Cómo un sistema de gestión de visitas puede ayudar al control de visitas de proveedores

Los lugares como empresas, edificios de oficinas, hospitales o fábricas frecuentemente reciben la visita de proveedores para ingresar a sus instalaciones. El reglamento en estos lugares establece normas que deben seguirse, como la presentación de una identificación oficial, portar un gafete de identificación, apegarse a la normativa como usar zapatos cerrados, casco de protección o contar con certificados que avalen su conocimiento para operar.

Sin embargo, estos lugares de trabajo utilizan sistemas de registro y control de visitas tradicionales como el libro de visitas, que no permiten validar certificados ni seguir la normativa que las empresas exigen como reglamento. Pero no te preocupes. En este artículo, cubriremos exactamente cómo las empresas pueden llevar un control de visitas de proveedores efectivo que sí cumpla con la normatividad y seguridad requerida.

7 pasos para un control de visitas de proveedores en una empresa más seguro

Un software de gestión de visitas hace más que ayudarle a gestionar el acceso de los proveedores, incluyendo el registro, los flujos de entradas y salidas, y la emisión de pases de acceso temporales. También ayuda a las empresas a cumplir con el reglamento, los estándares y normativa a través de un proceso de control de visitas automatizado como el siguiente: 

1. Alta de proveedor

   Cuando la empresa cuenta con un software de gestión de visitas, el proveedor o contratista que desea prestar sus servicios a la empresa, empieza su alta enviando sus documentos a través de un formulario digital en la plataforma. Posteriormente, a través del sistema la empresa recibe y valida los documentos del proveedor, ejecutando de inmediato flujos de autorización que finalmente realizan el alta.
   
   

2. Alta de trabajadores

   Cuando el proveedor esté dado de alta en la empresa, podrá solicitar el alta de su personal, enviando los documentos generales de cada uno a través del software de gestión de visitas.
   
   

3. Verificación de altas

   En este momento, la empresa recibe a través de la plataforma de gestión de visitas, la solicitud de altas de cada empleado, las cuales tendrá que verificar y posteriormente autorizar.
   
   

4. Generación de pases y asignación de perfil

   Al autorizar las altas de cada empleado, el departamento indicado dentro de la empresa creará los pases de entrada y asignará un perfil de empleado correspondiente. Por ejemplo, de técnico de mantenimiento o empleado de construcción, entre otros.
   
   Cada perfil de empleado solicitará diferentes certificados. Por ejemplo, un técnico de mantenimiento en silos necesitará un certificado que avale su capacidad de operación en las alturas.
   
   

5. Solicitud de permisos

   Después de asignar los perfiles correspondientes a cada trabajador que se recibirá en las instalaciones, el software de gestión de visitas solicitará al proveedor los documentos y/o certificados requeridos por cada trabajador, para su carga y análisis.
   
   

6. Carga y autorización de permisos

   Una vez que el proveedor realiza la carga de los documentos y/o certificados por trabajador, la empresa validará su vigencia y posteriormente los autorizará. Estos documentos pueden ser certificados de trabajo en las alturas, manejo de maquinaria especializada, entre otros, que generalmente son requeridos por normativa o reglamento.
   
   

7. Acceso con pase de entrada QR

   Finalmente, al contar con la autorización por parte de la empresa, cada trabajador estará listo para acceder a las instalaciones con un pase de acceso con código QR que únicamente pasará por un scanner a su llegada.

Beneficios de un software de control de visitas para proveedores

Cuando un lugar de trabajo automatiza el control de visitas de proveedores a través de un software de gestión de visitas, mejora todos los aspectos relacionados con la entrada y salida de proveedores, convirtiendo el proceso más rápido, seguro y garantizando el cumplimiento de normativas y reglamento. Algunos de los beneficios de un software de control de visitas para proveedores son los siguientes:

1. Automatiza las entradas y salidas de proveedores

   Al utilizar un software de control de visitas para proveedores, la validación de documentos, certificados o cumplimiento del reglamento de seguridad de la empresa, se realiza antes de que el proveedor o sus trabajadores lleguen a las instalaciones. Cuando ellos lleguen al punto de acceso, estarán certificados para ingresar y contarán con un pase de acceso con código QR el cual únicamente tendrán que escanear, por lo que el trabajo en la caseta de seguridad o recepción, se simplifica a solo verificación, haciendo más rápido, ágil y seguro el ingreso de los proveedores.
   
   

2. Incrementa la seguridad

   El control de visitas de proveedores por medio de un software de gestión, garantiza que se cumplan los requisitos de seguridad del reglamento de la empresa. Además, permite que se realice la verificación de documentos como identificación oficial, SUA, IMSS o certificados especializados.
   
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3. Reduce el tráfico

   Un software de control de visitas de proveedores garantiza un rápido acceso de personal, por lo que no existirán largas filas de espera para poder ingresar a las instalaciones de la empresa, lo cual evita la pérdida de valiosas horas - persona.
   
