La orden de servicio del futuro...hoy


Una orden de servicio, o de trabajo, es normalmente un documento que utilizan las empresas proveedoras de servicio para documentar el trabajo realizado y poder facturar y cobrar por el servicio prestado.

Normalmente la orden de servicio viene con cierta información general sobre el cliente y lo que ha solicitado y la persona que presta el servicio completa la orden dando detalle de lo que se hizo, cuándo se hizo, recomendaciones y firmas comprobatorias (tanto de quien ejecuta el servicio como quien lo recibe).

Es un documento muy importante. En muchas ocasiones es el único medio por el cual se comunica el prestador de servicio con su cliente. Una orden de servicio incompleta o extraviada puede ocasionar serios problemas. El cliente no tiene información sobre lo que se hizo, dejó de hacer o debe hacerse. En empresas grandes donde quien recibe el servicio es una persona distinta a la que procesa los pagos el no contar con una orden de servicio puede ser la diferencia entre poder cobrar por el trabajo realizado o resignarse al hecho de haber servido sin remuneración.

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El problema de esencia que tienen las ordenes de servicio comunes y corrientes es que son muy vulnerables e ineficientes. Las ordenes de servicio convencionales son documentos impresos en papel que son llenados por el prestador del servicio manualmente en campo. Son vulnerables precisamente porque son de papel y se pueden perder o dañar. Son ineficientes porque para procesar su contenido se requiere trasladar a la oficina, poder entender lo que tiene escrito, capturar en un sistema, consolidar datos, diseñar un reporte y en base a esta información, en algunos casos se requiere iniciar manualmente un nuevo proceso, por ejemplo re-trabajos o corrección de desviaciones.

La orden de servicio digital evade los problemas intrínsecos que tiene la de papel. Una orden de servicio digital es aquella que puede ser creada en computadora y llenada en un dispositivo móvil tipo smartphone o tablet. Es mucho más difícil que se pierda, para ello tiene que extraviarse el dispositivo justo antes de haberse enviado vía wifi o gsm ya que una vez hecho esto la información ya se encuentra en la nube. Y, una vez que la información se encuentra en la nube disminuye muchísimo su vulnerabilidad. Por otro lado, la orden de servicio es mucho más eficiente y productiva.

Desde la nube puede automáticamente enviarse en formato PDF vía email a diversos destinatarios (clientes, supervisores, mesa de control, etc.). El contenido puede generar notificaciones o flujos de trabajo por ejemplo una lectura fuera de rango en un compresor envía una notificación a mantenimiento y genera (flujo de trabajo) una orden de reparación. Finalmente, la información no tiene que ser capturada manualmente...ya está en la nube y se puede consolidar y crear reportes que ayuden a tomar decisiones o acciones oportunas que generen valor.

La tecnología actual pone al alcance de todos hoy, la orden de servicio del futuro. Ya no requieres un dispositivo especial (una "handheld" de uso rudo) lo único que se necesita es descargar el app que convierte a tu teléfono inteligente o tableta en la orden de servicio ideal.



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