Cómo monitorear promotores en campo

En los mercados minoristas en desarrollo, muchas marcas recurren a los promotores para realizar estrategias de marketing como el lanzamiento de productos, distribución de muestras y promociones, con el objetivo de impulsar las ventas en tiendas y puntos de venta.

Sin embargo, es común que la gestión de promotores presente desafíos únicos para los responsables de los equipos de promotoría. Por ejemplo, la rotación de personal, la estacionalidad y la dispersión geográfica son factores que dificultan el monitoreo de promotores en campo. 

Entonces, sin un control adecuado, es muy difícil garantizar que las estrategias de marketing se implementen correctamente y que la inversión en promotoría genere los resultados esperados.

En este artículo, explicaremos las consecuencias de tener una gestión ineficiente de promotores en campo y cómo solucionar este problema a través de herramientas digitales que brindan a las empresas una supervisión superior, incremento de la productividad y una mayor eficacia en la ejecución de cada campaña de promotoría.

Problemas de la mala gestión de promotores en campo

Muchas empresas aún dependen de reportes en papel hechos manualmente, hojas de cálculo o incluso el uso de WhatsApp para realizar el seguimiento de los promotores en campo. Hacerlo de esta manera solo garantiza lo siguiente: inconsistencias, pérdida de información y una ejecución pobre en cada campaña. 

A continuación, presentaremos algunos de los principales problemas que enfrentan las marcas cuando no pueden gestionar adecuadamente sus equipos de promotores en campo y el impacto negativo que genera en el punto de venta.

Mantener una imagen de marca uniforme es difícil

Cuando se venden productos en tiendas de conveniencia, supermercados u otros puntos de venta minoristas, uno de los principales desafíos que enfrentan los equipos de Trade Marketing es la falta de uniformidad en la presentación de la marca. 

Cada punto de venta tiene sus propias particularidades: diferente tipo de consumidor, variaciones en el acomodo del producto en los anaqueles, presencia de diferentes competidores e incluso diferencias en la visibilidad de la marca. Esto hace que garantizar una experiencia consistente sea una tarea difícil. 

En estos casos, el responsable de Trade Marketing debe encontrar una manera de estandarizar la imagen de la marca en todos los puntos de venta para asegurar que el mensaje promocional llegue de manera clara y efectiva al consumidor. Sin embargo, para lograrlo es necesario apoyarse en herramientas como una App para gestión de promotores que le permita supervisar la correcta ejecución en cada tienda, la coherencia visual y la presentación de productos en todos los establecimientos.

Se agrava el problema del inventario fantasma

El inventario fantasma es un desafío común al que se enfrentan las marcas, especialmente aquellas que operan en canales tradicionales. El inventario fantasma ocurre cuando un sistema de gestión de inventarios muestra que un producto está disponible, pero en realidad no lo está. 

Las consecuencias del inventario fantasma generalmente afectan a departamentos específicos como el área de Compras de una empresa, pues el personal a cargo puede llegar a considerar que hay una fuerte demanda de dicho producto, aunque en realidad el producto no esté siendo exhibido o no está en su lugar.

En otras palabras, el inventario fantasma puede ser el origen de decisiones de compra erróneas o desinformación acerca de la necesidad de reposición de productos.

¿Cómo solucionar el inventario fantasma?

Una forma de solucionar el inventario fantasma es a través de la revisión constante entre el inventario digital y el físico. Los equipos de promotoría, como agentes de enlace entre el sistema de inventario y el punto de venta, pueden ser la clave para corregir este problema.

Para dicha tarea, los promotores necesitan de herramientas especializadas que puedan ser de apoyo para realizar el registro de inventario en punto de venta, ya que suelen utilizar plataformas de mensajería instantánea como WhatsApp o Messenger que no están diseñadas para solucionar este problema. 

Es por eso que existen plataformas como Linkaform, que están desarrolladas para que el registro de inventario sea preciso, fácil de consultar y que sea capaz de generar reportes rápidamente. Además, entre otra de sus funciones para la gestión de promotores se encuentran: 

• El control de la operación de cada punto de venta en campo

• Creación de catálogos en línea de sucursales o productos

• Recolección de evidencias fotográficas en cada visita

• Registro de geolocalización para garantizar el cumplimiento de visitas

Si deseas obtener más información, haz clic en el enlace a continuación: Software y App para gestión de promotores de Linkaform.

Se dificulta la gestión de promotores

La gestión manual y la falta de visibilidad en tiempo real, generan dificultades para controlar horarios, rutas y asistencias, lo que puede resultar en ausencias, tardanzas o desviaciones de ruta por parte de los promotores. Esta falta de control termina afectando la eficiencia operativa y por ende, los resultados de las campañas, generando costos innecesarios y perdiendo oportunidades de venta.

En otras palabras: sin un sistema adecuado para supervisar y monitorear las actividades de los promotores, es muy difícil garantizar que cumplan con sus visitas en tiempo y forma.

