Plataforma de recepción digital: qué es, importancia y características

A pesar de la creciente tendencia del uso de tecnología en los procesos de los negocios como corporativos, edificios de oficinas, fábricas, o cualquier otro, un proceso que muchas organizaciones continúan realizando de forma tradicional es el control de accesos de personal interno o visitas en su caseta de entrada.

Esto va desde el control de accesos de personal, vehicular o control de visitas en general, el cual las empresas continúan realizando en papel a pesar de los diversos inconvenientes que esto genera; pues continuar utilizando papel para el registro de visitas causa problemas como largas filas de espera, registros inexactos o falsos, pérdida de tiempo, mala experiencia para visitantes, clientes o proveedores, acceso a personas no autorizadas, entre otros. 

Es por ello que existen soluciones como la plataforma de recepción digital la cual permite que el personal interno, invitados, clientes, proveedores o cualquier persona que desee ingresar a las instalaciones de la empresa o negocio realice su registro a través de un dispositivo móvil como un smartphone, tablet o laptop (incluso antes de estar en el punto de acceso) garantizando un flujo de acceso más rápido, seguro y eficiente.

¿Qué es una plataforma de recepción digital?

Una plataforma de recepción digital es un software diseñado para gestionar de manera más rápida, segura y eficientemente el acceso de personas a un determinado lugar. Es utilizado en negocios, edificios, fábricas, empresas, construcciones, colegios, entre otros. Está hecho para ser implementado en casetas de seguridad, garitas de entrada o recepciones.

Su principal característica es que digitaliza el proceso de control de acceso de las empresas, es decir que todo el proceso que antes se realizaba en papel, ahora es digital; lo cual entre otros beneficios, lo hace más seguro.

Brinda un control de acceso seguro, rápido y más controlado. Aunado a esto, brinda una bitácora digital de acceso, sobre la cual el equipo de seguridad puede obtener reportes de acceso, como la cantidad de visitas por día, semana, mes o bien por departamento, permitiendo la búsqueda de entradas y salidas históricos de manera eficiente.

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Importancia de contar con una plataforma de recepción digital

El control de accesos es importante para tu negocio, y usar una plataforma de recepción digital puede ayudar mucho. Aquí están las principales razones por las que este software es tan importante para tu negocio:

• Mantiene tu negocio seguro: las casetas de seguridad, garita de entrada o recepción (dependiendo del negocio) son la primera línea de defensa de un negocio. Brindar las herramientas necesarias al equipo de seguridad o administrativo garantiza que solo las personas autorizadas puedan acceder a las instalaciones, manteniendo seguros a los que están adentro.
  
  

• Control de acceso más rápido: tradicionalmente el registro y control de visitas se realiza en papel en donde cada persona que va a ingresar tiene que escribir su nombre, la fecha, hora, una firma y en algunas ocasiones, llenar un campo en blanco con comentarios. 

  
  Con una plataforma de recepción digital las personas pueden registrarse antes de llegar a través de un formulario digital desde su teléfono celular ingresando sus datos personales, hora de entrada y firma digital. Al finalizar su registro, obtendrán un código QR el cual solo necesitarán escanear en el punto de acceso.

  
  La plataforma al recibir el registro, lo guarda automáticamente. De esta forma, cuando el visitante acuda y escanee su código QR personal, el sistema automáticamente arrojará en la pantalla de la computadora del personal de seguridad o administrativo todos los datos necesarios autorizando de inmediato el ingreso de la persona o visita.

  
  Es decir que reducimos el tiempo promedio de registro de visitas de 5 minutos a aproximadamente solo 1 minuto. 
  
  

• Reducción de riesgo en situaciones de emergencias: cuando su negocio o empresa desafortunadamente sufre algún tipo de emergencia como un incendio, fuga de gas o situaciones que amerite la evacuación de todas las personas que estén dentro, una plataforma de recepción digital puede ser pieza clave para garantizar el control de la evacuación de las personas.

  
  Por ejemplo, supongamos que empezó una fuga de un gas altamente tóxico en el área de producción que amerite la evacuación inmediata de todos. Imaginemos que ese día recibió 5 técnicos en mantenimiento, 2 clientes, 1 contratista y 3 personas que acudieron a una entrevista laboral. Si usted tuviera un registro de control de acceso en papel ¿pudiera saber de manera inmediata en dónde están? ¿Están a salvo? ¿A qué área de la empresa ingresaron? Probablemente no. 

