Auditoría de almacén: por qué lo necesitas y checklist de ejemplo

En el mundo de la gestión logística, donde la eficiencia y la precisión son claves para alcanzar el éxito, la auditoría de almacén es una pieza clave para la mejora continua y por consiguiente, de la excelencia operacional. 

Cada empresa que almacena y distribuye productos comprende la importancia de este proceso, no solo como una medida preventiva para evitar problemas que generen una fuga de dinero a futuro, si no también como una herramienta para actuar a tiempo ante cualquier desafío operativo que pueda surgir en un almacén tan grande como un centro de distribución o tan pequeño como la bodega de productos de una sucursal. 

Pero ¿qué es la auditoría de almacén? ¿Cuáles son los pasos correctos para implementarla? En este artículo obtendrás las respuestas que necesitas y los medios para realizarla. Además, te proporcionaremos un checklist de auditoría de almacén para ayudarte a comenzar a desarrollar tu propia auditoría.

¿Qué es una auditoría de almacén?

Una auditoría de almacén es una evaluación integral de las operaciones, los procesos y la gestión de inventario de un almacén. Está diseñado con el propósito de identificar áreas con oportunidad de mejora dentro de un almacén, que pueden aumentar la eficiencia, reducir los costos operativos y mejorar el servicio al cliente.

En una auditoría de almacenes, un conjunto de expertos (internos o externos) examina minuciosamente las instalaciones del almacén en búsqueda de posibles riesgos de seguridad, verifican las aptitudes de los empleados para llevar a cabo sus responsabilidades y verifican todo el inventario almacenado. 

¿Por qué realizar una auditoría de almacén?

Si bien, existen diversas razones que justifican por qué se debería de invertir tiempo y dinero en auditorías periódicas de almacén, nosotros creemos que la principal razón es para poder brindar un excelente servicio al cliente y mantener una relación comercial continua.

Cuando hablamos de servicio al cliente, nos referimos a que la auditoría de almacén nos ayuda a tener información fidedigna, lo que se traduce en:

• Evitar inventarios fantasmas.

• Procesos más ágiles en el almacén.

• Mejores tiempos de respuesta.

• Menor tiempo de envío y entrega.

• Mejora en el tiempo de devoluciones.

Hoy en día un mayorista no desea competir únicamente por el precio de sus productos, porque de ser así, la relación que mantendrán con sus clientes sería a corto plazo. Lo que están buscando son clientes que se queden y adquieran en cantidades cada vez mayores. Sin embargo, para lograr esto necesitan realizar auditorías de almacén continuas que contribuyan a mejorar la tasa de ejecución de pedidos, ya que a los clientes les encantan los mayoristas que mantienen una tasa de cumplimiento de pedidos constantemente alta. 

Razones por las que deberías realizar una auditoría de almacén

Como vimos anteriormente, la razón principal por la que deberías auditar tu almacén es para brindar un excelente servicio y satisfacción al cliente. Por encima de tus productos, esto es lo único que te diferenciará de tus competidores.

Sin embargo, también creemos que las siguientes, son razones importantes para realizar una auditoría de almacén:

Mejorar la eficiencia operativa

Optimiza los procesos y recursos, lo que conduce hacia una gestión más ágil y rentable del almacén. Su objetivo es reducir el número de pasos dados para realizar determinadas tareas. Se trata de eliminar pasos innecesarios, eliminar el papeleo por completo y digitalizar todos los procesos siempre que sea posible. 

Identificar y corregir errores operativos

La detección temprana de problemas operativos es esencial para prevenir posibles interrupciones en la cadena de suministro. Auditar un almacén proporciona la oportunidad para corregir errores, mitigar riesgos y garantizar operaciones fluidas.

Evaluar el rendimiento

Esta razón es crucial para evaluar la efectividad y eficacia de las operaciones del almacén. Tener métricas y KPIs que permitan evaluar el rendimiento, le permitirán a una empresa tener una visión clara del desempeño de su almacén, facilitando la toma de decisiones informada y la identificación de áreas que requieren atención.

