Sistema de registro y control de visitas: controla el acceso

En el día a día de cualquier organización, es común recibir individuos que no pertenecen al personal interno, ya sean clientes, proveedores, invitados o técnicos de mantenimiento, quienes comúnmente registran su hora de entrada y salida a través de un libro de visitas. Sin embargo, mantener el control de los accesos en papel puede derivar en una gestión ineficiente y en la pérdida de control sobre quién tiene acceso a las instalaciones, entre otros.

Si te has encontrado en la situación de no saber cuántos visitantes han entrado o salido de tus instalaciones en un día determinado, o si el proceso actual de registro de visitantes es manual y no efectivo, entonces necesitas un sistema de registro y control de visitas.

Por eso decidimos hacer este artículo, para explicarte ¿qué es un sistema de registro y control de visitantes? ¿Cuáles son las funciones y beneficios de un software de registro de visitantes? Y sobre todo, enseñarte una solución para el control de los visitantes en tu organización.

¿Qué es un sistema de registro y control de visitas?

Un sistema de registro y control de visitas es un software diseñado para gestionar de manera eficiente y segura el acceso de visitantes a un determinado lugar, como una empresa, planta industrial, institución educativa, un evento o cualquier otra instalación.

Su objetivo principal es facilitar el proceso de registro de visitantes, permitiendo a los responsables de seguridad o administración llevar un registro digital detallado (almacenado en la nube) de quién ingresa y sale de las instalaciones en todo momento.

Son plataformas versátiles a las que puedes acceder desde casi cualquier dispositivo como computadoras de escritorio, smartphones con sistema operativo Android o iOS o computadoras portátiles.

¿Cuáles son las funciones de un sistema de registro y control de visitas?

A diferencia de un libro de visitas, un software de control de visitas ofrece una amplia variedad de funciones y características, que te ayudan a realizar un proceso de registro eficiente y seguro. Algunas de las principales funciones son:

• Registro de visitantes: captura de datos personales como nombre, empresa, identificación, motivo de la visita, entre otros.
  
  

• Gestión de citas: programación de citas para visitantes a través de formularios digitales.
  
  

• Notificaciones: notificaciones automáticas y personalizables dirigidas hacia los dispositivos móviles del personal de seguridad o administrativo.
  
  

• Impresión de pases de acceso: generación y emisión de pases de acceso temporales con un código QR que se escanea en caseta o recepción.
  
  

• Alertas de seguridad: notificación automática de visitantes no autorizados o personal con credenciales expiradas.
  
  

• Informes y análisis: generación de reportes detallados sobre el flujo de visitantes, tiempos de permanencia, entre otros datos relevantes.

En resumen, un sistema de registro y control de visitas ofrece una solución completa y automatizada para administrar el acceso de visitantes, mejorando la seguridad, la eficiencia y la experiencia general de los usuarios en cualquier entorno empresarial.

Beneficios de un sistema de registro y control de visitas

Un sistema de registro y control de visitas no solo mejora la seguridad, sino que incluso ayuda a optimizar los procesos administrativos, lo cual lo convierte en una herramienta valiosa para cualquier organización. Entre sus principales beneficios podemos mencionar: 

• Control de accesos: previene intrusiones no autorizadas y responde rápida y efectivamente en caso de emergencia.
  
  

• Registro y seguimiento: permite llevar un registro completo y preciso de todas las visitas, incluidos detalles de la hora de llegada y salida, el propósito de la visita y la persona visitada.
  
  

• Registro en tiempo real: podrás filtrar y saber en tiempo real quiénes están dentro de las instalaciones, así como conocer su motivo de visita, hora de salida, entre otros.
  
  

• Optimización de tiempos: simplifica y agiliza el proceso de registro de visitantes, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para gestionar el acceso de personas a las instalaciones.
  
  

• Cumplimiento normativo: verifica que personal como el interno, mantenimiento o técnicos tengan sus documentos en regla o las certificaciones vigentes necesarias para realizar el trabajo.

Sistema de registro y control de visitas

En Linkaform sabemos que llevar un control de visitas por medio de un libro es una opción accesible. Sin embargo, no es la mejor y pierdes la oportunidad de contar con diversas herramientas que te permitirían optimizar el registro de registro de visitantes. 

Es por eso que desarrollamos un software para el registro y control de visitas dirigido a organizaciones que deseen optimizar este proceso. Nuestro software cuenta con cuatro módulos: Accesos, Bitácoras, Incidencias y Rondines, y tu equipo podrá acceder a su App a través de cualquier dispositivo móvil con iOS o Android. Algunas de sus funcionalidades son:

• Registro de acceso digital: registro a través de formularios digitales 100% personalizables.
  
  

• Pases de ingreso con código QR: generación de pases de ingreso con la información del visitante como su hora de entrada y salida que podrá presentarse desde un smartphone o impreso en la caseta o recepción.
  
  

• Generación de reportes y módulo de analítica: podrás generar reportes personalizados y analizar tus principales métricas como el número de visitantes recibidos al mes, cuántos no cuentan con certificaciones válidas o las visitas agendadas para el próximo mes.
  
  

• Integraciones: fácil conexión con otras Apps comoo Microsoft Teams, Slack, Power BI o más.
  
  

• Validación de permisos: permite saber si un invitado como un técnico de mantenimiento cuenta con sus documentos en regla y está certificado para realizar el trabajo, denegando el acceso para el que no cuente con estos permisos.

Si deseas obtener más información o agendar una demostración, contáctanos haciendo clic en cualquiera de los siguientes botones.