  
  Con una plataforma de recepción digital, usted podrá conocer desde su teléfono celular si todas sus visitas ya fueron evacuadas y están a salvo o gestionar su búsqueda, únicamente ingresando a la App de la plataforma. 
  
  

• Cumplimiento normativo o del reglamento: una plataforma de recepción digital le permite subir y guardar archivos a su sistema a través de internet. Estos archivos pueden ser documentos como un PDF o fotografías de actas de nacimiento, identificaciones oficiales, SUA, certificados o evidencias generales. 

  
  Es útil cuando, por ejemplo, su negocio trabaja con contratistas y necesita darle de alta a cada uno de sus empleados. Por ejemplo, imaginemos que usted tiene una máquina industrial que solo puede ser reparada por personal calificado. Su contratista tiene en su flotilla al técnico adecuado pero por normativa necesita tener un certificado que avale su capacidad y estudio para reparar dicha máquina. 

  
  Entonces, el técnico o el contratista podrá enviar sus documentos y certificados digitales a través de la plataforma de recepción digital desde su computadora o teléfono celular. A continuación, su negocio recibe la documentación la cual tiene que revisar y validar, para después, enviar la autorización de acceso. 

  
  De esta manera, cuando el técnico acuda a la reparación, estará autorizado y únicamente tendrá que identificarse, reduciendo un tiempo de acceso de unos 25 minutos entre revisión de documentos, identificación, registros y más en papel, a menos de 5 minutos con una plataforma de recepción digital, obteniendo un flujo más efectivo de control de accesos.
  
  

• Ahorro en costos: cuando utilizas una App para registro y control de visitas como Linkaform, digitalizas todo el proceso de control de accesos por lo que ya no tendrás que continuar utilizando papel, ni comprar más libros de registro de visitas o gastar en papelería. 
  
  Otra manera en la que te permite ahorrar en costos, es porque hacen más rápido el proceso de entrada de personal. Es decir que los clientes, proveedores, técnicos, visitas o personal interno ingresarán más rápido a las instalaciones del negocio, evitando la pérdida de horas - persona.
  
  
• Reportes de seguridad: los reportes de seguridad que necesites estarán siempre disponibles con una plataforma de recepción digital. Los KPIs o métricas que necesites, podrás visualizarlos en gráficas desde tu computadora personal o tu dispositivo móvil solo ingresando a la plataforma de Linkaform. 
  
  Ya no necesitarás empezar tus reportes desde cero en Excel o capturar toda la información. Ahora, el proceso es automático. Todo lo que captures desde la plataforma de recepción digital de Linkaform podrá ser útil al momento de realizar un reporte. 
  
  

Conoce más: Los 10 beneficios principales de un software para control de visitantes

Consideraciones al elegir una plataforma de recepción digital

Al elegir una plataforma de recepción digital para tu negocio, hay varias consideraciones que debes tener en cuenta:

1.- Integración con sistemas existentes

• Elige una plataforma que se integre con los sistemas que estés utilizando actualmente en tu operación de control de accesos.

• Asegúrate de la compatibilidad con tus sistemas actuales de seguridad.

• Verifica si la plataforma de recepción digital ofrece conexión vía API para una integración más fácil con aplicaciones de terceros.

2.- Soporte al cliente y capacitación

• Busca un proveedor de plataforma de recepción digital que ofrezca un excelente soporte al cliente.

• Verifica si el proveedor de la plataforma cuenta con documentación en línea, tutoriales o recursos que puedan ser útiles.

3.- Escalabilidad y flexibilidad

• Asegúrate que la plataforma de recepción digital que escojas pueda ser escalable de acuerdo al crecimiento de tu negocio.

• Verifica que la plataforma que elijas cuente con funciones que puedan ser útiles en un futuro para tu negocio o que tenga la capacidad de desarrollar una solución a la medida para tu negocio.

4.- Facilidad de uso e implementación

• Escoge una plataforma de recepción digital que sea fácil de usar para tu personal interno, clientes, proveedores, visitas y tu personal administrativo o de seguridad.

• Considera la interfaz y experiencia del usuario para asegurarte que pueda ser utilizado fácilmente.

• Busca que tenga flujos de trabajo que agilicen el proceso de control de visitas o acceso.

Características clave de una plataforma de recepción digital

Linkaform es conocido principalmente por ser una software para control de sucursales, pero también tiene un módulo de software para control de visitas. Como plataforma de recepción digital, Linkaform ayuda a automatizar y gestionar de manera eficiente y segura el acceso de visitantes.