Se dificulta el análisis de competencia

Cuando una empresa no gestiona efectivamente a sus promotores, pierde una ventaja clave en el análisis de la competencia: la información en tiempo real. Sin un sistema que les permita a los promotores reportar precios, promociones, estrategias de exhibición, entre otros; de la competencia, las decisiones estarán basadas en información obsoleta. Esto impide reaccionar a tiempo ante los cambios en el mercado, como ajustes de precios o lanzamientos estratégicos.

Los promotores no cumplen con su ruta de visitas

Cuando la gestión de promotores se realiza de manera manual, es difícil saber si los promotores realmente están siguiendo su ruta establecida, visitando los puntos de venta programados y cumpliendo con sus tareas en cada tienda en tiempo y forma. 

Cuando no hay una supervisión de promotores en tiempo real, se corre el riesgo de que los promotores omitan visitas, acorten tiempos de permanencia o no realicen correctamente sus actividades. Esto no solo afecta la visibilidad de la marca, sino que también afecta la recolección de información clave sobre la competencia y la efectividad de las estrategias de Marketing.

Cómo supervisar promotores en campo efectivamente

Como se mencionó anteriormente, la gestión de promotores manual se presta a muchos errores tanto en la supervisión, como en la ejecución y la implementación de estrategias. Sin embargo, existen soluciones y esa es la buena noticia. 

En Linkaform hemos ayudado a cientos de equipos que gestionan a promotores en campo y entendemos los problemas a los que se enfrentan. Es por eso que desarrollamos una App para promotores que permite controlar la operación en los puntos de venta, monitorear las rutas asignadas, garantizar las visitas a piso mediante evidencia fotográfica y geolocalización, crear reportes de promotoría en instantes, entre otros. 

Disponible para utilizarse en web o en dispositivos móviles, Linkaform ofrece cinco herramientas que son clave para una supervisión de promotores en campo efectiva.

Registro de geolocalización en cada visita

Con Linkaform los promotores podrán realizar el check-in de sus visitas a tienda. Cada registro automáticamente guarda las coordenadas en donde se realizó el check-in. De esta manera podrás asegurarte que tus promotores están cumpliendo con su itinerario. 

Por ejemplo, en la imagen anterior, podemos visualizar el registro creado desde la App de Linkaform por un promotor en campo. Como encargado del equipo de promotores, esta sería la vista que tendrías, desde la cual podrás visualizar en Google Maps la ubicación desde la que se hizo el check-in de visita a tienda.

Incluso, Linkaform tiene la opción de añadir fotografías de la visita a tienda por parte del promotor. Usted, líder del área podrá personalizar el formulario digital para limitar que las fotografías de visita solo puedan tomarse de la cámara del dispositivo móvil y no de la galería.

Evidencia fotografía en cada visita a tienda

Como se mencionó anteriormente, los promotores podrán tomar fotografías como evidencia desde la App de Linkaform. Podrán capturar imágenes del estado del anaquel, de las exhibiciones, actividades, visitas a tienda, etc.

Bastará con que ingresen a la App, seleccionen el formulario correspondiente, llenen los datos y capturen la fotografía. Este registro se subirá a la nube y usted como líder, podrá consultarlo desde su computadora personal en donde podrá ver todos los registros a detalle.

Reportes de promotoría más rápidos

Linkaform tiene un módulo para la visualización de reportes en gráficos. La realidad es que cada reporte es diferente y por eso mismo, puedes personalizarlo a la medida con los KPIs que sean más relevantes para ti. 

Estandarización de procesos

La plataforma de Linkaform te permite asegurar que todos los promotores en campo sigan los lineamientos de las marcas a través de formatos estandarizados como formularios o checklist digitales, los cuales pueden ser utilizados por cualquier promotor de tu equipo a través de la App de Linkaform.

Información centralizada en la nube

Linkaform guarda toda la información en la nube de forma segura. Dichos datos quedan almacenados y disponibles para ser consultados en cualquier momento y desde cualquier lugar. Solo es necesario contar con un dispositivo que haya iniciado sesión en la cuenta correspondiente para que pueda consultar toda la información de la ejecución de sus promotores. 

Conclusión

Monitorear a los promotores en campo de manera efectiva no solo permite asegurar la correcta ejecución de las campañas, sino que también impacta directamente en la productividad, la visibilidad de la marca y la toma de decisiones estratégicas.

Las herramientas tradicionales ya no son suficientes para afrontar los desafíos actuales del Trade Marketing. Hoy, contar con una solución digital como Linkaform puede marcar la diferencia entre una campaña exitosa y una ejecución fallida.

Con nuestra App, obtienes visibilidad en tiempo real, control total sobre las visitas, reportes instantáneos y una supervisión más eficiente. Si buscas mejorar la gestión de tu equipo de promotores, estás a un clic de lograrlo.

Conoce más sobre Linkaform o agenda una demostración de la plataforma seleccionando uno de los siguientes botones.