¿Por qué es importante un sistema de gestión de visitantes?

Un sistema de gestión de visitantes es importante para las empresas, edificios, plantas industriales o negocios que operan en instalaciones con un flujo frecuente de visitantes porque les permite monitorear entradas y salidas, generar reportes, evitar multas, consultar historial de visitas, garantizar el cumplimiento de protocolos de seguridad, entre otros.

Migrar de una gestión de visitas manual como lo es un libro de registro de visitas u hoja de Excel, a la digitalización del proceso de gestión de visitantes, podrá garantizar un entorno más seguro, eficiente y cómodo para sus visitantes.

A continuación, conoceremos ¿qué es un sistema de gestión de visitantes? ¿Cuáles son sus beneficios? Y cinco razones por las que creemos que deberías invertir para implementar este sistema en tus instalaciones.

¿Qué es un sistema de gestión de visitantes?

Es una plataforma digital que agiliza el proceso de entrada y salida de visitantes en empresas, edificios, plantas industriales, entre otros, a través de diversas funcionalidades automatizadas. 

Los sistemas de gestión de visitantes están alojados en la nube, por lo que se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo conectado a Internet como una computadora, smartphone o tablet. Generalmente cuentan con dos interfaces: una para el personal interno y otra para los visitantes.

Sistema de gestión de visitantes para caseta o recepción

Una interfaz del sistema de gestión de visitantes está diseñada para el personal interno de la organización, como un guardia de seguridad en caseta o personal administrativo en recepción. 

Algunas de las actividades que pueden realizar desde el sistema son: 

• Autorizar o denegar acceso a los visitantes.

• Descargar reportes en PDF.

• Consultar el historial de visitas.

• Conocer qué visitantes están dentro de las instalaciones.

• Saber qué visitas están agendadas para los próximos días.

Sistema de gestión para visitantes

La interfaz del sistema de gestión para visitantes está diseñada para optimizar el proceso de entrada y salida de visitas, haciéndolo más rápido, seguro y eficiente.

Algunas de las actividades que un visitante podrá realizar desde la plataforma son:

• Registro de su visita a través de formularios digitales.

• Descarga de pases de acceso con código QR.

• Agendar visitas.

• Alta de personal técnico para próximas visitas de mantenimiento.

• Adjuntar documentación como NSS o certificados de personal de obra, mantenimiento o técnico, para autorizar su acceso.

Como puedes ver, a diferencia de un método de gestión de visitas manual como el libro de registro de visitas, un software de gestión de visitantes ofrece una forma más eficiente, rápida y segura de gestionar las entradas y salidas en una instalación.

En Linkaform, desarrollamos un sistema de gestión de visitas que cuenta con las funciones de ambas interfaces. Además cuenta con módulos como bitácoras digitales, software de control de incidencias y software de rondines de seguridad que complementan el sistema. Si deseas conocer más, haz clic en este enlace para agendar una demostración.

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¿Por qué es importante el sistema de gestión de visitantes?

Un sistema de gestión de visitantes es importante porque cuenta con una amplia variedad de funciones que simplifican el proceso de gestión de visitantes en una organización. Además de contribuir a mejorar la seguridad, eficiencia y la experiencia general de los visitantes.

Funciones como el registro y control de visitas, pre-registro de visitantes, pases de acceso con código QR, acceso a historial detallado de todos los movimientos, validación de vigencia de permisos, entre otros, lo hacen un activo invaluable para las empresas.

Razones por las que deberías invertir en un sistema de gestión de visitantes

Incrementa la seguridad

Al implementar un sistema de gestión de visitantes en una organización, tenemos acceso a herramientas que nos permiten identificar, gestionar y rastrear a los visitantes en tiempo real, lo cual mejora la seguridad.

Registro seguro de los visitantes

Un sistema de gestión de visitantes proporciona un informe detallado y con información fidedigna por cada visita realizada, pues al ser un sistema digital, recolecta datos como la ubicación, fecha, hora o fotografías desde el dispositivo, asegurando que sean datos reales. 

Por otra parte, un libro de registro de visitas comúnmente presenta errores como palabras ilegibles, datos falsos u organización deficiente, generando inseguridad. 

Optimiza la experiencia de los visitantes

Un sistema de gestión de visitas mejora la experiencia de visitantes, empleados, contratistas o técnicos de mantenimiento, pues garantiza un proceso de entrada rápido, seguro y fluido. 

Además, puede proporcionar material de ayuda como instrucciones acerca de cómo registrar una visita, videos de cómo realizar un protocolo de seguridad antes de acceder a un área o un mapa con la ruta exacta hacia el destino del visitante, lo cual aporta más valor al visitante.

Herramienta contra emergencias

Un sistema de gestión de visitantes es una herramienta útil durante emergencias en un lugar de trabajo como una empresa, edificio o planta industrial. Por ejemplo, si ocurre una emergencia el sistema será útil para: 

• Saber con exactitud quién está dentro de las instalaciones, garantizando que todos sean evacuados.

• Ante emergencias sanitarias, un sistema de gestión de visitantes puede proporcionar información útil para los profesionales de salud. Si un visitante o empleado contrajo una enfermedad, podrá saber con facilidad qué áreas visitó, contrarrestando contagios.

Validación de permisos de visitantes

Con un sistema que controle el acceso de los visitantes, podrás definir perfiles de usuarios donde se establezcan permisos, documentos, certificados o exámenes requeridos para obtener el acceso, los cuales serán inspeccionados de manera automática en cada entrada de los visitantes. De esta manera garantizamos cumplir con las políticas de seguridad y administrativas, evitando accidentes y multas.

Accesible desde cualquier dispositivo

Un sistema de gestión de visitantes, ofrece la flexibilidad de acceder a su plataforma en cualquier lugar y momento desde un dispositivo como computadora, tablet o teléfono móvil, por lo que podrás gestionar y monitorear de manera remota las actividades de los visitantes. Así, siempre podrá mantenerse actualizado sobre quién entra o sale de las instalaciones.

Sistema de gestión de visitantes

Si deseas comenzar a utilizar un sistema de gestión de visitantes para tu organización, una opción en el mercado es Linkaform una plataforma web y App para Android y iOS que está diseñada para ser utilizada por guardias de seguridad en casetas o personal administrativo. 

En la plataforma para gestión de visitantes Linkaform, podrás visualizar en un tablero, métricas importantes como el número de visitantes en el día, personal o vehículos dentro, salidas registradas e información detallada de cada visitante como sus datos personales, certificados, áreas a las que tiene el acceso permitido, a quién visita o el equipo que tiene autorizado ingresar. 

Si deseas obtener más información del sistema de gestión de visitantes Linkaform o agendar una demostración en vivo, contáctanos haciendo clic en uno de los siguientes botones.