Linkaform incluye varias características importantes para ayudarte a digitalizar el registro y control de visitas en tu empresa o negocio: 

Formato de registro de visitas digital

Los formularios digitales son una característica clave del software de control de visitas de Linkaform. Te ayudan a migrar tu formato en papel de control de accesos a un formulario digital inteligente. 

Linkaform puede ayudarte a hacer más ágil y seguro tu proceso de control de accesos así:

• Crear formularios de pre-registro para agendar las citas de los próximos visitantes.

• Emitir pases de acceso con código QR personal.

• Posibilidad de utilizar diferentes formatos de control de accesos cuando tienes más de un punto de acceso.

• Recolectar fotografías como evidencia de cada registro de acceso. 

Bitácoras digitales de seguridad 

Las bitácoras digitales de Linkaform digitalizan tus bitácoras en papel, reuniendo todas en una sola plataforma. Las bitácoras del módulo de control de visitas de Linkaform pueden ayudarte a tu proceso de control de accesos así:

• Mantener todo el registro digital de ingresos y salidas.

• Filtrar y buscar registros por personal interno, visitas, proveedores, servicio técnico, etc.

• Tener a la mano la hora y fecha exacta de cada evento.

• Mantener el registro de cada incidente reportado o artículo pérdido.

• Consultar las bitácoras en cualquier momento desde tu teléfono celular, tablet o computadora.

Notificaciones de seguridad

Las notificaciones de seguridad te ayudarán a saber cuando sucede un evento determinado. Este evento puede ser o no personalizado. Por ejemplo, si decides recibir una notificación de seguridad a tu dispositivo cuando el cliente que esperabas está ingresando a las instalaciones de la empresa o si un área en específico de las instalaciones de la empresa está en su capacidad máxima. 

Reportes de control de accesos

Otra característica importante de Linkaform son los reportes personalizados en tableros de control o dashboards. Estos reportes transforman tu información en gráficas y en ellas puedes visualizar las métricas o KPIs de seguridad de tu operación que tu elijas. 

Linkaform cuenta con reportes estándar que puedes utilizar como plantilla o si necesitas un reporte con métricas y KPIs específicos, se puede desarrollar a la medida.

Control de visitas de contratistas

Si deseas gestionar a tus contratistas de manera efectiva, necesitas usar las herramientas adecuadas. La plataforma de recepción digital de Linkaform está diseñada para automatizar y brindar un proceso más ágil y seguro para los contratistas y su plantilla de trabajadores. Puedes gestionar documentos como el IMSS, SUA, INE, certificados, entre otros. 

Conoce más: Cómo un sistema de gestión de visitas puede ayudar al control de visitas de proveedores

Pases de acceso con código QR

El software de recepción digital de Linkaform puede ayudarte a emitir pases de acceso con código QR para la gestión de accesos. Utilizarlos hará más rápido el control de accesos de tu negocio, pues cualquier persona que vaya a ingresar a las instalaciones podrá registrarse previamente desde un formulario online y recibir un pase de acceso a su correo electrónico, el cual solo tendrá que escanear a su llegada e ingresar.

Control de acceso vehicular

Finalmente, la plataforma de recepción digital de Linkaform también te ayuda a gestionar el control de acceso vehicular. Cualquier guardia de seguridad podrá tener la App de Linkaform instalada en su teléfono celular o tablet con sistema operativo Android o Apple iOS. 

Desde su dispositivo móvil podrán registrar cada vehículo que accede, tomar fotografías del automóvil o tráiler, aceptar firmas digitales de los choferes o añadir datos relevantes a su bitácora de control de acceso vehicular. 

Conclusión

Como mencionamos anteriormente, el control de accesos en un negocio o empresa es la primera línea de seguridad. Sin embargo, es un proceso interno que comúnmente continúa realizándose en papel, lo cual representa diversas deficiencias.

La plataforma de recepción digital de Linkaform ofrece una solución integral para digitalizar todo el proceso de control de accesos y visitas, brindando diversos módulos dentro de una sola solución con el fin de hacer más eficiente y seguro el control de accesos en los negocios o empresas. 

Las herramientas de seguridad de una plataforma de recepción digital están ayudando a las empresas a ahorrar en costos, incrementar su seguridad y brindar una mejor experiencia a su personal interno e invitados. 

¿Quieres hacer más rápido, eficiente y seguro tu proceso de control de accesos y visitas? Prueba el software de control de visitas de Linkaform y descubre cómo puede ayudarte. Ya seas una empresa o negocio pequeño o grande. Linkaform tiene lo que necesitas para impulsar tu registro y control de visitas.