La Importancia de la  Administración de Sucursales

El arte de administrar sucursales remotas, “las cuales deben de operar dentro de ciertos estándares para que estas operen de la manera deseada”, es una tarea  compleja debido a varios factores entre las principales dificultades es la variabilidad entre las necesidades de una sucursal y las necesidades de las otras, con el objetivo de hacer cada una de las sucursales  más rentables. Para ello, muchas veces es necesario llevar el control de varios procedimientos, y cada uno de ellos con excepciones o reglas distintas, lo cual lo pone aun mas dificil. 

En las sucursales diariamente se ejecutan mil y un procesos; unos difíciles, otros sencillos, otros se realizan en automático y otros no se ejecutan o varias veces no como se debería. 

En la mayoría de los casos, cuando un proceso se ejecuta de manera incorrecta es por falta de conocimiento, por la complejidad o sencillamente porque se puede y el usuario no conoce o no  visualiza los problemas que esto puede causar. Esto si partimos de la idea de que los empleados siempre quieren hacer bien las cosas, dejando espacio a usos indebidos del procedimiento, del sistema.

Por nombrar alguno de los procesos “Administración de Pago de Servicios de la sucursal” que se tienen que se tiene que administrar en cada unidad, con ERP, tenemos claro que podemos manejar estas cuentas por cobrar, pero muchas veces para dar de alta estas órdenes de compra se requiere de mucho papeleo, ejemplo, recolección de órdenes de servicio de los proveedores. Causando un flujo grande de información que muchas veces tiene que ser pasado de mano en mano para su autorización. Lo que hace imposible tener el trace de todos los servicios que le han realizado a la empresa. Con un sistema como LinkaForm, donde puedes invitar a tus proveedores, contratistas, clientes a que colaboren contigo en algún intercambio de servicio. Donde ellos harán el ingreso de los datos de orden de servicio de manera detallada en el sistema, con los datos que te interesa a ti como cliente tener de dicho servicio. Ejemplo, el detalle de los servicios de los aires acondicionados de todas mis sucursales.  Tener detalladamente el checklist de inspección de mantenimiento que tu necesitas de manera digital para poder explotar la información. Y así como este servicio, todo el resto de tus servicios, como auditorías, inspecciones de equipos, reparaciones, mantenimientos, entre otros.

La autorización, puede terminar como una prefactura, una orden de compra o una orden de venta.

A continuación desglosamos subprocesos y variantes que este proceso puede llegar a tener:

Administrar pago de servicios en Sitio (Unidad o Sucursal):

• Servicios que dan proveedores en sitio a dicha unidad
• Reporte de Ordenes de Servicio
• Desviaciones
• Evidencia de Servicio
• Contratos de Proveedores:
• Expiraciones
• Renovaciones
• Restricciones
• Limites
• Exclusiones
• Requerimientos
• Cumplimiento
• Elaboración de Órdenes de Compra
• Recurrencias / Servicios Recurrentes
• Pago de Servicios / Cumplimiento de Servicios
• Servicios que dan Proveedores Corporativo
• …
• Suscripciones Recurrentes Corporativo
• Suscripciones Recurrentes Sucursal

La misma complejidad puede llegar a pasar con distintos procesos, los cuales pueden ser de cualquier departamento de la empresa, por mencionar algunos departamentos o procesos que pueden tener presencia en la sucursal serían:

• Mercadotecnia
• Ventas
• Imagen Corporativa
• Recursos Humanos
• Operaciones

O procesos específicos como:

• Permisos Gubernamentales
• Servicios Locales Especiales

Dependiendo del tipo de sucursal que estés administrando, es el requerimiento o necesidad de cada departamento. En algunos casos, unos departamentos son necesarios y en otros casos no. Como por ejemplo,  son muy distintas necesidades para un negocio de Renta de Bodegas que para un negocio de Cafeterías o a un negocio que tenga Centros de Servicio. 

En cada uno de estos casos las necesidades para controlar la sucursal son muy  distintas en algunos aspectos, pero a la vez muy parecidas en otros. 

En todos los casos, en la sucursal es donde pasa la acción, o debido a la sucursal, es que la acción pasa. Ejemplo en un restaurante como en el Caso de unas Cafeterías. La acción pasa en la cocina y el piso de venta, por eso el departamento de Marketing y Ventas se mueren por tener acceso a la gente en piso, de esta manera ellos pueden garantizar que el mensaje de mercadotecnia y la imagen de la empresa, llegue en tiempo y forma hasta el cliente y que las ventas sucedan como se espera. 

