Gestiona el control de visitas para edificios a través de un software

Comúnmente los edificios corporativos utilizan procesos manuales como el uso de un libro de registro de visitas para su gestión de accesos. El uso de papel supone algunas ventajas como su bajo costo o facilidad de uso. Sin embargo, cada vez los edificios se vuelven más inteligentes y están más integrados con la tecnología, es por eso que surgen nuevas formas más eficientes de gestionar este proceso, como el uso de software para control de visitas para edificios. 

En este artículo aprenderás qué es un software para control de visitas en edificios, sus beneficios y principales características que te brindarán mayor seguridad, control y rapidez en la gestión de visitas. Por lo que si estás considerando migrar del papel a un sistema de control de visitas, quédate a conocer esta herramienta que es una de las más viables en el mercado.

¿Qué es un software para el control de visitas para edificios?

Un software de control de visitas para edificios es una solución tecnológica diseñada para gestionar, monitorear y registrar el acceso de visitantes a un edificio por medio de dispositivos electrónicos como un smartphone, tablet o computadora. Su principal función es que ayuda a asegurar que solo personas autorizadas puedan ingresar y permanecer en el edificio.

Beneficios utilizar un software para el control de visitas en edificios

Tal vez te preguntarás, ¿por qué debo comenzar a utilizar un sistema digital en mi gestión de accesos y visitas en lugar de continuar con un libro de registro de visitas? Si bien, como mencioné anteriormente, un libro es económico y fácil de utilizar, la realidad es que operativamente tiene muchas deficiencias que ponen en riesgo la seguridad del edificio y el personal que está dentro de él. Por otra parte, los beneficios de utilizar un software para el control de visitas en edificios son los siguientes:

• Registro en formulario digital que garantiza la recolección de datos exactos del visitante. 

   

• Capacidad de adjuntar evidencia fotográfica en los registros de cada visitante.

   

• Verificación y validación de documentos de personal externo como contratistas.

   

• Gestión de la ocupación de las diferentes áreas del edificio.

   

• Acceso de los visitantes más rápido y seguro. 

   

• Capacidad de generar bitácoras digitales de seguridad o reporte de incidencias.

   

• Emisión de pases de acceso con código QR.

Como puedes ver, los beneficios de un sistema de control de visitas van más allá de la seguridad pues ofrecen herramientas que automatizan la gestión de visitas haciéndolo más eficiente.

Un software como Linkaform, es una opción en el mercado que te ofrece todos los beneficios mencionados anteriormente. Si deseas obtener más información, haz clic en la siguiente imagen.

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Características de un software para control de visitas en edificios

Los sistemas desarrollados para hacer más eficiente el control de visitas en edificios están diseñados para hacer más que sólo gestionar las visitas. Sus características engloban diversas funciones que brindan una cobertura 360°. 

Las principales características de un software para control de visitas en edificios son:

• Formato digital de registro de visitas: se realiza a partir de un formulario inteligente que además recolecta información adicional como las coordenadas GPS, evidencia fotográfica y la hora exacta de registro. Ya no tendrás que preocuparte por registros falsos o historiales de visitas inexactas.
  
  
• Bitácoras de seguridad digitales: te permiten tener el registro a detalle de los reportes de seguridad, accesos y salidas de personas, fallas reportadas o artículos extraviados, entre otros. 
  
  Las bitácoras digitales pueden consultarse desde cualquier dispositivo conectado a internet en el momento en el que sea necesario. Además, podrán ser editados únicamente por las personas autorizadas y podrán complementarse con evidencia fotográfica.
  
  
• Validación de documentos: a través de un proceso ágil, se recolectan los documentos o certificados de personal externo que comúnmente visita el edificio como lo son contratistas, personal de mantenimiento o técnicos en reparación. Para poder operar, ellos deben cumplir ciertas normas, reglas y estándares. 
  
  Es por eso que sistemas de control de visitas para edificios como Linkaform pueden validar la documentación, los certificados y garantizar que se cumplan las normas para evitar futuras multas o posibles accidentes de trabajo.
  
  
• Alertas de seguridad: las alertas se envían vía correo electrónico o notificaciones a un dispositivo móvil y son configuradas de acuerdo a las necesidades de cada edificio. 
  Por ejemplo, pueden enviarse cuando un visitante no autorizado quiere ingresar al edificio o cuando las credenciales de un técnico en mantenimiento están expiradas y no debe operar.
  
  
• Emisión de pases de acceso: el sistema emite pases de acceso que contienen un código QR que podrá imprimirse o ser escaneado desde un dispositivo móvil en la recepción del edificio. Cuando el pase es escaneado, automáticamente refleja los datos del visitante en el sistema autorizando o denegando su acceso. Uno de sus principales beneficios es que garantiza un acceso 100% seguro y rápido.
  
  
• Control de acceso vehicular: a través de bitácoras, podrás registrar cada vehículo que entra y sale del estacionamiento del edificio. Además, podrás tomar fotografías del automóvil, sus placas o incluso la licencia de conducir del chofer. La bitácora digital garantiza que el registro sea realizado en el momento exacto del ingreso o salida.
  
  
• Reporte en dashboard: un sistema de control de visitas contiene una sección de reportes desde la cual podrás visualizar tus KPIs de seguridad en gráficas (dashboard). Este reporte podrá ser exportado en formato PDF para presentaciones, auditorías de seguridad o el uso necesario.

Como podrás ver, un software de control de visitas para edificios te ofrece más herramientas que cualquier otro sistema de control de accesos como los libros de registro de visitas, sistemas de cámaras de seguridad, tarjetas de acceso o sensores. Además que su precio en el mercado es incluso menor que muchos sistemas de acceso, ofreciendo aún más.

Si deseas comenzar la digitalización en tu edificio, invertir en seguridad y tener un acceso del personal interno e invitados más rápido, eficiente y controlado de tus invitados, Linkaform es un software de control de visitas para edificios disponible en web, App Android o iOS. 

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