¿Para qué un formato de Control de Plagas?

 Es bien sabida la importancia de contar con un excelente programa de control de plagas y hay que tomar en cuenta que el éxito del mismo se construye a través de una suma de esfuerzos de diversas índoles comenzando con el diseño del proceso del programa, así como de sus lineamientos, controles y formatos relacionados.

Entre los formularios que se utilizan en los programas de control de plagas, existe uno especialmente relevante: el formato de control de plagas, que, como su nombre lo dice, es utilizado para capturar todos los datos relacionados con el programa de control de plagas y se va actualizando, con el objetivo de contar con un registro de la información más relevante acerca de lo que se ha hecho, sus resultados, los hallazgos hechos y su estatus actual.

Pese a que este documento pudiera parecer simple e intuitivo, dentro de muchas empresas de control de plagas es considerado una piedra angular en la construcción del éxito del programa. Esto se debe a que es una recopilación de los datos más críticos del mismo y alguna omisión, podría significar una pérdida de un activo intangible.

El diseño del formato de control de plagas

Es importante cuidar el diseño del formato de control de plagas para asegurarnos de que contamos con toda la información requerida y así tener una fotografía nítida del programa que se ha decidido llevar a cabo y su estado actual.

Los datos que debe llevar varían de acuerdo a la situación particular de cada empresa, sin embargo ponemos a tu disposición algunos aspectos importantes a considerar:

• Los datos de contacto del cliente, en especial de la persona encargada del programa de control de plagas.

• Lista de los tipos de plagas que se están controlando.

• Fechas de última detección de cada una de las plagas en cuestión.

• Fecha de la última colocación de trampas.

• Tipos de trampas utilizadas.

• Servicio que se le da a los dispositivos (cebaderos, trampas, feromonas).

• Acciones de control.

• Recomendaciones y acciones correctivas.

• Tipo de servicio contratado con el proveedor de control de plagas.

La utilización en campo del formato de control de plagas

Una vez que hemos diseñado cuidadosamente nuestro formato de control de plagas, el siguiente reto es asegurar su correcta utilización.

Los puntos que debemos de cuidar para que dicho formato tenga la utilidad que estamos buscando son:

• Que realmente se utilice, es importante asegurar que el personal en campo no lo olvide llenar.

• Que se llene adecuadamente.

• Que la letra al llenarse sea legible.

• Que los campos contengan la información solicitada.

• Que se le deje una copia al cliente.

• Que el cliente no la extravíe la copia.

• Que el proveedor del servicio tampoco extravíe la copia.

• Que la información recolectada esté al alcance de todos los miembros de la organización del proveedor del servicio para que se facilite el seguimiento del mismo.

• Que el formato sea de un llenado fácil donde se le sugieran los datos repetitivos al técnico con el fin de facilitar su uso.

• Que se asegure el seguimiento a cada uno de los hallazgos que requieran acciones adicionales.

Si te parece que la lista anterior es casi imposible de lograr, probablemente estás visualizando un formato de papel. Te invitamos a que por un momento imagines al técnico utilizando una app en un dispositivo móvil (celular o tableta). Imagina que es sencillo de llenar, tiene la capacidad de sugerirle todos los datos que ya conoce de la empresa donde se encuentra dando el servicio, el formato tiene la capacidad de reconocer cuando está llenando erróneamente, por ejemplo “al número telefónico le falta un dígito”, podrá elegir de una lista de plagas, y  trampas para no tener que escribirlo, imagínalo incluyendo fotografías que contienen el registro de la hora, fecha y localización donde fueron capturadas y al guardar dicha información automáticamente se guarda en la nube, llega por correo electrónico al cliente y genera las alerta correspondientes a cada área de la empresa proveedora del servicio de control de plagas.

Imagina que la siguiente ocasión en que el cliente llama, la persona de atención a clientes puede ver en pantalla los pormenores de sus servicios y brindarle así una atención personalizada. “Buen día Sr. Garza, es un placer atenderle, mis registros me reportan que estuvimos con usted hace quince días realizando un servicio de control de cucarachas, ¿cómo se encuentra ahora? ¿ha tenido alguna situación al respecto? ¿de qué manera lo podemos apoyar?"

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¿Cómo hago para generar un formato de control de plagas digital?

Contar con un formato de control de plagas digital tiene grandes beneficios y la pregunta es ¿cuál es la mejor manera de crear uno?

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