Ventajas de un Checklist Digital

Que es un Checklist Digital

Para explicar a lo que nos referimos por checklist digital vamos a separar la palabra en sus dos términos explicando cada uno de ellos. 

Por checklist, nos referimos a cualquier formato que una persona pueda llenar siguiendo una secuencia lógica. El concepto checklist puede ser muy vago y amplio, generalmente es usado para verificar una serie de pasos a realizar al elaborar un procedimiento, pero este puede ser tan sencillo o complejo como sea necesario. Puede constar por ejemplo, de los pasos de una visita técnica, pasos para realizar una auditoría o hasta la captura de información de tan compleja esta sea para realizar un diagnóstico completo.

Por digital,  nos referimos a un formato que puede ser diseñado, configurado y contestado por cualquier medio electrónico, ya sea por medio de una computadora, un dispositivo móvil, un sensor o de cualquier otra interfaz, siempre y cuando la información captada, pueda ser leída digitalmente y ser almacenado en una base de datos.

Por consiguiente, por Checklist Digital nos podemos referir a un formato el cual va a ser capturado de manera digital.

¿Por qué quiero un checklist digital?

El migrar dentro de una empresa de un Checklist tradicional en papel a un  Checklist Digital trae a la empresa muchos beneficios, unos a corto plazo, otros a mediano plazo y  largo plazo. Estos, nos  ayudan a optimizar nuestra operación, lo cual trae tácitamente ahorros económicos y beneficios operativos.

Dichos beneficios varían dependiendo de la plataforma que se está utilizando para realizar el Checklist Digital, aquí mencionaremos los que creemos son los más importantes.

Por beneficios de corto plazo, vamos a mencionar aquellos beneficios que se obtienen por el simple hecho de migrar de un checklist tradicional de papel a un checklist digital.

Beneficios a Corto Plazo

En un checklist digital, la información capturada siempre es legible. Si bien esta puede ser capturada con errores de ortografía por los llamados tipos, pero la letra siempre será legible. Por otro lado, los errores ortográficos naturales de la persona capturando la información tienden a disminuir debido a la ayuda que puede brindar el autocorrector.

• Condicionales

Por condicionales, nos referimos a que los Checklist Digitales pueden ser condicionales dependendiendo de la información capturada, por ejemplo, si el dato capturado en la pregunta de edad es mayor a 18 años, podemos aparecer en pantalla ciertas preguntas, esconder otras preguntas, requerir otro par de preguntas y mostrar distintas instrucciones al usuario. Esto es difícil de lograr en un formato tradicional de papel, ya que es muy posible que al usuario se le pase contestar alguna pregunta o conteste algunas otras que no son necesarias.

• Impresiones Flexibles

En un formato tradicional, existen varias situaciones en las cuales sería  muy práctica la flexibilidad de impresión. Por ejemplo:

• Si en la misma ocasión tienes que entregar dos formatos impresos distintos por cualquier motivo, ejemplo la copia del cliente, la copia interna y la copia de administración, es probable que se tenga que capturar más de 1 vez el mismo dato. 
• Si en el formato impreso, viene por ejemplo el dato de Nombre del Cliente en varias secciones del formato, tienes que escribir el mismo dato en cada ocasión.
• Si existe información para ser llenada por algún departamento exclusivamente. El típico ejemplo son los campos que dicen. *Para ser llenado exclusivamente por Administración

Con un Checklist Digital, al ser este digital, la impresión es flexible, tan flexible que con la misma información capturada se puede hacer una impresión con distintos diseños, uno para el cliente y otra para el uso interno. Pudiendo repetir la impresión de un dato, ejemplo en Nombre del Cliente, N veces.

Solo para aclarar, cuando digo impresión me refiero a la representación del checklist capturado en un PDF, el cual puede llegar a ser impreso en papel o bien siempre ser solo digital.

• Configurable

Se pueden configurar los campos  para capturar distintos tipos de datos y se restringe  dicha captura a un tipo de dato. Por ejemplo, limitar la captura a un cierto rango numérico entre 1 y 5 o solicitar 5 dígitos en un código postal, o exigir 3 decimales en cierta medición.

• Complemento de evidencias

Una de las ventajas más evidentes son las evidencias que se pueden anexar de manera natural a un Checklist Digital. Si bien en un Checklist Tradicional se pueden agregar fotografías, pero para lograr esto se requiere de toda una aventura que va desde la recapturar la información, descargar la fotografías y anexar la misma. 

En un checklist digital, esto se puede lograr de manera natural e inclusive más segura ya que a dichas fotos se les puede configurar una marca de agua con datos como la geolocalización, el folio o la fecha o se puede llegar a restringir el tomar la foto en el momento, esto limitando la captura de las imágenes a que sea solo de la cámara del dispositivo móvil y no de la galería. Pero, no solo se está limitado a imágenes, también se pueden anexar de manera natural documentos de todo tipo, audios, videos, planos etc. Puntos GPS, dibujos sobre imágenes entre otras.

