los cuales mantener el registro y control de los visitantes en una empresa es importante:

• Control de visitantes no deseados: el personal de seguridad en una empresa puede utilizar la gestión de visitantes para detectar visitantes no deseados, denegando el acceso.
  
  

• Control de acceso vehicular: el personal en caseta podrá gestionar qué vehículos acceden a las instalaciones, tomando datos como la información personal del chofer, la placa del vehículo y el motivo de la visita.
  
  

• Historial de entradas y salidas: el personal administrativo o de seguridad de una empresa, podrá saber a qué hora ingresó un visitante y si este salió o se quedó dentro de las instalaciones.
  
  

• Seguimiento de tiempo o asistencia: los equipos de Recursos Humanos pueden apoyarse de la información del registro de visitas para mantener un seguimiento continuo de la asistencia y tiempo de los empleados, optimizando el control de accesos de personal.
  
  

• Gestión de la ocupación en las instalaciones: el personal administrativo podrá controlar el límite de número de personas en un área en específico dentro de las instalaciones de la empresa.
  
  

• Útil ante emergencias: en caso de una emergencia, el personal de seguridad podrá conocer cuántos visitantes están dentro de las instalaciones y en qué área están. Incluso, en caso de evacuación podrán saber si ya salieron o aún permanecen dentro de las instalaciones.

Como puedes ver, mantener el registro y control de visitantes en una empresa es importante porque abarca diversos aspectos de seguridad. Sin embargo, en todos los puntos anteriores nos hemos referido únicamente a la gestión de visitantes manual, que se realiza a través de un libro de registro de visitas. 

A continuación conoceremos cómo optimizar el proceso de entradas y salidas de una empresa, a través de un software de gestión de visitantes.

Cómo Linkaform puede ayudar en el registro y control de visitantes en una empresa

Linkaform es una plataforma integral diseñada para ayudar a las empresas a registrar y controlar sus visitantes, automatizando procesos y eficientando tiempos. Así es cómo puede ayudar: 

• Pre-capturas: Permite a cualquier invitado (pero sobre todo a los contratistas) llenar un formato de pre-captura digital con todos sus datos o los de sus técnicos que realizarán la visita a las instalaciones de la empresa. 

  
  Por ejemplo, la pre-captura puede incluir los datos de cada técnico de mantenimiento como su nombre completo, fotografía de identificación oficial, número de seguridad social, SUA, hora y fecha de ingreso y salida, y en caso de ser necesario, los certificados que avalen sus competencias para dichos mantenimientos.

  
  Finalmente, la pre-captura es enviada a la empresa, que tendrá que autorizar o denegar el acceso. Después de superar todas las validaciones, la empresa devolverá un pase de entrada con un código QR, que será escaneado en la caseta de entrada cuando ingresen los técnicos a la planta.

  
  La pre-captura de registro de visitantes, permite a las empresas hacer únicamente un trabajo de inspección en la caseta de entrada, obteniendo un proceso de ingreso más ágil y rápido.
  
  

• Pases de acceso con código QR: Linkaform permite generar pases de ingreso con código QR que son de fácil uso. Cuando se escanea el código QR, el sistema desglosa todos los datos del visitante. Al utilizar pases de acceso, las empresas ahorran tiempo y evitan filas en sus puntos de acceso.
  
  

• Bitácoras de control de accesos: La plataforma de Linkaform ofrece una bitácora digital de control de accesos, permitiendo consultar y descargar desde cualquier dispositivo móvil los ingresos y salidas de un período específico.
  
  

  A diferencia de una bitácora en un libro de registro de visitas o un documento de Excel, Linkaform permite obtener y consultar datos fidedignos como hora exacta, ubicación con GPS, fotografías o video.
  
  

• Formularios digitales: Linkaform ofrece formularios digitales para el registro de entradas y salidas de visitantes. Estos permiten realizar un registro de acceso más ágil, controlado y con recolección de información fidedigna.
  
  

• Análisis de datos e informes: La plataforma permite generar reportes personalizados para analizar tus principales KPIs, como por ejemplo, el número de técnicos de mantenimiento que recibió la empresa durante el mes o el número de transportistas que ingresaron a una planta industrial. 
  
  

• Automatización e integración: Linkaform ofrece capacidades de automatización e integración con otros sistemas, como Microsoft Teams, Slack, PowerBI u Odoo. Esto simplifica los procesos y asegura que la información se integre sin problemas en los flujos de trabajo existentes.
  
  

• Bitácoras de incidentes: La plataforma ofrece la posibilidad de registrar cada incidente en la empresa. Esto te permite mantener un control, trazabilidad e historial de cada incidencia reportada por los guardias de seguridad.
  
  

• Rondines: Permite a las empresas asegurar que cada rondín de seguridad se realice de manera correcta y completa, permitiendo tener siempre a la mano la información de cada inspección realizada.

Conclusión

En conclusión, el registro y control de visitantes en una empresa es importante porque proporciona más seguridad y control sobre los ingresos y salidas. Sin embargo, es un proceso que puede optimizarse a través de un software robusto de gestión de visitantes en una empresa como Linkaform. 

Integrar un software de gestión de visitantes en una empresa, además de mejorar la seguridad y la experiencia, logrará eficientar los tiempos de ingreso, disminuyendo la carga laboral del guardia de seguridad en caseta y haciendo más rápido el flujo de trabajo.

Si quieres incrementar la seguridad de tu empresa y automatizar el proceso de ingresos y salidas de visitantes, solicita más información o agenda una demostración de nuestro software de gestión de visitas.