¿Cómo automatizar el registro y control de visitas?

Las empresas o lugares de trabajo como fábricas, construcciones o plantas industriales con grandes cantidades de empleados y visitantes, sufren un proceso de registro y control de visitantes lento.

Un proceso de gestión de visitas lento, causa problemas como por ejemplo: dejar a los visitantes o contratistas una mala experiencia, teniendo que lidiar con filas extensas y largas esperas para poder acceder, perdiendo valiosas horas. 

Sin embargo, es un desafío que puede solucionarse. Cualquier lugar de trabajo puede hacer el registro y control de visitas más rápido, por medio de un sistema de registro y control de visitas que automatiza y gestiona de manera eficiente y segura el acceso de visitantes. 

A continuación, conoceremos ¿qué es un software de registro y control de visitas y cómo te puede ayudar a automatizar el proceso de entradas y salidas? ¿Cuáles son los beneficios de un software para control de visitas? Y finalmente, cómo puedes implementarlo en tu empresa o lugar de trabajo.

¿Qué es un software para registro y control de visitas?

Un software para registro y control de visitas es un sistema diseñado para gestionar de manera más eficiente y segura el acceso de visitantes a un lugar de trabajo como una empresa, edificio, planta industrial, construcción, entre otros. Su función principal es facilitar el proceso de gestión de visitas, automatizando el flujo de trabajo haciéndolo más rápido.

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¿Cómo automatizar el registro y control de visitas con un software?

Para automatizar el registro y control de visitas, puede hacerlo a través de un software de gestión de visitas como Linkaform: basta con enviar un enlace al futuro visitante para que realice un pre-registro por medio de un formulario digital, el cual podrá llenar desde un dispositivo conectado a Internet. 

Una vez que el futuro visitante complete su información, automáticamente recibirá un pase de acceso con código QR para que escanee a su llegada. Una vez escaneado, se completa el registro. 

Y listo, ¡Es todo! Ahora, la tarea del guardia de seguridad en la caseta de seguridad o el personal administrativo en recepción se reduce significativamente a solo verificar ingresos y salidas.

Incluso, con un sistema de registro y control de visitas como el de Linkaform, podrá realizar la gestión de entradas y salidas directamente en caseta de seguridad o recepción, permitiendo a sus visitantes registrarse a través de un dispositivo como smartphone o tablet que recopila datos completos y precisos, y que no permite saltarse pasos o proporcionar información incompleta.

Sin embargo, un software de registro y control de visitas tiene más que ofrecer. A continuación, conozcamos algunas de sus funciones.

Funciones de un software para automatizar el registro y control de visitas

Estas son algunas de las funciones que te brinda un sistema de gestión de visitas como Linkaform para automatizar el proceso de gestión de visitas:

Invitaciones con un clic

Si estás en espera de un visitante, puedes enviarle una invitación por correo electrónico para realizar un pre-registro. El futuro visitante recibe un correo electrónico con un enlace al formulario digital de registro en el que ingresará sus datos como nombre, empresa donde trabaja, motivo de la visita, datos de contacto, entre otros.

Dependiendo del propósito o las necesidades de la visita, se pueden recopilar datos diferentes. Por ejemplo, los visitantes pueden adjuntar sus certificados, credenciales, firmar digitalmente acuerdos de confidencialidad o incluso, tomar fotografías de su identificación oficial. 

Pases de acceso temporales

Si cuentas con visitas de personal técnico o de mantenimiento que solo irá a realizar un servicio, puedes generar y emitir pases de acceso temporales, los cuales en caso de finalizar el período de tiempo de permanencia permitido, podrá avisarte por medio de una alerta o notificación a tu smartphone.

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Acceso de visitantes sin contacto

Cuando esté programada la visita de cualquier persona, podrá enviarle la invitación para que por medio de un proceso autoguiado, proporcione toda la información necesaria para su registro. Los invitados no necesitan descargar una aplicación adicional, simplemente deberán seguir las instrucciones en pantalla hasta que se confirme el registro. 

Como mencionamos anteriormente, una vez que se registra, el invitado recibe un código QR personal directamente a su smartphone. A su llegada, el invitado escanea su código en el quiosco de registro. El sistema utiliza el código para ingresar toda su información de registro automáticamente. 

Esta automatización, significa que el visitante nunca tendrá que esperar a un guardia de seguridad o recepcionista, lo que garantiza una entrada rápida y sin contacto.

Control de visitas recurrentes

Es una herramienta útil para contratistas o técnicos de servicio temporales que regresarán por varios días. Los usuarios pueden establecer fechas de vencimiento personalizadas que van desde días, semanas o años. Esto permite a los visitantes regresar sin tener que repetir el proceso de registro hasta que caduque su pase.

Integraciones

Un software de registro y control de visitas ofrece capacidades de automatización e integración con otros sistemas. Por ejemplo, Linkaform se integra con Microsoft Teams, Slack, PowerBI, Odoo y muchos sistemas más. Las integraciones simplifican procesos y aseguran que la información se integre sin problemas en los flujos de trabajo existentes.

Bitácoras de seguridad 

Si deseas consultar o descargar los ingresos o salidas, o los incidentes de un período en específico, un sistema te permitirá consultarlo en su base de datos, permitiéndote tener el control, trazabilidad e historial de todo por medio de bitácoras digitales.

Beneficios de automatizar el registro y control de visitas

Automatizar el registro y control de visitas es poner fin a las tareas manuales que ralentizan y complican el flujo de trabajo. Modernizar la gestión de visitantes mejora todos los aspectos relacionados con entradas y salidas, desde la eficiencia hasta la seguridad.

A continuación, vamos a conocer algunos beneficios clave que obtendrás al automatizar el registro y control de visitas en tu organización:

Agiliza las entradas y salidas de visitantes

Aprovechar el pre-registro digital para la gestión de visitantes agiliza el flujo de trabajo. En lugar de gastar valiosas horas-persona realizando registros y llenando libros de registro, los mismos visitantes realizan esta tarea de manera independiente.

Incremento de seguridad

Los equipos de seguridad o recepción utilizan el pre-registro y el software de gestión de visitantes para cumplir las mejores prácticas de seguridad en el trabajo. Les permite validar y examinar a los visitantes, incluso antes de que estos lleguen a su lugar de visita.

Reducción del tráfico

Las empresas con un gran volumen de visitantes como entregas, técnicos de mantenimiento o empleados, son propensas a generar un tráfico denso en el punto de acceso. El resultado es un caos que genera lentitud de acceso e inseguridad. La automatización de entradas y salidas de visitantes, logra reducir el tráfico al hacer el proceso más rápido.

Software para registro y control de visitantes

Sabemos que llevar la gestión de visitas por medio de un libro de registros es una opción accesible. Sin embargo, es una opción que comúnmente genera un proceso de ingreso lento, con datos inexactos o huecos de seguridad. 

Linkaform es un software de gestión de visitas altamente configurable con 4 módulos digitales: Control de Accesos, Bitácoras, Control de Incidencias y Rondines. Nuestra App es de fácil uso y está disponible para cualquier computadora personal o dispositivos con Android o iOS.

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