Los 10 beneficios principales de un software para control de acceso de visitantes

Los lugares de trabajo como fábricas, edificios, corporativos o complejos de oficinas gradualmente han adoptado nuevas tecnologías como el software para control de acceso de visitantes, con el cual mejoran la seguridad de sus instalaciones y optimizan sus procesos administrativos, ahorrando tiempo y dinero. 

Implementar tecnologías que digitalizan los procesos internos de una empresa traen consigo múltiples beneficios. Por eso, hoy te presentamos los diez principales beneficios de implementar un software para el control de acceso de visitantes.

1.- Impresione a sus invitados

Contar con una recepción o punto de acceso moderno y digitalizado brindará a sus invitados una buena experiencia e impresión. Podrás sorprenderlos utilizando un iPad o tablet para realizar su registro de visita a través de un formulario digital o si cuentan con un pase de acceso con código QR, solo necesitarán escanearlo para acceder a las instalaciones.

2.- Mantiene su lugar de trabajo seguro

La recepción o el punto de acceso es la primera línea de defensa contra visitantes no deseados o no autorizados, por lo que es importante saber siempre quién está en las instalaciones, cuándo y por qué. Con un sistema de registro y control de visitas, puede permitir que solo las personas autorizadas accedan a su lugar de trabajo para que todos los que estén dentro estén seguros.

3.- Ahorra tiempo a tu equipo de seguridad

Automatizar el registro y control de visitas ahorra tiempo tanto al personal de recepción o guardias de seguridad, como al visitante. Ya no necesitará imprimir ni archivar documentos en papel, escribir credenciales o registros a mano ni localizar a los empleados cuando lleguen sus invitados. Un software para control de visitas le permitirá realizar pre-registros con el cual los visitantes podrán registrarse antes de llegar, lo que acelera su entrada. 

Además, podrá avisar a los anfitriones por medio de notificaciones, cuando lleguen sus invitados o verificar y firmar documentos con anticipación.

4.- Cumplimiento normativo

Un software para control de acceso de visitantes le permitirá recibir documentos generales como el IMSS, SUA, identificaciones oficiales como el INE (credencial para votar) o certificados para trabajos especializados y verificarlos con anticipación. No será necesario revisarlos en la recepción o punto de acceso. De esta manera, usted garantiza que el reglamento interno y la normativa gubernamental se cumpla en tiempo y forma, evitando multas o accidentes.

5.- Integración con otros sistemas de seguridad

Los sistemas de control de acceso de visitantes se pueden integrar con otros sistemas de seguridad como controles de acceso físicos o cámaras de seguridad, creando una red de seguridad robusta. 

Además, se integra con otros sistemas que no son de seguridad pero que son ampliamente utilizados por las empresas como Microsoft Teams, Slack, Odoo, Google Calendar, SAP, Power BI, Tableau, entre otros. 

6.- Análisis y reportes de seguridad

Podrás tener informes detallados sobre los accesos y salidas de personas o vehículos visibles en diferentes tipos de gráficas en un dashboard, lo cual te permitirá identificar patrones y mejorar la gestión de ocupación de las instalaciones. Estos datos pueden ser útiles para análisis de seguridad, planificación logística o auditorías de organismos externos.

7.- Información centralizada

Un software para gestión de visitas es un sistema central para todos sus datos, que los conecta y almacena de forma automática y segura en la nube. Cuando necesite información inmediata para alguna auditoría, consulta o cualquier tipo de informe personalizado podrá encontrar la información fácilmente en el sistema. Por ejemplo, podrá consultar fácilmente bitácoras digitales de seguridad como accesos, objetos o incidencias, el historial de visitas o acceso vehicular o reportes fotográficos, entre otros.

8.- Agiliza las autorizaciones y denegaciones de acceso

Establece criterios específicos que los visitantes deben de cumplir antes de que se les autorice el acceso a las instalaciones de la empresa. Podrás personalizar el nivel de acceso que un visitante puede recibir, por ejemplo si una persona acude para una entrevista laboral sólo podrá tener acceso al área de Recursos Humanos.

9.- Acceso más rápido y ágil

Por medio de un software para control de acceso podrás solicitar pre-registros para los futuros visitantes, los cuales recibirán un formulario digital para ingresar todos sus datos personales que al finalizar y si este es autorizado, el sistema emitirá un pase de acceso con código QR que únicamente van a escanear en la recepción o punto de acceso, por lo que la tarea del personal de seguridad disminuye y le permite enfocarse en otras actividades, puesto que el invitado ya estaba previamente autorizado.

10.- Gestión de emergencias

En caso de una emergencia, es vital saber quién está dentro de las instalaciones de la empresa. Un software para control de acceso de visitas proporciona listas precisas y actualizadas de todas las personas en las instalaciones, facilitando las evacuaciones y garantizando la seguridad del personal interno y visitantes.

Comienza a utilizar un software para control de acceso de visitantes

Como podrás haber visto, un software para control de accesos ofrece beneficios que van más allá de la digitalización del proceso de registro. Ofrecen mayor seguridad, rapidez y eficiencia, además de garantizar más seguridad y un ahorro en costos y horas-persona. 

Linkaform es un software para control de visitas que cuenta con diversas funciones como: 

• Registro

• Notificaciones al personal administrativo o de seguridad

• Evaluación de documentos de los visitantes

• Emisión de pases de acceso con código QR

• Bitácoras de seguridad

• Bitácoras de incidencias

• Captura de fotos

• Integraciones con otros sistemas

• Reportes en dashboard

• Autoregistro de contratistas

• Control de acceso vehicular

Y muchas herramientas más que adecuamos a tu proceso de seguridad. Si te interesa conocer más sobre Linkaform, haz clic en alguno de los siguientes botones. Ya sea que desees más información o una demostración en vivo de nuestra plataforma. ¡Estamos listos para ayudarte a digitalizar tu proceso de control de visitas! Contáctanos.