Por ejemplo estos departamentos requieren obtener de la gente de campo los siguientes reportes ya sea tiempo real o como archivo histórico:

• Desplazamiento de Promoción en Sucursal (con evidencias)
• Check list de apertura de tienda
• Evidencia de devoluciones
• Auditorias en sitio
• Actualizaciones de procesos 
• Quejas de Cliente en Sitio

Cada uno de los departamentos de la empresa tiene, “en distintas maneras,  tiene distintas frecuencias, tienen distinta relación y necesidad”, de tener contacto con gente o con la sucursal. Todos ellos (los distintos departamentos) lograrán mejorar sus procesos al tener mejor comunicación con la gente que está en sitio. Lograrás que la información de tu empresa fluya de una mejor manera, desde el corporativo hasta el sitio.

Si el equipo de la cafetería está haciendo todo bien, pero los baños siempre están sucios, es probable que los clientes que tengan que entrar al baño se lleven una mala impresión del lugar y muy probablemente no vuelvan. Este es el menor de los casos, ya que no todos los clientes de la cafetería utilizan el baño. 

Pero si la cafetería por mala suerte, le toca que un cliente entre al baño ( y  como ya es muy normal en el caso hipotético de esta sucursal), y le tocó que el  baño esté sucio y solo por el gusto de molestar, sube un post negativo de los baños a redes y este se hace viral 😟 … No es la mejor idea!!!. 

Probablemente, no será el fin del mundo, pero sí un trago amargo innecesario. Pero así, como este ejemplo,  hay MUCHAS, pero MUCHAS situaciones, que se pueden prevenir o que se pueden evitar con un control mínimo y muy sencillo, pero se requiere tener acceso a información. De preferencia,  que sea capturada directamente en sitio, de manera correcta, completa y lo mejor es que esté en tiempo real.

El estar capturando en formatos de papel para llevar ese control ya no es permisible. Existen tantas herramientas con las cuales una empresa puede digitalizar sus procesos hoy en día, que es cuestión de que cada empresa evalúe las opciones que hay en el mercado y evalúa cuál será la mejor para su situación, complejidad, capacidades, tiempo y presupuesto. 

Para el administrador de sucursales, el manejo de la información es crucial para tomar decisiones informadas y estratégicas que ayuden a su sucursal a alcanzar sus objetivos de negocio. A través del BI, el administrador de sucursales tiene acceso a una gran cantidad de información relevante sobre su sucursal, incluyendo datos financieros, de ventas, de inventario y de rendimiento de los empleados.

Al tener acceso a esta información, el administrador de sucursales puede identificar patrones y tendencias en los datos, lo que le permite tomar decisiones informadas para mejorar la eficiencia y rentabilidad de su sucursal. Por ejemplo, si los datos indican que ciertos productos se venden más rápido que otros, el administrador de sucursales puede ajustar su inventario para asegurarse de que siempre haya suficiente stock disponible.

Además, el manejo de la información también puede ayudar al administrador de sucursales a identificar áreas de mejora en la sucursal. Por ejemplo, si los datos muestran que los empleados no están alcanzando sus objetivos de venta, el administrador de sucursales puede proporcionar capacitación adicional para mejorar sus habilidades de ventas.

Otro beneficio importante del manejo de la información en el BI es que puede ayudar al administrador de sucursales a tomar decisiones rápidas y efectivas. En lugar de tener que buscar y analizar datos manualmente, el BI le proporciona al administrador de sucursales información en tiempo real, lo que le permite tomar decisiones más rápidas y precisas.

En resumen, el manejo de la información (procesos) es esencial para el éxito de las sucursales. Proporciona una gran cantidad de información relevante que puede ayudar al administrador de sucursales y a sus direcciones,  tomar decisiones informadas y estratégicas, para mejorar la eficiencia y rentabilidad de su(s) sucursal(es). 

Otra de las principales ventajas es poder hacer cambios en la operación de manera  ágil y rápida, poder reaccionar y adaptarse a los cambios en el entorno. Se convierte como en un sistema inmunológico, que se adapta para sobrevivir en su entorno. Permitiendo a la empresa siempre  mantenerse a la vanguardia en un mercado cada vez más competitivo.