   

4. Pases de acceso con código QR

   El software para control de visitas de proveedores te permite crear pases de acceso con código QR que el proveedor o sus trabajadores podrán escanear desde su smartphone en el punto de acceso. Al pasar por el escáner, el sistema automáticamente arroja todos los datos de la persona como su nombre, perfil, identificación oficial, certificados, motivo de la visita, hora de ingreso y salida, entre otros datos.
   
   De esta manera, se ahorra tiempo y largas filas de acceso, al evitar escribir en un libro de registro de visitas por cada proveedor que ingrese.
   
   

5. Validación de documentos y certificado de proveedores

   Los documentos generales y certificados de los proveedores y sus trabajadores pueden ser fácilmente validados digitalmente con un software de gestión de visitas. Además, estarán almacenados en la nube por lo que pueden ser consultados en cualquier momento.
   
   Incluso, sistemas de control de visitas de proveedores como Linkaform, pueden enviar alertas por medio de notificaciones cuando el certificado de un trabajador esté próximo a vencer.
   
   Conoce más: ¿Cómo automatizar el control y registro de visitas?
   
   

6. Historial de visitantes y bitácoras de incidencias

   Un software de gestión de visitas almacena todo el historial de visitas y las bitácoras de incidencias en la nube por lo que se pueden consultar en cualquier momento desde el dispositivo en donde se tenga la aplicación. Esto es útil ante consultas de seguridad o auditorías que se realicen a futuro en las instalaciones.
   
   

7. Reportes en dashboards

   Los sistemas de gestión de visitas pueden ofrecer módulos de Business Intelligence que contengan reportes gráficos (dashboard) en los que cada empresa decida qué KPIs visualizar, de acuerdo a sus necesidades.
   
   Conoce más: ¿Por qué es importante un sistema de gestión de visitantes?

Software para control de visitas de proveedores

Un software para control de visitas de proveedores es una herramienta digital que permite gestionar de manera efectiva los ingresos y salidas de proveedores o contratistas y sus trabajadores a las empresas. 

Si actualmente estás en búsqueda de un sistema que te ayude a controlar las visitas de proveedores en tu empresa y que valide sus permisos para cumplir con el reglamento de seguridad y normatividad, Linkaform es una opción en el mercado. 

El software de Linkaform te ofrece un proceso de acceso más ágil y seguro para tus proveedores, brindándote las herramientas necesarias para siempre cumplir con las reglas de seguridad. Su proceso automatizado consta de 7 pasos (como los que presentamos anteriormente en esta publicación) que son:

1. Alta de proveedor

2. Alta de los trabajadores

3. Verificación de altas

4. Generación de pases y asignación de perfil de trabajador

5. Solicitud de permisos

6. Carga y automatización de permisos

7. Acceso con pase QR

Si deseas obtener más información del software para control de visitas de proveedores de Linkaform, ponte en contacto con nosotros solicitando más información o una demostración del software, haciendo clic en cualquiera de los siguientes botones ¡Estamos seguros que podemos ayudarte!

Preguntas frecuentes del control de visitas de proveedores

Sabemos que necesitas toda la información necesaria para tomar una decisión. Por eso, queremos que tengas toda la información acerca de un software para control de visitas de proveedores. 

¿Cuál es el costo de un software para control de visitas de proveedores?

El costo de un software para control de visitas de proveedores es variable de acuerdo a la cantidad de licencias y el tamaño del proyecto. Sin embargo, típicamente en Linkaform nos adaptamos a tu proyecto antes de enviarte una cotización.

Si deseas cotizar un software de control de visitas de proveedores, haz clic en este enlace.

¿La información almacenada en el sistema está segura y tiene caducidad?

Toda la información viaja vía https utilizando certificados SSL en bases de datos independientes por cliente para aumentar su seguridad. Esta información es almacenada y respaldada de manera continua, contando con respaldos cada 60 minutos. No tiene caducidad, tus datos se pueden almacenar por años.

¿En qué dispositivos puedo utilizar el software de control de visitas de proveedores de Linkaform?

Linkaform está disponible para dispositivos con sistema operativo Android o iOS. Sin embargo, también puedes utilizarlo en cualquier computadora personal.

¿Necesito instalar un software en mi computadora para poder comenzar a utilizarlo?

No, no necesitas instalar un software en tu computadora. Basta con acceder a https://app.linkaform.com/#/login con tu cuenta de Linkaform para comenzar a utilizarlo.

¿Necesito acceso a internet?

Sí, Linkaform necesita acceso a Internet para la consulta de archivos, ejecución de flujos, automatizaciones, etc. 

¿Necesito tener algún hardware en mis instalaciones?

No es necesario contar con un hardware especializado para utilizar el software de control de visitas de proveedores. Únicamente necesitarás una computadora, tablet o smartphone en el punto de acceso y un lector de códigos QR.