Principales funcionalidades de Linkaform en un proceso de servicios y mantenimiento

Aquellas empresas que dedicamos nuestra misión a los servicios y al mantenimiento de otras empresas, idealmente tenemos una conciencia plena de que la cultura de la calidad en el servicio es un diferenciador vital de nuestras organizaciones. Los clientes en la actualidad esperan de los servicios y mantenimiento un valor agregado constante.

Pero, ¿qué acciones podemos llevar a cabo para lograr brindar el mejor servicio posible? Esto no se da por arte de magia. La magia radica en poder organizar bien los procesos para automatizarlos y poder enfocarnos en mejorar la atención a nuestros clientes. Recordemos que una vez dado el servicio, no se puede corregir nada, a diferencia de un producto o un software.

Los procesos son la serie de pasos que damos como organización para llegar al objetivo de satisfacer la necesidad de nuestro cliente. Tienen fechas, recursos, acciones, un responsable y muchas veces KPI´s. Llevar en un servicio o mantenimiento, un registro de cada elemento mencionado anteriormente, puede hacer la diferencia. Hay empresas que en la actualidad llevan estos procesos a mano y de esa manera incurren en errores humanos que pueden dar resultados contraproducentes.

Momentos clave en el proceso de servicios y mantenimiento

Hay momentos clave en los procesos de servicios y mantenimiento que necesitan registro en un documento. Estos momentos pueden ser:

• Durante la solicitud de un servicio: Documentar todas las peticiones de los clientes en formatos digitales con preguntas predeterminadas es una excelente manera de automatizar este proceso y de mantener la información accesible para todas las áreas de nuestra empresa interesadas en dichos datos.

• Al hacer el reporte del servicio: Tenemos una oportunidad en una visita. Registrar el servicio en un reporte es la forma de saber de manera puntual y objetiva que el proceso individualizado se cumplió cabalmente.

• Al elaborar el reporte de materiales utilizados: Si registramos los recursos materiales utilizados en la visita de servicios o mantenimiento, podemos optimizar costos y prevenir futuros problemas.

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• Durante la aplicación de la encuesta de satisfacción: Documentar en el momento del cierre del servicio o mantenimiento las opiniones de los clientes, no deja lugar a dudas o interpretaciones subjetivas posteriores. Existen herramientas que permiten que esa información inscrita de manera digital inmediatamente suba a la nube y pueda ser utilizada en tiempo y forma por las áreas correspondientes para tomar acciones puntuales en beneficio de quien ha sido visitado.

• En el momento de elaborar los flujos de trabajo para asignar los servicios: Podemos optimizar nuestros recursos y por ende nuestros costos al automatizar la asignación de los flujos de trabajo. De esta manera logramos dejar que las herramientas tecnológicas nos apoyen para nosotros dedicar nuestra mente en dar más valor agregado.

• Al utilizar tecnología de geolocalización para rastreo de los recursos humanos y materiales: Registrar las visitas utilizando tecnología de geolocalización hace que tengamos a la vista y de manera puntual si el equipo de servicio y mantenimiento ha cumplido con la asignación en día, tiempo, dirección y área.

Muchas de las empresas de servicios y mantenimiento en busca de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad ISO, saben que el registro de documentos es una pieza clave para su logro.

Invertir en soluciones tecnológicas que nos ayuden a digitalizar y automatizar los procesos puede ser la mejor inversión en beneficio del servicio y mantenimiento, y al final, de la satisfacción de los clientes.

Linkaform es una empresa mexicana que ofrece una aplicación de tecnología de vanguardia. Con dicha aplicación, registra tus procesos de servicios y mantenimiento gracias a sus Formularios Digitales Inteligentes y verás que automatizarlos te brinda más tiempo para poder implementar estrategias de valor agregado.