• Metadatos

Por metadatos nos referimos a toda la información que se captura automáticamente. Estos son, fecha y hora de comienzo de captura, duración de la captura, fecha y hora de fin de la captura, usuario que captura, geolocalización de la captura, versión de la captura, ponderación o calificación de la captura, entre otros metadatos que pueden ser configurados para su captura automática a la hora de realizar una captura.

• Acciones encadenadas ó Flujos de Trabajo

Al enviar una captura de un checklist, se puede configurar para que dependiendo de las respuestas se desencadene algunas acciones como envío de alertas, correos electrónicos, señales a otros sistemas o bien correr flujos de trabajo los cuales se pueden configurar para que se disparen según ciertas condiciones. Estos pueden correr distintas acciones según se requiera.

• Trazabilidad e Históricos de Cambios

La trazabilidad de un Checklist Digital, nos brinda la certeza de saber quien contestó un checklist, quien se lo asignó a dicha persona, que flujos o acciones desencadenó dicho checklist, o bien el histórico de cambios que ha sufrido dicho checklist y las respuestas de los mismos. Es decir saber cual es la version 1, version 2 … versión N del checklist y saber quien los contestó y qué cambios se realizaron.

• Inmediato

Es inmediato, en cuanto el usuario contesta y envía su checklist, este está disponible en la nube para que sea consumido por otra persona. No es necesario que un técnico llegue a la oficina para poder tener acceso a la información.

Puedes asignar una tarea al personal en campo de manera inmediata para que tu usuario realice, autorice o revise un checklist.

En cuanto se hacen cambios en el diseño del Checklist, estos están disponibles para tus usuarios. En cambio en un Checklist Tradicional cada cambio hay que enviar a impresión y posteriormente entregar a los usuarios.

• Reportes en Tiempo Real

Tan pronto el envío sea recibido por el servidor, la información capturada puede ser utilizada para realizar reportes que le ayuden a la operación o dirección a tomar decisiones.

• Amigable con el Medio Ambiente y con su Bolsillo

Por si fuera poco, el Checklist Digital, por su propia naturaleza, no se ocupa el imprimir y gastar hojas de papel, en algunos casos donde los checklist son varias hojas o cuentan con varias autocopias, el beneficio es mayor, hasta inclusive en algunas ocasiones, un checklist digital, puede llegar a   ser igual o hasta más  económico que un checklist tradicional de papel. Todo depende de la complejidad del mismo y la cantidad de checklist que se realizan de manera diaria. 

Beneficios a Mediano Plazo

• Ahorros de Tiempo

Al implementar un checklist digital, la empresa verá ahorros de tiempo de su personal que se usa tradicionalmente en recapturar la información, buscar información, recolectar información, integrar información. Todas estas acciones se hacen de manera automatizada, rápida y sencilla.

• Análisis

Al tener TODA la información capturada de manera digital, se pueden realizar análisis cruzando información para descubrir nuevas áreas de oportunidad en nuestra operación.

• Envíos de Paquetería y Entrega de Documentos 

Con los checklist tradicionales, en ocasiones es necesario enviar por paquetería el bloque de formatos para ser contestado por nuestros colaboradores. Buscar y escanear documentos para enviar a un cliente o inclusive entregarlos físicamente.

• Acceso en la nube

Podrás descentralizar y empoderar a toda tu empresa al contar con el acceso a la información. Esto rápidamente le dará un dinamismo a la operación de tu empresa. 

Beneficios a Largo Plazo

• Mejora Continua 

Al ser un formato digital configurable, puedes realizar cambios de manera instantánea y estos pueden llegar a todos tus usuarios con un click. Dicho dinamismo le ayudará a tu empresa a poder realizar iteraciones sobre los formatos de captura y garantizar que todos los usuarios se encuentren contestando el mismo formato con las reglas de negocio actuales.

• Atención al Cliente 

Al ser un formato digital configurable, es muy sencillo tener un formato diseñado exclusivamente para las necesidades de tu cliente, apegar dicho formato a las reglas de negocio de tu cliente y poder adaptarte a los cambios de tu cliente de manera inmediata.

• Profesionalización del Personal 

Al poder tener mayor trazabilidad, menores tiempos de respuesta para tus clientes, entregas en formatos digitales en tiempo y forma y capturas mejor realizadas y soportadas, brinda automáticamente una profesionalización de tu empresa y marca. 

• Digitalización de la Empresa 

Al ser tan sencillo de implementar un checklist digital, se puede digitalizar toda tu empresa a lo largo y ancho. Con cada Checklist Digital realizado, los beneficios se van a acumulando. Optimizando cada vez más la operación de tu empresa y obteniendo cada vez más beneficios y se transformaran en mejores decisiones, ahorros y mejor atención de tus clientes. 

¿Qué esperas para comenzar a digitalizar tus Checklist? ¿Qué te detiene o no te convence de digitalizar un Checklist? 

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