Si estamos en la era Digital, ¿por qué perpetuar los formularios de papel?

Me levanto por la mañana. Hago un café delicioso con mi nueva cafetera digital. Reviso mi tablet y leo ahí las noticias del día. Acto seguido, me arreglo para salir de mi casa en un día soleado hacia el trabajo. Me mando la lista del súper en mis recordatorios y configuro una alarma para acordarme pedir el super online antes de salir de la oficina para recibirlo por la tarde. Conecto mi smartphone por bluetooth en mi auto y pongo un playlist de mis canciones favoritas para hacer de mi camino uno agradable y dejo que Waze me indique mi mejor ruta para hoy.

Entro al edificio y paso mi tarjeta digital de acceso, entro al elevador y digito el piso 7. Al llegar, mi compañero de escritorio me enseña un video de lo más gracioso desde su teléfono inteligente. Enciendo mi computadora, me da los buenos días y abro el mail para comenzar mis labores.

Veo uno que llama mi atención, que dice en el título “Llenar urgente esta información y devolver”. Lo abro con gusto para atender el llamado. Comienzo a leer y dice: “Favor de imprimir el siguiente formulario, llenarlo a mano y entregarlo firmado a la brevedad”

¿“Llenarlo a mano”? ¿Es en serio? ¡No voy a poder entregar mi producto al cliente a tiempo! De pronto siento como si hubiera retrocedido 5 años…

La tendencia hacia lo digital

Las empresas hoy en día pierden tiempo y dinero al elaborar formularios para ser “llenados a mano”. La realidad es que la operación puede alentarse o detenerse y mermar la calidad en nuestras entregas a los clientes.

En la actualidad existen numerosas opciones de Formularios Digitales Inteligentes que ayudan a optimizar la gestión de diversas áreas en una compañía.

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Los beneficios de usar Formularios Digitales Inteligentes

1. Permiten la colaboración entre áreas para la creación de documentos desde distintas ubicaciones.

2. Automatizan e integran procesos.

3. Permiten un control de la información, tú puedes decidir qué usuario pueden ver, editar y compartir cada documento que se tenga dentro de la empresa.

4. Mejoran la productividad, ya que al agilizar el procesamiento de la información, reduces los tiempos, y generas reportes más rápidamente.

5. Eliminan el proceso de recaptura de información.

6. Ayudan a mejorar el servicio al cliente ya que tener la información disponible y en tiempo real, tú puedes brindar un servicio más rápido, tener un mejor manejo de su información y hasta hacer encuestas de satisfacción.

7. Apoyan a incrementar las ventas al tener clientes satisfechos que sigan requiriendo tu producto o servicio, ya que contigo se sienten bien atendidos y escuchados.

8. Acceso vía web o dispositivos móviles. La plataforma tecnológica de Linkaform te permite accesar tu información desde cualquier dispositivo.

9. Permiten tener actualizaciones en tiempo real de los mismos formularios para tomar acciones o analizar los resultados de los servicios proporcionados en el momento.

10. Los Formularios Digitales Inteligentes funcionan online y offline para que la falta de acceso a internet no sea un problema para recabar datos importantes.

11. Permiten añadir fotos, documentos y firmas en cada ficha de información.

12. Tienen la funcionalidad de poner alertas a las personas pertinentes cuando sea necesario poner atención a algún indicador específico y tomar acciones cuando se presente una falla inesperada.

13. Pueden reducir tus costos operativos al prescindir de personal para la captura de información e invertirlo en otras actividades que ayuden a obtener un mejor margen de ganancias.

14. Evitan pérdidas de la información ya que un papel puede extraviarse y la información en la nube se encuentra segura y respaldada en sus respectivos servidores.

15. Incrementan la seguridad al poder gestionar los permisos de acceso a la información para cada usuario al tenerla en formato digital a diferencia del papel, el cual puede caer en las manos de alguien indebido.

16. Para tu área de finanzas, será muy satisfactorio el ahorro de tiempos y recursos en la búsqueda de la información y la generación de reportes, lo que genera un mejor ROI.

17. Para tu área de operaciones, obtén una visibilidad sin precedentes en la producción, el abastecimiento, el control de calidad y el manejo de suministros.

Lo importante, es saber que en la actualidad, los Formularios Digitales Inteligentes están disponibles en el mercado. Conoce lo que Linkaform puede hacer para llevar a tu empresa a la era digital.

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