Con qué frecuencia realizar una auditoría de almacén

Las auditorías de almacén deben realizarse al menos una vez al año, pero pueden ser más frecuentes si es necesario. La frecuencia puede variar de acuerdo a la industria, el tamaño del almacén, la rotación del inventario y las políticas internas de la empresa. Sin embargo, algunas recomendaciones son: 

• Auditorías anuales: como una práctica estándar que permita tener un intervalo regular para evaluar el desempeño y realizar ajustes si es necesario.

• Trimestral o semestral: es útil en entornos con operaciones dinámicas o cambios frecuentes en el inventario. Las auditorías trimestrales o semestrales pueden ser más apropiadas para mantener un control constante y reaccionar rápidamente a los cambios.

• Por eventos específicos: algunas empresas optan por realizar una auditoría a su almacén en momentos clave, como antes de grandes eventos de ventas, durante la temporada alta o antes de cambios importantes en los procesos operativos.

• Auditorías continuas: en enfoques más modernos, se puede implementar este nivel de frecuencia que es útil en entornos donde se evalúan áreas específicas en intervalos regulares, distribuyendo la carga de trabajo a través del año.

¿Quién debería realizar una auditoría de almacén?

Realizar una auditoría de almacén es una tarea que requiere de experiencia y conocimientos específicos. Dependiendo del tipo de auditoría o del almacén, así como los objetivos de la auditoría, el auditor puede ser diferente: 

Gerente de almacén

Como líder desempeña un papel crucial en la planificación y coordinación de la auditoría. Su conocimiento profundo de las operaciones diarias y los procesos del almacén es invaluable durante una auditoría. 

Especialistas en logística

Profesionales con  experiencia en logística y cadena de suministro pueden aportar conocimientos específicos sobre flujos de trabajo, gestión de inventario y eficiencia operativa.

Expertos en seguridad

Especialistas en seguridad pueden evaluar las condiciones de seguridad del almacén, identificar posibles riesgos y asegurar el cumplimiento de las normativas.

Auditores internos o externos

Auditores internos, pertenecientes a la propia empresa, o auditores externos independientes, pueden proporcionar una perspectiva objetiva y asegurar la integridad del proceso de auditoría.

Personal de calidad

Si la auditoría se centra en la calidad de productos almacenados, el personal de control de calidad puede ser esencial para evaluar la conformidad con estándares establecidos.

Equipo multidisciplinario

Dependiendo de la complejidad, es común formar un equipo multidisciplinario que combine habilidades y conocimientos diversos para abordar todos los aspectos de la auditoría.

Beneficios de una auditoría de almacén

Una auditoría de almacén no solo es una práctica esencial para mantener operaciones eficientes, sino que también ofrece una serie de beneficios que pueden potenciar significativamente el rendimiento y la competitividad de tu empresa. Algunos de los beneficios clave de realizar auditorías logísticas son: 

Eficiencia operativa mejorada

Identificar y corregir ineficiencias en los procesos, mejorando la productividad y reduciendo costos operativos.

Optimización de recursos

Aprovechar al máximo los recursos, desde espacio de almacenamiento hasta fuerza laboral y tecnología, para maximizar la eficiencia.

Reducción de errores y pérdidas

Detectar y corregir posibles errores operativos, evitando pérdidas financieras y mejorando la precisión en la gestión de inventarios.

Cumplimiento normativo

Garantizar el cumplimiento de normas y regulaciones de seguridad, creando un entorno de trabajo más seguro y evitando sanciones. 

Mejora en la satisfacción del cliente

Asegurar entregas precisas y rápidas al cliente, generando una experiencia positiva y fortaleciendo relaciones comerciales.

Ventaja competitiva

Utilizar tecnologías de la información de manera eficaz, adoptando prácticas modernas que otorgan una ventaja competitiva en el mercado actual.

Ahorro de costos 

Descubrir oportunidades concretas para reducir costos operativos, generando un impacto positivo y sostenible en la rentabilidad de la empresa.

Checklist para auditoría de almacén

Los gerentes de almacén pueden utilizar este checklist para inspección y auditoría de almacén, en inspecciones de limpieza, señalización, equipo operativo o etiquetado. El checklist puede editarse de acuerdo a cada almacén. Si deseas utilizarlo, obtén más información de nuestro software para inspección de almacén o haz clic en uno de los siguientes botones.

Checklist de auditoría de almacén